Wat u moet regelen bij het starten van uw onderneming

Klaar voor de officiële start? Met de eerste checklist heeft u kunnen zien hoe u zich zo goed mogelijk kan voorbereiden op het starten van uw eigen onderneming. U heeft nu de passende rechtsvorm gekozen en weet wat de stappen zijn die u moet nemen om daadwerkelijk uw onderneming op te richten. Een goede voorbereiding is essentieel maar dit maakt u nog geen succesvolle ondernemer. Tijd voor de volgende stap. Gebruik deze checklist om te zien wat u allemaal nodig heeft en moet regelen bij het starten van uw onderneming.

1. Open een zakelijke rekening

Het is niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar we raden het sterk aan. Natuurlijk zijn er kosten aan verbonden maar dit nadeel weegt niet op tegen de voordelen:

  • Het geeft uw onderneming een professionele uitstraling.
  • U heeft een beter financieel overzicht van de stand van zaken van het bedrijf.
  • Ook voor anderen, zoals een boekhouder, is het onoverzichtelijke wanneer privé en zakelijke gegevens door elkaar heen lopen.
  • De belastingdienst moet u bij een gedeelde rekening ook volledig inzicht geven in privé zaken.

2. Richt uw administratie in

U bent verplicht een verplichte financiële administratie bij te houden. Alle gegevens die u voor uw bedrijf elektronisch of op papier vastlegt, maken deel uit van uw administratie. Deze administratie is de basis voor uw belastingaangiften en moet u 7 jaar bewaren. Hier een aantal voorbeelden van gegevens die behoren tot uw administratie:

  • Kassabonnen
  • Ontvangen en verzonden facturen
  • Bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • Salaris administratie

Administratie wordt vaak onderschat. Het kan verstandig zijn om boekhoudsoftware af te nemen in combinatie met een accountant en fiscalist. Dit is ideaal wanner u zelf niet zo handig bent met cijfertjes, u liever uw tijd besteed aan andere zaken of wanneer u er simpelweg geen zin in heeft.

Ook factureren is een vak apart. Er zijn tal van online facturatieprogramma’s zoals moneybird, next-invoice, twinfield en exact. Indien u gebruik maakt van dit soort programma’s moet u wel alles zelf doen. Indien u kiest om gebruik te maken van een boekhoudsoftware kunt u hier ook vaak kiezen voor een facturatiemodule die u helpen bij het maken van facturen.

3. Stel de juiste overeenkomsten op

Bij het starten van een onderneming heeft u de juiste documenten nodig. Het verschilt echter of u de keuze heeft gemaakt om een BV, of een eenmanszaak of VOF, op te richten.

documenten-onderneming-starten

Benodigde documenten bij het opzetten van een BV:

  • Arbeids- of managementovereenkomst. Indien u en/of de aandeelhouders zelf het bestuur van de BV vormen, dan moet er met de BV een arbeidsovereenkomst of een managementovereenkomst worden opgesteld.
  • Verzoek tot verlaging DGA salaris. Indien u een lager salaris dan €44.000 wil uitkeren dan moet u een verzoek ‘verlaging DGA salaris’ sturen naar de Belastingdienst.
  • Aandeelhoudersovereenkomst. Start u met meerdere aandeelhouders een BV dan is een aandeelhoudersovereenkomst raadzaam.
  • Algemene voorwaarden. Als BV bent u niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren, maar het is wel handig. Ze geven u zekerheid en een duidelijk inzicht van wederzijdse rechten en plichten.
  • Rekeningcourantovereenkomst. Deze overeenkomst heeft u nodig indien u geld wil opnemen uit de BV.

Interesse om al deze overeenkomsten in één keer te regelen, neem dan contact op met FIRM24.

Benodigde documenten bij het opzetten van een eenmanszaak of VOF:

  • Algemene voorwaarden. Als eenmanszaak of VOF bent u niet verplicht om algemene voorwaarden te hanteren, maar het is wel handig. Ze geven u zekerheid en een duidelijk inzicht van wederzijdse rechten en plichten.
  • Modelovereenkomst. De VAR komt te vervallen in 2016. In plaats van de VAR gaan ZZP’ers en hun opdrachtgevers werken met een vooraf door de Belastingdienst goedgekeurde modelovereenkomst. Voldoet de overeenkomst aan dit model dan is er geen sprake van een dienstbetrekking en geen risico Bij de vroegere VAR lag het volledige risico bij de opdrachtnemer.

4. Zorg voor een werkende website

Vrijwel geen enkele ondernemer komt nog onder het internet uit. Het is dus ook van groot belang dat u op het internet te vinden bent. Zowel particuliere als zakelijke relaties zullen u hier zoeken. Zorg daarom voor een verzorgde, professionele en werkende website. Paar dingen waar u op kan letten:

werkende-website

  • De bezoeker van uw website weet gelijk waar hij is en wat hij bij u kan ‘kopen’.
  • Laat zien waarin u verschilt van uw concurrenten.
  • Gebruik scherp beeldmateriaal.
  • Zet uw contactgegevens op uw website.

