Checklist webwinkel software

Veel ondernemers starten een webwinkel. Maar de keuze uit platformen en maatwerk specialisten is zo groot, dat je als starter door de bomen het digitale bos niet meer ziet. Hoe maak je een goede keuze? Het devies is altijd: eerst bedenken wat nodig is, en daarna pas een keuze maken voor de techniek die het mogelijk maakt: niet andersom. Get the tool for the job, not the job for the tool!

Daarom hebben we deze checklist gemaakt. Het is gebaseerd op de vele vragen die we sinds 2006 op via diverse kanalen dagelijks beantwoorden.

Indeling van de checklist

We hebben de checklist als volgt ingedeeld:

  1. schaalbaarheid en groei
  2. core-functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid
  3. aanpasbaarheid en API
  4. internationalisatie en lokalisatie
  5. betrouwbaarheid leverancier en hosting
  6. service en onderhoud
  7. marketing en zoekmachine vriendelijkheid

Schaalbaarheid & groei

Is de webwinkel software waarvan je gebruik wilt maken bruikbaar als je meer dan 25 orders per dag hebt?

Vooral mensen die een eigen webwinkel beginnen vergeten vaak dat je op internet snel succesvol kunt worden. De basis daarvan ligt bij een snelle en solide techniek, die meegroeit met jouw succes. De schaalbaarheid vertaalt zich in functionaliteit en capaciteit. De snelheid van het systeem bij meer bezoek en de workflow die nodig is om snel orders uit te leveren zijn cruciaal als je moet opschalen. Vooral webwinkels die seizoenproducten aanbieden hebben te kampen met schaalbaarheidsproblemen. Producten zoals kerstpakketten, carnavalskleding en strooizout kennen een omzet die piekt in de seizoenstijd.

Er zijn te veel inefficiënte systemen op de markt waarbij belangrijke aspecten van de webwinkel niet zijn geautomatiseerd, of bepaalde handelingen te ingewikkeld zijn. Het proces wordt hierdoor ernstig vertraagd. Tijd is geld! Stel je eens voor dat je webwinkel enkele honderden orders per dag moet verwerken. Dan is een efficiënt orderproces heel erg belangrijk. Wanneer de winkel groeit is een uitgebreid assortiment vaak van belang voor klantbinding en het bieden van een ruime keuze. Het beheer van de webwinkel moet daarom zo efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk zijn.

Het vullen van de productcatalogus kan tijdrovend zijn. Een goed webwinkelsysteem heeft daarom de mogelijkheid om data te importeren. Dit gaat vaak via een API (json of XML), maar is ook mogelijk via Microsoft Excel (.csv).

Het opzetten van een goede klantenservice is vaak een probleem voor groeiende webwinkels, maar wel van fundamenteel belang. De meeste starters werken met een algemeen email-adres, maar dat is inefficiënt. Een klant kan beter via een contactformulier contact opnemen als ze ingelogd zijn in de webwinkel. In dit geval worden klantvragen automatisch gekoppeld aan orders waardoor uitzoekwerk en het bijhouden van conversaties veel overzichtelijker verlopen.

Checklist schaalbaarheid & groei

  1. Zijn de facturen in PDF en kan ik er 25 tegelijk (bulk) uitprinten in plaats van per stuk?
  2. Is er een directe integratie met vervoerders mogelijk. Kan ik ook pakbonnen uitprinten met geïntegreerde verzendlabels? (bijvoorbeeld Paazl)
  3. Zijn orders, facturen en pakbonnen wel gescheiden, zodat ik ook met backorders kan werken? (een factuur kan meerdere verzendingen hebben)
  4. Is er een voorraadsysteem aanwezig waarbij ik de voorraad snel kan wijzigen?
  5. Kan ik eenvoudig bulk producten importeren via bijv. Excel en worden productafbeeldingen automatisch geüpload?
  6. Heeft de klant een eigen account omgeving waar men de order-historie kan inzien en vragen kan stellen over bepaalde orders per ticketsysteem?
  7. Kan ik telefonische orders aanmaken via mijn ordersysteem?
  8. Bevatten facturen en pakbonnen barcodes, zodat ik mijn processen efficiënt kan inrichten?
  9. Zitten er geen beperkingen aan mijn abonnement en is de hosting wel krachtig genoeg?
  10. Zitten er gebruikerslevels in het systeem, zodat mijn personeel beperkte toegang heeft tot het systeem? Niet iedereen hoeft uw omzet te zien.
  11. Is er een mogelijkheid om multi-channel te verkopen?
  12. Is er een koppeling met leveranciers mogelijk?
  13. Wat zijn de mogelijkheden voor een B2B kanaal?
  14. Zijn er logboeken aanwezig en kan ik een memo plaatsen?

