5 fouten bij het maken van je personeelsplanning

Er komt meer kijken bij het maken van je personeelsplanning dan in eerste instantie wordt gedacht. Je hebt te maken met de beschikbaarheid van medewerkers, maar ook met onverwachte wijzigingen in het rooster. L1NDA beschrijft vijf situaties die je wilt voorkomen bij het maken van een rooster en hoe je deze eenvoudig kunt oplossen.

Onvoldoende bezetting

Door openstaande diensten heb je niet alleen te weinig personeel op de werkvloer, je loopt ook omzet mis. Het is belangrijk om een rooster te maken aan de hand van je forecast. Hierbij kun je bijvoorbeeld kijken naar de cijfers van dezelfde week van het voorgaande jaar. Aan de hand hiervan kun je beter inschatten hoeveel omzet je verwacht te draaien en hoeveel personeel je hiervoor moet inzetten. Om een rooster te maken heb je inzicht nodig in de beschikbaarheid van medewerkers.

Medewerkers die via L1NDA hun rooster ontvangen geven zelfstandig hun beschikbaarheid en voorkeur door. Voor een planner of bedrijfsleider is dit altijd online inzichtelijk.

Stress door wijzigingen op het laatste moment

Wanneer een rooster gepland is en verstuurd is naar medewerkers, kan het gebeuren dat er op het laatste moment wijzigingen zijn in het rooster. Een medewerker is plotseling ziek, kan onverwachts toch niet werken of wil een dienst graag ruilen met een collega. Het kan ook zijn dat er voor komende dagen mooi weer is voorspeld waardoor je extra medewerkers kunt gebruiken. Het gebeurd vaakja ma dat planners gaan rondbellen en mailen om te vragen wie er beschikbaar is. Dit kost onnodig veel tijd.

L1NDA lost dit op door altijd de meest actuele versie van het rooster, de contactgegevens van medewerkers en de beschikbaarheid op één plek inzichtelijk te maken. Daarnaast kunnen medewerkers onderling diensten met elkaar ruilen. De openstaande dienst wordt alleen aangeboden aan personeel dat beschikbaar is. Als ondernemer heb je de keus om de medewerker die de dienst kan overnemen direct in te plannen of het eerst zelf goed te keuren.

personeelsplanning

No show van medewerkers

Zoals hierboven aangegeven wijzigt een planning vaak. Hierbij is het voor een planner van belang of een medewerker wel op de hoogte is van de laatste wijzigingen. Wat er vaak gebeurt is dat planners het nieuwe rooster sturen per WhatsApp of mail. Hierdoor moeten medewerkers bij elke versie kijken of er wat voor hen veranderd is het in het rooster. Als er twee keer niks voor jou verandert, kijk je de derde keer minder goed. Wanneer er dan toch een wijziging voor een medewerker is, is de kans groter dat een medewerker over deze dienst heen kijkt en per ongeluk niet op komt dagen.

Wanneer ondernemers werken met een professionele personeelsplanner app krijgen medewerkers, voor wie er wat verandert in het rooster, direct een seintje. Hierdoor is de kans kleiner dat zij over diensten heen kijken en hoeven zij geen onnodige mails en appjes meer te ontvangen. Bovendien bespaart dit jou als planner veel tijd.

Medewerkers te veel of te weinig uren inplannen

Uiteraard wil je rekening houden met de wensen van personeel. Bij medewerkers met een contract voor een vast aantal uren per week is het zonde om dit niet te doen. Als een medewerker een contract heeft voor 30 uur per week, zul je deze 30 uur altijd moeten uitbetalen ook al plan je deze medewerker minder in. Bij een optimale personeelsplanning geef je medewerkers het aantal uur waarvoor je ze ook in plant. Mensen vinden het namelijk niet prettig om te vaak eerder naar huis gestuurd te worden of over te werken.

In L1NDA krijg je tijdens het maken van een rooster een seintje wanneer je medewerkers boven of onder hun contracturen inplant.

Te hoge loonkosten

Het is belangrijk om als ondernemer inzicht te hebben in loonkosten. Je wilt voorkomen dat je aan het einde van de maand steeds meer loonkosten kwijt bent dan je van te voren had ingeschat. Daarnaast is het belangrijk om de loonkosten te vergelijken met de omzet die je draait. Aan het einde van de maand moet je personeel uitbetalen, ongeacht hoeveel omzet je hebt gedraaid.

Door de samenwerking van Lightspeed en L1NDA kun je op elk moment inzicht krijgen in je loonkosten en realtime omzet. Door de cijfers eens op dagelijks op te vragen, kun je tussentijds bijsturen. Door loonkosten en omzet actief te monitoren leer je steeds beter begrijpen hoeveel kosten je moet inzetten voor jouw verwachte omzet.

Meer informatie over L1NDA of benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Manon Heitkamp

Manon Heitkamp

Manon is marketing manager van L1NDA. Zij weet alles over personeelsplanning en de uitdagingen ervan. Op ons blog geeft zij regelmatig interessante insights over dit onderwerp.