Retailers: het lage BTW tarief wordt gewijzigd!

Retailers: het lage BTW tarief wordt gewijzigd!

Rondom de jaarwisseling vinden naast de drukte van de Feestdagen ook belangrijke momenten voor je boekhouding en BTW-aangifte plaats. Daar komt dit jaar bij dat het Nederlandse lage BTW-tarief stijgt van 6% naar 9%. We assisteren je als Retailer graag in deze activiteiten, zodat jij je kan richten op de Decemberverkopen!

Onderwerpen:

  1. Inventarisatie Voorraad
  2. Export Activa
  3. BTW verhogen
  4. Vervolgstappen Omnichannel
  5. Prijzen aanpassen
  6. Snel items bewerken
  7. Prijzen aanpassen via Export/Import

Inventarisatie Voorraad

Zorg dat je voorraad klopt op het moment dat je een export van je activa gaat maken. Hiervoor kun je een voorraadtelling uitvoeren, dit is beschikbaar in elk Lightspeed Retail account onder Voorraad > Inventarisatie voorraad. De inventarisatie is het makkelijkst uit te voeren met de Retail POS app en een gekoppelde bluetooth-scanner: zo kun je alle producten in de winkel scannen en telt Lightspeed Retail dit voor je op.
De volledige stappen voor het uitvoeren van een inventarisatie zijn terug te vinden in ons Helpcenter.

Export Activa

Om je boekhouding op orde te brengen, heb je de voorraadwaarde nodig per 1 januari. Na het uitvoeren van de inventarisatie, dien je hier zelf een export van te maken. Het is ten zeerste aan te raden om op 1 januari een export van je Activa te maken en hier niet achteraf het Geschiedenis-rapport voor te gebruiken. Je maakt deze export als volgt:

  1. Ga naar Rapporten > Activa (in de rechterkolom onder Voorraadrapporten). Dit rapport geeft een weergave van alle voorraad op dat moment.
  2. Optioneel: Klik geavanceerd open en kijk of alle instellingen goed staan, bijvoorbeeld of je het merk of categorie wilt opnemen in je export.
  3. Klik op Exporteren aan de rechterkant, een CSV-bestand wordt gegenereerd van je gehele voorraad.
    Let op: de totalen zijn onder aan de pagina zichtbaar, deze worden niet meegenomen in de export. Je kan door middel van SUM de bedragen optellen.

BTW verhogen

In Retail kun je gemakkelijk de BTW-klasse wijzigen en hiermee het tarief aanpassen van 6 naar 9%. Je gaat als volgt te werk:

 

Ga naar Instellingen > Configuratie van Winkel > kies je winkel. Controleer de naam van je BTW op verkopen onder Configuratie van BTW: in dit voorbeeld Sales Tax genoemd.

  1. Ga naar Instellingen > BTW op Verkopen > kies de BTW zoals je die zojuist hebt opgezocht.
  2. Binnen deze BTW op verkopen zijn er verschillende BTW-klassen aangemaakt, deze zie je aan de rechterkant.
  3. Zoek het BTW-tarief van 6% en wijzig dit naar 9%.
  4. Kies linksboven voor Wijzigingen opslaan.
  5. Wil je de naam van de BTW-klasse ook aanpassen, ga dan naar Instellingen > BTW-klassen en kies de juiste klasse. Wijzig de naam en kies voor Wijzigingen opslaan.
  6. De klasse en het BTW-tarief zijn nu voor al je producten aangepast.

Let op: heb je meerdere winkellocaties, controleer dan bij stap 1 of deze allemaal dezelfde BTW op verkopen gebruiken. Zijn er meerdere BTW’s actief, wijzig het tarief dan binnen al deze BTW op verkopen.

Vervolgstappen Omnichannel

Gebruik je Omnichannel, dan dien je ook hier het BTW-tarief aan te passen: dit wordt namelijk niet automatisch gesynchroniseerd.

  1. Ga in de eCom backoffice naar Instellingen > kies onder Betaalinstellingen voor Belastingen.
  2. De pagina zal er ongeveer zo uit zien:
    Klik op Wijzigen bij het juiste belastingtarief: het tarief met 6% (BTW-Laag in het voorbeeld).
  3. Wijzig indien nodig de naam als hierin 6% is opgenomen. Pas het percentage aan van 6 naar 9%.
  4. Sla de wijziging op door op Opslaan te klikken. Alle producten die gekoppeld zijn aan het BTW-tarief van 6% zullen nu automatisch gekoppeld zijn aan het tarief van 9%. Controleer dit eventueel door één van deze producten te openen via Producten.

Prijzen aanpassen

Er zijn twee manieren om de prijzen van deze producten aan te passen in Lightspeed Retail: via Snel items bewerken of door middel van een Export/Import.