Core functionaliteit & gebruiksvriendelijkheid

Een webwinkel moet eenvoudig in gebruik zijn. Iedere werknemer moet de zaak snel onder de knie krijgen zonder dure opleiding of cursus. Veel open-source systemen zijn zo uitgebreid en ingewikkeld dat een dure opleiding noodzakelijk is om te leren hoe het systeem werkt, als er al een opleiding beschikbaar is. Een logisch opgebouwd en overzichtelijk systeem zorgt dat er sneller opgeschaald wordt.

Twee voorbeelden: lenzen (maatwerk) en kleding (voorraad)
Er is een aantal zeer belangrijke functies dat op langere termijn, of misschien wel direct, van pas komt. Stel je voor dat je lenzen verkoopt. De klant moet dan op de productpagina zeer specifiek aan kunnen geven welk soort lens gewenst is: denk aan de sterkte per oog en de radius van de lens. Dit zijn niet-standaard invoervelden in het systeem. Vooral bij de verkoop van maatwerkproducten is het essentieel dat invoervelden makkelijk toegevoegd kunnen worden aan product detail pagina’s.

Wanneer je kleding verkoopt, werkt het weer anders. Je biedt geen maatwerk product, maar standaardproducten waarvan je juist de voorraad goed moet bijhouden. Een rood T-shirt in de maat S heeft een ander artikelnummer en voorraad dan hetzelfde rode shirt in de maat M. Dit noemen we productvarianten. Wanneer productvarianten nodig zijn, moet het wel mogelijk zijn om presets aan te maken. Een preset is een standaardverzameling van productopties. In het geval van kleding kunnen dit bijvoorbeeld alle combinaties van kleuren en maten zijn. Wanneer je dan met presets werkt kun je met een muisklik alle mogelijke varianten laten inlezen van bijvoorbeeld de preset ‘kleding.’ Daarnaast is het belangrijk dat de productopties in bulk zijn aan te passen, en per product samengesteld worden.

Klanten moeten duidelijk en correct geïnformeerd worden. Het is belangrijk dat je de juiste levertijden en voorraadstatus weergeeft. Ook is het belangrijk dat de webwinkel per leverancier een inkooplijst kan uitprinten, wat het inkoopproces vereenvoudigt. De functionaliteit aan de voorkant van de webwinkel is belangrijk om onnodige vragen te voorkomen. De meeste webwinkel systemen bevatten veel mogelijkheden op de productpagina. Belangrijke zaken zijn: social media integraties, algemene beschrijvingen, specificaties, goede productfoto’s (met zoomfunctie), reviews, levertijden en de voorraadstatus.

Checklist Core functionaliteit & gebruiksvriendelijkheid

  1. Is er een overzichtelijke helpfunctie aanwezig?
  2. Werkt de interface eenvoudig? Zijn er bulkfuncties beschikbaar?
  3. Beschikt het systeem over een zoekfunctie?
  4. Is er een mogelijkheid om productvarianten aan te maken?
  5. Biedt het systeem de mogelijkheid om presets te maken voor varianten?
  6. Bevat de productpagina voldoende informatie?
  7. Bevat de webwinkel een voorraadsysteem? Is het eenvoudig bij te houden?
  8. Biedt het webwinkel systeem de mogelijkheid om invoervelden te tonen op productpagina’s voor de verkoop van maatwerk producten?
  9. Bevat het systeem inkooplijsten?
  10. Welke variabelen kan ik ingeven per productvarianten?
  11. Is er een vergelijkfunctie op basis van de product specificaties?
  12. Worden er automatisch status updates verzonden aan mijn klanten en zijn deze aanpasbaar?
  13. Heeft de order bevestiging per mail een PDF factuur als bijlage?
  14. Heeft de webwinkel een uitgebreide statistiek over mijn omzet en conversieratio’s?
  15. Is de optie “minimum orderwaarde” aanwezig? (!)
  16. Zit er een B2B functionaliteit in voor webwinkels waarbij de prijzen exclusief BTW kunnen worden getoond en gebruikers kunt goedkeuren?
  17. Worden er automatisch betaalherinneringen verstuurd aan klanten?
  18. Kunnen er teksten en afbeeldingen geplaatst worden op categoriepagina’s?
  19. Zijn categorieën eenvoudig aan te passen middels drag and drop?
  20. Kan ik een sub-sub categorie verplaatsen naar een andere hoofdcategorie zonder alles handmatig te moeten wijzigen?
  21. Is er een mogelijkheid om de reviews van klanten pas te plaatsen na goedkeuring
  22. Is er een mogelijkheid om standaardmails naar klanten aan te passen met zogeheten keys om te personaliseren?