5. Maak een marketingplan

U heeft een prachtig product of dienst, maar nu moet u het nog aan de man brengen. Maak voor u zelf een duidelijk marketingplan. Dit is een plan dat laat zien wie uw klanten gaan zijn en hoe u deze klanten gaat bereiken en overtuigen van uw product of dienst. Ook beschrijft het plan de doelstellingen die u in een bepaalde periode wil bereiken en hoe dat moet gebeuren. Dit plan kan al opgenomen zijn in uw ondernemingsplan.

Een goed marketingplan bevat in ieder geval:

  • De uitgangspositie. In welke situatie verkeert u op het moment en welke situatie wilt u bereiken?
  • Een SWOT analyse. SWOT staat voor Strenghts, Weaknesses, Opportunities en Threats. Hiermee stelt u de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen vast van uw onderneming.
  • Marketingdoelstellingen. Dit zijn de doelen die je wil behalen met je onderneming. Marketingdoelstellingen moeten altijd meetbaar zijn geformuleerd.
  • De strategie en de middelen. Hoe wilt u uw doelstellingen behalen en welke instrumenten gaat u het inzetten om dit te behalen?
  • Een actieplan. Dit zijn concrete acties moet u ondernemen om uw doelstellingen te behalen.

6. Bouw aan uw netwerk

Een goed netwerk kan van groot belang zijn. Het doel van netwerken is niet alleen contacten leggen en veel mensen kennen, het gaat er meer om wat die contacten u eventueel kunnen opleveren. Een netwerk kan informatie, kennis en contacten met elkaar delen. Een netwerk kan antwoord geven op uw vragen of een verfrissende kijk geven op zaken.

Deze stappen kunnen u helpen met netwerken:

  • Bekijk uw eigen netwerk met andere ogen. Deze is vaak groter dan u denkt. Wie is uw netwerk? Denk aan (oud)collega’s, (oud)studiegenoten, vrienden en familie.
  • Vertel uw netwerk over uw plannen en vraag of zij mensen in hun netwerk hebben die werkzaam zijn dezelfde branche waar u zich op richt.
  • Online kunt u door middel van speciale netwerkwebsites, zoals LinkedIn, in contact komen met mensen die werkzaam zijn in uw branche.
  • U kan zich aansluiten bij bedrijfsverenigingen en netwerkclubs.
  • Onderhoud uw netwerk goed. Blijf in contact en probeer uw netwerk van dienst te zijn.

Tot slot zijn er nog een tweetal zaken waar u als ondernemer niet direct bij stilstaat en ook niet zo sexy zijn, maar die we u niet willen onthouden.

7. Verzeker u tegen arbeidsongeschiktheid

U gaat er niet van uit maar er kan altijd iets gebeuren waardoor u opeens niet meer in staat bent uw werkzaamheden als ondernemer uit te voeren. Door uzelf te verzekeren tegen arbeidsongeschiktheid kunt u de financiële gevolgen beperken en uw onderneming kan blijven voortbestaan.

Omdat de premies voor een particuliere arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) hoog zijn, sluiten veel ondernemers geen verzekering af. Dit is een gevaarlijke keuze, want indien u niet verzekerd bent, heeft u alleen nog recht op een bijstandsuitkering. Er zijn nog een aantal alternatieven voor ondernemers die voor een vervangend inkomen kunnen zorgen:

  • U kunt zelf geld reserveren.
  • U kunt een ‘individuele arbeidsongeschiktheidsverzekering tegen collectieve voorwaarden’ afsluiten. Dit is mogelijk via diverse branche- en beroepsorganisaties.
  • U kan een vrijwillige Ziektewetverzekering en/of WIA-verzekering bij UWV afsluiten. Deze verzekering geldt wanneer u vanuit een uitkering de start maakt naar zelfstandig ondernemerschap.
  • U kan deelnemen aan een Broodfonds. Een Broodfonds is een opkomend fenomeen en werkt op basis van onderling vertrouwen. Het fonds bestaat uit een netwerk van minimaal 20 en maximaal 50 deelnemers die ieder een maandelijks een bedrag sparen. Indien u ziek bent, krijgt u van alle deelnemers uit het fonds een bedrag gestort.

8. Regel uw pensioen

Minder dan de helft van de ondernemers heeft een regeling getroffen met betrekking tot het opbouwen van pensioen. Als ondernemer heeft u recht op AOW, maar u moet wel zelf uw aanvullend pensioen regelen.

pensioen-onderneming

U hebt hiervoor verschillende mogelijkheden:

  • U kunt zelf gaan sparen. Door maandelijks zelf geld opzij zetten kunt u een inkomen reserveren voor na uw pensionering.
  • Binnen een BV heeft u de mogelijk om uzelf een pensioenregeling toe te zeggen. Deze regeling kan zowel in uw eigen BV als bij een verzekeraar worden ondergebracht.
  • U kunt een lijfrente afsluiten. Een lijfrente is een pensioenregeling die u afsluit bij verzekeringsmaatschappij waarvoor u maandelijks (of jaarlijks) een bepaald bedrag stort.
  • Wanneer u start met een eenmanszaak of VOF kunt u gebruik maken van de Fiscale Oudedagreserve (FOR). Dit is een fiscaal hulpmiddel waarmee u jaarlijks een deel van de winst mag reserveren voor uw oudedagvoorziening. Hier moet wel achteraf belasting over betaald worden.