Uitdagingen bij groei: hoe manage je je voorraad?

Uitdagingen bij groei: hoe manage je je voorraad?

Nederland is een ondernemend land. Op 1 januari 2020 telde Nederland voor het eerst meer dan 2.000.000 bedrijven. Het gaat het merendeel van deze bedrijven dan ook voor de wind: de hoeveelheid snelgroeiende bedrijven groeide tussen 2014 en 2018 met gemiddeld 84%.

Ook in retail is groei een belangrijk gespreksonderwerp. Boven alles is groei en wat daarbij komt kijken (o.a. meer locaties, meer personeel, een online winkel) positief, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. Een van de belangrijkste uitdagingen is het behouden van overzicht: hoe zorg je er als ondernemer voor dat je aanbod en voorraad altijd actueel zijn op je verschillende verkooplocaties – zowel online als offline?

De uitdaging van Baskèts

Baskèts, een Amsterdams winkelconcept met twee fysieke winkels én een webwinkel, kwam bij het openen van hun tweede winkel voor een uitdaging te staan: de voorraad van deze nieuwe winkel moest gekoppeld worden aan hun online webshop, naast de voorraad van hun bestaande winkel.

Overzichtelijk voorraadbeheer is cruciaal voor het welzijn van je onderneming. Zonder de koppeling tussen online en offline liep Baskèts klanten mis die producten uit de winkel niet online terug konden vinden, én hadden ze geen zicht op de totale voorraad. Als gevolg hiervan konden ze toekomstige bestelorders minder goed afstemmen op behaalde resultaten uit het verleden.

Hoe maak je de koppeling tussen je fysieke winkels en webwinkel?

Een goed functionerende koppeling tussen je fysieke winkels en je webshop is dus erg belangrijk voor je onderneming. Baskèts heeft uiteindelijk met behulp van een van onze partners hun Lightspeed kassasysteem geoptimaliseerd voor multistore voorraadbeheer. Om dit te realiseren zijn er vier stappen die je moet volgen:

Stap 1 – Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat je begint met het koppelen, moet je een inventarisatie maken. Denk hierbij aan het aantal producten wat je gemiddeld op voorraad hebt, en het aantal winkels die je met elkaar wilt koppelen. Ga je leveren vanuit twee winkels of vanuit één? Denk na over voorraadstanden, leveringen, levertijden vanuit de winkel en hoe je het personeel voorbereidt op deze nieuwe processen. Zorg er daarnaast voor dat de product content (omschrijving, foto’s) van je nieuwe voorraad helemaal compleet is. 

Stap 2 – Voorraad

De tweede stap moet ervoor zorgen dat het assortiment (met unieke product content) vanuit alle winkels goed gekoppeld wordt aan de webshop. De makkelijkste manier om dit te realiseren is met behulp van tools die voor elke winkel een API-koppeling maken. Een API-koppeling is een IT-koppeling tussen twee systemen die ervoor zorgt dat deze systemen met elkaar communiceren. Deze real time koppeling zorgt ervoor dat je actuele voorraadstanden altijd zichtbaar zijn in de webshop.

voorraad partner blog

Stap 3 – Bestellingen

Nadat de voorraad van de winkel naar de webshop gekoppeld is, moet er weer een terugkoppeling worden gemaakt vanuit de webshop naar de winkel. Dit betekent dat bestellingen (inclusief pakbon) worden doorgeven aan de winkel, bijvoorbeeld door middel van een automatische mail. Hoe dit geïmplementeerd wordt, hangt af van jouw huidige processen en wensen. Experts kunnen je helpen met het kiezen van de juiste terugkoppeling.

Stap 4 – Actuele Voorraad

De laatste stap is het instellen van een voorraad update voor wanneer een bestelling is verwerkt door de desbetreffende winkel. Dit kun je handmatig doen, maar ook hiervoor bestaan tools die het voor je automatiseren.  

Wil jij ook meer uit je voorraad halen?

Lightspeed Retail maakt voorraadbeheer makkelijk

Zo start je met Google Shopping

Zo start je met Google Shopping