AFAS Profit ERP connector

Heb jij een Lightspeed webshop en maak je gebruik van AFAS Profit? Maar is de communicatie tussen deze systemen nog niet geautomatiseerd en kost het jou veel handmatig werk? Bespaar tijd en geld met de AFAS Lightspeed ERP koppeling, ontwikkeld door een gecertificeerd koppel partner van AFAS.

Door middel van een integratie van jouw Profit en Lightspeed shop, wisselen deze systemen na het leggen van de koppeling automatisch informatie uit, namelijk;

• Orderinformatie van Lightspeed naar AFAS;
• Productinformatie (zoals: voorraden en prijzen) van AFAS naar Lightspeed;
• Klantgegevens van AFAS naar Lightspeed;

De inrichting en samenstelling van de koppeling wordt geoptimaliseerd op basis van de specifieke wensen van jouw onderneming.

“De koppeling is ontwikkeld door een gecertificeerd AFAS partner, is al enkele jaren actief en wordt gebruikt door meerdere organisaties die opereren in diverse branches.”

Maar wat levert het mij als ondernemer op?

• Na implementatie van de koppeling wordt jouw bedrijfsvoering een stuk efficiënter;
• Vergemakkelijkt jouw werkprocessen en vergroot jouw efficiëntie in grote mate;
• De koppeling wordt apart van jouw Lightspeed Shop en Profit omgeving gehost, hierdoor blijft de koppeling functioneren als een van deze systemen offline is;

Nieuwsgierig naar de technische werkingen van de koppeling? Lees hieronder ver der. Wil je liever direct contact met ons opnemen? Mail ons dan gerust op [email protected]

Hoe zie het koppelproces eruit?

1. Het proces voor het realiseren van de koppeling ziet er als volgt uit:
2. Inventariseren wensen en huidige processen van de klant;
3. Het koppelen van AFAS Profit aan de Lightspeed webshop;
4. Het klantspecifiek maken van de koppeling (synchronisatie o.b.v. wensen/processen);
5. De koppeling activeren;
6. Service en support mogelijkheid;

Wat zijn de basis uitgangspunten van de koppeling?

• Synchronisatie: Iedere 15 minuten wordt de data tussen AFAS en Lightspeed uitgewisseld. Via meegeleverde online tool kun je synchronisaties ook altijd direct uitvoeren.
• Logging: Het platform houdt log gegevens bij over uitgewisselde data. De data zelf wordt niet door het platform opgeslagen. De basis log gegevens worden oneindig opgeslagen.
• E-mail: notificaties Is een van de systemen (AFAS of Lightspeed) niet bereikbaar of een synchronisatie is om welke reden dan ook niet gelukt, dan wordt er een mailtje gestuurd.
• AFAS leidend: De connector is zodanig ontworpen dat AFAS Profit in principe leidend is (Dit geldt voor producten, prijzen, voorraden, etc.). Dit betekent dat wijzigingen in Lightspeed overschreven kunnen worden door data uit AFAS.

Wat doet de koppeling?

Zoals eerder al even genoemd heeft de koppeling drie hoofdfunctionaliteiten, namelijk het uitwisselen van; orderinformatie, productinformatie en klantgegevens. Hieronder worden de functionaliteiten verder toegelicht;

1) Orders

Een Lightspeed order wordt opgepakt met de koppeling en als een verkooporder in AFAS Profit geschoten. Let wel: Order autonummering dient ingeschakeld te zijn in AFAS zodat de order nummers automatisch oplopen.

Van een bestelling in Lightspeed wordt een verkooporder gemaakt in AFAS. De koppeling ondersteunt hierin twee verschillende flows:

1. Nieuwe orders van Lightspeed naar AFAS: De koppeling zoekt naar bestaande verkooprelatie of maakt een nieuwe aan. Deze controle vindt plaats o.b.v. het e-mailadres klant.
2. Gewijzigde orders van Lightspeed naar AFAS: Er vindt een check plaats of de verkooporder al bestaat in AFAS (o.b.v. het Lightspeed ordernummer, deze wordt in de referentie opgeslagen). Zo ja: past de koppeling de bestaande order aan. Zo nee: voert hij de acties bij punt 1 uit.