Aanpasbaarheid & API

Open-source systemen bieden de mogelijkheid om alles aan te passen en zijn ‘gratis’. In theorie althans. In de praktijk komt het er vaak op neer dat je veel ervaring moet hebben met programmeren, of geld moet hebben voor een goede programmeur Met een closed-source oplossing zijn veel aanpassingen meestal eenvoudiger te verrichten.

Een van de belangrijke punten is design. De look & feel van de shop is belangrijk voor het succes. De HTML-templates moeten daarom aanpasbaar zijn. De meeste aanbieders hebben hiervoor een drietal oplossingen.

  1. een standaard template die ook op andere webwinkels te zien is
  2. zelf programmeren en aanpassen
  3. uitbesteden aan een professionele designer

Bij installatie van een standaard template kun je logo’s, afbeeldingen en kleuren wijzigen. Wanneer je zelf gaat designen moet de techniek een template engine hebben. Dit is een laag waarop je kunt programmeren/designen op een eenvoudige manier. Dit kan ook uitbesteed worden voor een meerprijs.

Naarmate de webwinkel groeit worden koppelingen met derde systemen steeds belangrijker: denk bijvoorbeeld aan een boekhoudprogramma. Een goede API is de basis van iedere koppeling. Een API is een technische communicatielaag die synchronisatie van data tussen webwinkel en andere systemen mogelijk maakt. In het geval van dropshipping is het bijvoorbeeld essentieel om een directe koppeling te hebben met leveranciers.

Checklist aanpasbaarheid & API

  1. Is er een API beschikbaar en kan ik alle elementen importeren / exporteren?
  2. Is er een mogelijkheid om de template volledig naar eigen wens te stylen?
  3. Zijn er standaard thema’s beschikbaar?
  4. Heb ik (enige) invloed op de ontwikkelingen van het platform?
  5. Is er een community om informatie te delen en vragen te stellen?
  6. Is er een mogelijkheid om alle data in een keer te exporteren?
  7. Kan ik javascript uitvoeren op de voorkant van de webwinkel?
  8. Is er een goede API / template engine documentatie aanwezig en kan ik het testen?
  9. Zijn er developer tools aanwezig zoals een developer toolbar en een snippet library?
  10. Zijn er voldoende gespecialiseerde partners waarbij ik terecht kan voor maatwerk?

Internationalisatie & lokalisatie

Wat is nodig om in het buitenland te opereren? Zo zijn er diverse juridische aspecten om rekening mee te houden. Deze vertalen zich ook in bepaalde technieken. Denk bijvoorbeeld aan de double opt-in regeling voor het verzenden van nieuwsbrieven of het Rucknahme recht in Duitsland.

Bij succes in Nederland volgen al snel internationale ambities. Duitsland heeft 81 miljoen inwoners en is daarmee vier keer groter dan Nederland. Houd internationaal ondernemen altijd in je achterhoofd!

Wanneer de webwinkel groeit, wordt veelzijdigheid steeds belangrijker. Om de conversie te verhogen is het aan te bevelen om te werken met een ruim aanbod aan betaalmethoden. Bouw een feedbacktool in, dit straalt vertrouwen uit! Het platform moet eenvoudige mogelijkheden bieden om snel opties bij te kunnen schakelen.

Checklist internationaal & lokalisatie

  1. Zijn er standaard meerdere talen beschikbaar?
  2. Zijn de vertalingen uitgevoerd door goede (en als zodanig erkende) vertalers?
  3. Is er een mogelijkheid om in vreemde valuta te verkopen?
  4. Zijn er voldoende integraties met buitenlandse betaalproviders?
  5. Is er technisch rekening gehouden met de juridische aspecten die verplicht zijn in bepaalde landen?
  6. Heeft de webwinkel leverancier ervaring met het buitenland?
  7. Is er een mogelijkheid om teksten automatisch te vertalen met Google Translate?
  8. Zijn er verkooprapporten met splitsing van omzet in meerdere landen voor mijn BTW aangifte?
  9. Is er een mogelijkheid om bij intracommunautaire leveringen de BTW te verleggen?
  10. Kan ik de lijst van landen waarnaar ik kan verzenden aanpassen in de checkout?
  11. Is het beheer gedeelte in meerdere talen en kan ik een tijdzone instellen voor buitenlandse collega’s?