1. Prijzen aanpassen via Snel items bewerken

Deze manier is enkel te gebruiken voor winkeliers die alleen Lightspeed Retail gebruiken. Gebruik je Omnichannel, volg dan de stappen voor een Export/Import.#

  • Ga naar Voorraad > Snel items bewerken.
  • Kies in de bovenste regel voor Description en Price. Kies eventueel nog voor Custom SKU of EAN wanneer je op basis van deze artikelcodes werkt. De andere velden kunnen op Geen blijven staan.
  • Klik Geavanceerd open en kies bij BTW-klasse voor de klasse van het lage BTW tarief.
  • Klik op Zoeken om de resultaten te filteren: je lijst bevat nu enkel de producten met het Lage BTW-tarief.
  • In de kolom Verkoopprijs kun je de prijzen aanpassen, door middel van Tab kun je naar de volgende velden navigeren. De prijs is onmiddellijk opgeslagen wanneer je cursor uit het veld gaat. Let er op dat je altijd een punt gebruikt voor prijzen met decimalen.

2. Prijzen aanpassen via Export/Import

De prijzen in de winkel en online (Omnichannel) in bulk aanpassen, kun je het beste doen door middel van een export van een CSV-bestand. Hierin kun je de prijswijzigingen eventueel berekenen en daarna importeren.

  • Ga naar Voorraad > Item zoeken en zorg dat Geavanceerd open geklikt is.
  • Bij BTW-klasse kies je voor het lage BTW tarief en klik op Zoeken.

  • De resultaten tonen nu enkel de producten met het lage BTW tarief. Klik op Exporteren rechts boven de resultaten om een CSV-bestand te exporteren. Open deze download in Open Office (aanbevolen) of Excel. Lees ons helpcenter artikel voor hulp bij het openen van het CSV-bestand in Excel.
  • Verwijder alle overbodige kolommen. De enige kolommen die je nodig hebt, zijn: één van de barcodes (System ID, EAN of SKU) en Price. Bewaar eventueel nog Item zodat je ziet om welk product het gaat.
  • Heb je al een lijst met je nieuwe prijzen? Plak deze dan naast de System ID’s, EAN’s of SKU’s in de kolom Price. Let er op dat de prijzen met een punt worden ingevoerd en opgeslagen.
    Gebruik je Omnichannel? Skip dan nu naar de laatste stap in deze lijst. Sla het bestand op als CSV, gescheiden door komma’s: hierna ben je klaar om verder te gaan met de stappen onder Items Importeren.
  • Heb je nog geen nieuwe prijzen berekend na de BTW-verhoging, dan kun je dit eventueel berekenen aan de hand van dit template.
  • Plaats in de gehele kolom naast de Price (uit je export) de berekening =(Price/1.06)*1.09, zie het voorbeeld in cel D2. Price staat voor de cel waarin de prijs staat, hier wordt de nieuwe prijs berekend inclusief 9% BTW.
  • Om de prijs af te ronden naar 0,05, gebruik je de formule in cel E2: =MROUND(Berekende prijs,0.05).
  • Kopieer nu de gehele kolom met afgeronde prijzen. Highlight de volgende cel en klik rechts: kies voor Plakken speciaal > Alleen nummers (CMD+Shift+V op Mac of CTRL+Shift+V op Windows). Geef deze kolom als titel Price.

  • Verwijder de kolommen waarin je zojuist de berekeningen hebt gemaakt en verwijder ook de kolom Price waarin de oude prijzen staan (B in het voorbeeld). Het bestand moet de kolommen System ID en Price bevatten.
  • Gebruik je Omnichannel: kopieer de kolom Price en plak deze in de volgende kolom. Hernoem de geplakte kolom naar Online Price. Sla het bestand op als CSV, gescheiden door komma’s: het bestand is nu klaar om geïmporteerd te worden.

Items importeren

  • Ga binnen Retail naar Voorraad > Items Importeren. Kies rechtsboven voor + Nieuwe Import en upload het CSV-bestand.
  • Kies bij Gedrag voor “Alleen bestaande items wijzigen”. Kies bij Overeenkomst op veld voor het juiste barcodeveld; importeren op basis van System ID is aanbevolen. Kies voor Doorgaan.

Kan je bestand niet gevalideerd worden en geeft het foutmeldingen: check dan of de kolomtitels overeenkomen met dit voorbeeld.

  • Verifieer de voorbeeldweergaves die getoond worden en klik op Items importeren.
  • Wanneer de import klaar is, zie je een overzicht wat er is geïmporteerd. Controleer eventueel via Items Zoeken of alle producten gefilterd op BTW klasse de juiste prijzen hebben gekregen (zie stap 1 onder Prijzen aanpassen via Export/Import).
    Voor Omnichannel wordt de Online Price nu automatisch gesynchroniseerd naar eCom.

De exports kun je al maken en bewerken: op deze manier staan je imports al klaar voor het moment dat je de prijzen daadwerkelijk gaat aanpassen. Een laatste tip is: controleer vooraf al of het bestand geverifiëerd wordt. Zitten er nog fouten in, dan heb je nog alle tijd om deze aan te passen. Neem contact op met Support wanneer je hier vragen over hebt.
Werk je met een integratie van Winkelboekhouding/Webwinkelfacturen, dan dient deze ook gereed te zijn voor de BTW verhoging. Kijk hier voor de stappen die je hiervoor dient te ondernemen. Door het updaten van je BTW-percentage heb je stap 1 al voltooid.