• Kortingen verzendkosten: Bij de configuratie van de connector dienen de artikelcodes voor de korting en voor de verzendkosten ingevoerd te worden. Het is dus mogelijk om kortingen en verzendkosten op verschillende artikelcodes te boeken.
• Gast bestellingen: Indien een order wordt gedaan door een onbekende klant, wordt hiervoor een nieuwe verkooprelatie in AFAS aangemaakt.
• Meerdere verkoopboeken: De connector biedt de mogelijkheid om een verkoopboek te selecteren waaraan de verkoopfactuur gekoppeld wordt.
• Administraties: De connector biedt de mogelijkheid om de administratie te selecteren waarin de orders geboekt moeten worden.
• Projecten: De connector biedt de mogelijkheid om een project te selecteren waarop de orders geboekt moeten worden.

2) Producten

• Productencatalogus: De product catalogus kan optioneel worden overgeheveld vanuit AFAS naar Lightspeed. Hierbij worden alle producten waarvoor het vinkje “ECommerce beschikbaar” is aangevinkt overgeheveld naar Lightspeed. Dit geldt ook voor productwijzigingen, de koppeling kijkt dan enkel naar elementen die zijn gewijzigd.
• Productafbeeldingen: Van producten die overgeheveld worden, worden ook de 7 afbeeldingen die in AFAS zijn geconfigureerd meegenomen.
• Product attributen: Standaard ondersteund zijn artikelcode, omschrijving (wordt productnaam), lange omschrijving, merk en EAN. Daarnaast zijn er 5 attributen beschikbaar in het tabje ECommerce, deze kunnen in overleg voor andere velden in Lightspeed worden gebruikt.
• Standaard prijzen: De connector biedt de keuze om een prijslijst te selecteren die gebruikt wordt om de prijzen in Lightspeed te vullen.
• Voorraad synchronisatie: De connector biedt de keuze om voorraden van AFAS naar Lightspeed te synchroniseren. De voorraadpositie in Lightspeed wordt afgeboekt op het moment dat er een order wordt gedaan. In AFAS Profit wordt de voorraad automatisch afgeboekt bij het verwerken van de verkooporder. Dit betekent dat de voorraad synchronisatie alleen vanuit AFAS naar Lightspeed hoeft plaats te vinden.
• Categorieën: Niet ondersteund. Producten toewijzen aan categorieën dient in Lightspeed te gebeuren.

3) Klanten

In de module klanten wordt optioneel klantdata van AFAS naar Lightspeed gesynchroniseerd.

• Klantaccounts: Bij de configuratie van de connector is er de keuze om verkooprelaties uit AFAS over te hevelen naar Lightspeed zodat deze een gebruikersaccount in de webshop krijgen. Alle contactpersonen van een verkooprelatie krijgen een eigen gebruikersaccount. Let wel: Matching gebeurt op basis van email adres. Contactpersonen moeten dus een uniek e-mailadres hebben.

Hoe installeer ik deze koppeling?

Vind jij deze oplossing ook zo’n goede toevoeging voor jouw organisatie? Klik dan bovenaan de pagina op installeren! Wij leiden je stap voor stap door de installatie. Heb je vragen of behoefte aan assistentie? Neem dan even contact op via onderstaande support gegevens.

Extra informatie

De eenmalige installatiekosten voor deze koppeling bedragen € 990,-. Bij de installatie en of het gebruik van de koppeling ga je akkoord met de algemene voorwaarden van Nederland ICT, de Nederlandse branchevereniging voor IT-, Telecom, Internet- en Officebedrijven en de algemene Gladior voorwaarden. Alle voorwaarden zijn terug te vinden op: Algemene Voorwaarden

Support

Voor wensen, vragen en ondersteuning van de AFAS Profit ERP koppeling kun je contact opnemen met Gladior via [email protected] Wij horen graag van je!

Meer weten over Gladior?

www.gladior.com