Betrouwbaarheid leverancier & hosting

De grootste valkuil bij het starten van een webwinkel is de fout om voor een dubbeltje op de eerste rij te willen zitten. Vergelijk een webwinkel eens met een winkelpand. Goedkope huur is in het begin erg leuk, maar wordt al snel minder als het halve pand verbouwd moet worden, gedurende twee jaar. Op het web is dat een eeuwigheid.

Hosting is de voordeur van het winkelpand. Een krachtige en betrouwbare server infrastructuur is essentieel. Je wilt immers geen downtime (gesloten winkeldeur). Ook moet de laadtijd van de pagina’s zo laag mogelijk zijn. Snelle hosting zorgt voor meer kliks en omzet en is daarom van levensbelang. Een gesloten source platform biedt gezamenlijke hosting en verzorgt dit voor vele webwinkels tegelijk. De hosting infrastructuur die daaraan ten grondslag ligt, is meestal velen malen betrouwbaarder dan een enkele server of een goedkope gedeelde server.

Consumenten zijn wantrouwig met aankopen op internet. Het is immers anoniemer dan een aankoop in een fysieke winkel. Een van de belangrijke punten waarop een consument let is veiligheid. Een goede versleuteling van de (persoons)gegevens is noodzakelijk om te voorkomen dat privacy-gevoelige informatie op straat komt te liggen. SSL-verbindingen moeten actief zijn wanneer de klant inlogt en bestelt.

Checklist hosting

  1. Hoe snel laden de pagina’s van mijn webwinkel? (ook belangrijk voor Google)
  2. Staan de servers waarop mijn webwinkel draait in een betrouwbaar datacenter?
  3. Worden er regelmatig backups gemaakt van mijn webwinkel?
  4. Is de server-infrastructuur redundant? (servers die elkaar spiegelen, valt er een uit neemt de andere het over)
  5. Hoeveel mensen werken er bij mijn webshop bouwer en hoelang bestaat het bedrijf al? Een succesvol bedrijf heeft een staat van dienst opgebouwd.
  6. Wat zijn de begrenzingen voor mijn hosting pakket? Kan ik duizenden bezoekers op een dag aan nadat ik een persbericht heb verspreid?
  7. Is er een SLA aanwezig waarin staat dat problemen software/ hardwarematig binnen enkele uren worden opgelost?
  8. Met welke partij werkt het platform samen en zijn zij een autoriteit op het gebied van hosting?
  9. Heeft het bedrijf in het verleden veel downtime gehad?
  10. Is de webwinkel voorzien van een beveiligde SSL verbinding?

Service & onderhoud

Een partij die je helpt met vragen is erg handig. Helaas is dit in de praktijk vaak niet het geval. Wanneer je bijvoorbeeld start bij een Amerikaanse partij, dan zijn er taal en tijdzone problemen. Ook de kwaliteit van de informatie en de gedrevenheid van de werknemers kunnen veel verschil maken. Een webwinkel kun je afschrijven in twee jaar, mits je deze niet onderhoudt. E-Commerce is een van de snelstgroeiende markten. Dit zien we ook terug in de innovaties en nieuwe ontwikkelingen: Groupon, Google products, mobile commerce, Facebook commerce. Ze schieten als paddestoelen uit de grond. Je wilt als webwinkelier overal een graantje van meepikken. Zorg dus dat het basissysteem van de webwinkel over deze mogelijkheden beschikt en dat het platform zichzelf blijft verbeteren.

Checklist service & onderhoud

  1. Hoe vaak wordt het webwinkel systeem geüpdatet?
  2. Richt het bedrijf zich op groei, komen er innovatieve updates uit zoals bijvoorbeeld mobile commerce?
  3. Is er een telefonische klantenservice die bereikbaar is?
  4. Is de kwaliteit van de klantenservice in orde? Zijn de mensen die mij adviseren specialistisch?
  5. Zijn de updates van hoge kwaliteit en bevatten ze weinig bugs?
  6. Worden bugs snel verholpen?
  7. Wordt er voldoende informatie verstrekt over nieuwe updates?
  8. Is er een ticketsysteem waar ik vragen kan stellen en worden deze snel beantwoord?

Marketing & zoekmachine vriendelijkheid

Zonder een goede vindbaarheid in de zoekmachines kan de webwinkel nauwelijks succesvol worden. SEO (zoekmachine optimalisatie) gaat steeds verder. Waar het vroeger enkel leek te gaan om het verzamelen van zoveel mogelijk externe linkjes (op veelal bedenkelijke linkverzameling websites), gaat het tegenwoordig om de gebruikersvriendelijkheid en de content van de website. Een logische, hiërarchische navigatiestructuur van de site en voldoende mogelijkheden om content in te geven in de backoffice, zijn daarbij van wezenlijk belang. Belangrijk zijn het opgeven van META gegevens, zoals titel en omschrijving van de webshop, de productomschrijvingen en categorie omschrijvingen.

Een belangrijke functie voor webwinkels is het zogenaamde product tagging. Je voegt beschrijvende woorden toe die gelinkt zijn aan meerdere producten. Product tagging is vaak een eenvoudige manier om beter gevonden te worden in Google, zeker als die tagpagina’s zelf ook eigen, interessante content bevatten.

Het loont zich vaak om via meerdere kanalen te verkopen. Dit kan bijvoorbeeld middels een mobiele webwinkel of via Facebook.

De conversie (% bezoeker naar koper) van de webwinkel is de belangrijkste factor. Is overal rekening gehouden met conversieoptimalisatie? Is de indeling van de layout logisch? Vallen mijn call-to-actions (bestelbuttons) genoeg op?

Checklist Marketing & zoekmachine vriendelijkheid

  1. Is er een mogelijkheid om de META gegevens aan te passen?
  2. Bevat het systeem een tagmogelijkheid?
  3. Zijn de URL’s van mijn webwinkel zoekmachinevriendelijk?
  4. Bestaat er een mogelijkheid om nieuwsbrief aanmeldingen te exporteren?
  5. Beschikt het systeem over een Facebook webwinkel?
  6. Beschikt de webwinkel over een mobiele versie?
  7. Is er in de template rekening gehouden met conversie optimalisatie?
  8. Bevat de checkout ook een ‘afrekenen als gast’ mogelijkheid?
  9. Wordt er in de checkout automatisch het adres opgehaald op basis van postcode en huisnummer?
  10. Is er een integratie mogelijk met feedback tools zoals Trustpilot, eKomi en Kiyoh?
  11. Zijn er social media buttons aanwezig om content te delen op de sociale netwerken?
  12. Zijn de pagina’s opgemaakt volgens de richtlijnen van W3C en eenvoudig indexeerbaar voor Google?
  13. Beschikt de webwinkel over een sitemap.xml?
  14. Kun je Google Webmaster tools en andere services eenvoudig koppelen aan de webwinkel?
  15. Kun je conversies meten en doorgeven aan Adwords?
  16. Zijn er integraties met andere statistieken systemen zoals Clicky?
  17. Is er een mogelijkheid om kortingen te geven middels kortingsbonnen?
  18. Biedt de webwinkel mogelijkheden voor upselling & cross selling?
  19. Zijn er voldoende integraties met shopping netwerken zoals Kieskeurig.nl, eBay en Beslist.nl?
  20. Beschikt het platform over integraties met Affiliate netwerken?
  21. Kan ik eenvoudig een webwinkel keurmerk toevoegen aan mijn webwinkel?
  22. Zitten er geen beperkingen op de kwaliteit van productfoto’s?
  23. Is er een mogelijkheid om te kopen middels een Facebook login?

Disclaimer

Ons product SEOshop is gebaseerd op de vragen van webwinkeliers in LinkedIn groepen en ons eigen forum, dus u zult zaken tegengekomen zijn in de checklist die ons platform ook aanbiedt. Dat is logisch, want we zouden slechte zaken doen als we alleen maar dingen bouwden waar niemand wat aan heeft. Maar deze checklist gaat niet over ons. Het is geschikt voor alle (startende) webwinkels. Uit iedere checklist zou uiteindelijk een ander ecommerce platform als overwinnaar kunnen (en mogen) komen!

Dit artikel is geschreven door Ruud Stelder. Sinds 2006 beantwoordt hij dagelijks vragen van webwinkeliers en is hij directeur van SEOshop, een platform dat meer dan 2500 webwinkels host.

Lightspeed

Lightspeed

Lightspeed, is een internationaal softwarebedrijf voor de retail en horeca. Onze webwinkel en kassasoftware is gebouwd om zelfstandige ondernemers de techniek in handen te geven om te kunnen groeien. Lightspeed heeft meer dan 500 medewerkers en kantoren wereldwijd voor lokale ondersteuning, met o.a. een kantoor in Amsterdam en in Gent.