4 praktische tips voor uw inkoop

Dagelijks bent u tijd kwijt aan het bijhouden van uw voorraad en bestellingen doen bij uw leveranciers, maar doet u dit wel efficiënt? Veel shops kopen in bij de leveranciers en laten het daar bij, maar er is meer winst te pakken door de inkoopprijs te verlagen dan door de verkoopprijs te verhogen. Hier zetten wij een aantal tips uiteen om de inkoop te vergemakkelijken en efficiënter te maken. Daarnaast zetten wij ook uiteen waar u aan kan denken wanneer u inkopen doet.

1. Investeer in de relaties met uw leveranciers

Het is belangrijk om goede relaties op te bouwen en te onderhouden met uw leveranciers. Door te onderhandelen over voorwaarden, behulpzaamheid met levertijden, producten toewijzen en eventueel problemen voor u op te lossen, kunt u een stap voor de concurrentie staan dankzij uw leverancier.

Regelmatig op gesprek gaan met uw leverancier helpt niet alleen met de relatie-opbouw, maar ook met het gezamenlijk realiseren van zoveel mogelijk winst. Door eens in de maand te bespreken hoe de zaken er voor staan kunt u samen plannen maken om meer te verkopen. Om zo’n gesprek soepel te laten verlopen is het aan te raden dit voor te bereiden. Enkele voorbeelden van gespreksonderwerpen:

  • Hoe lost u overbevoorrading op?
  • Hoeveel kunt u voor uw producten vragen in een folder die pas over 3 maanden wordt uitgebracht?
  • Wat zijn de mogelijkheden voor een aanbod dat zich onderscheidt van de concurrentie?
  • Gaat de omzet de goede richting op?
  • Praat over uw successen en uw flops en brainstorm voor nieuwe ideeën.

Werk samen om innovatie te stimuleren

Leveranciers kunt u zien als een potentiële uitbreiding van een Research & Development afdeling. Wanneer u samen met uw leverancier werkt aan het innoveren van producten kan dat waarde creëren voor beide bedrijven. Zo kunt u helpen met productiekosten omlaag te brengen voor producten of onderdelen voor de leverancier, wat voor u ook voordeliger uit kan pakken.

2. Meten is weten

Bestuderen en controleren. Zo kunt u kansen vinden tijdens het zoeken naar mogelijkheden om de winst te verhogen, de marge te vergroten, de productuitval te verminderen of sneller te verkopen.

Hebt u een bepaalde producten of een merk met voornamelijk goede of slechte reviews?
Als u voldoende reviews op uw producten hebt met een app zoals KiyOh kunt u controleren of er producten zijn die overwegend goed of slecht in de beoordelingen vallen. Neem de reviews en probeer te bepalen waarom juist die producten zo in trek zijn of aan verwachtingen voldoen.

Wordt een bepaald product vaak retour gestuurd?
In de backoffice van uw webshop kunt u een overzicht vinden van de retouren en de redenen waarom. Maak een overzicht van de producten en de redenen, hieruit kunt u opmaken of er een terugkerend probleem is dat gekoppeld is aan een product, merk of categorie producten.

Zijn er producten in de voorheen gestelde vragen slecht scoren? Overweeg dan om deze producten in het assortiment te houden, zo aan te passen dat de kwaliteit verbeterd wordt of om uit het assortiment te halen om de gemiddelde kwaliteit van de webshop te verhogen. Als uw assortiment het toelaat kunt u maandelijks of jaarlijks een aantal van de slechtst verkopende producten uit het assortiment halen om efficiënter te verkopen.

Naast de verkoop bestuderen is het meten van de inkoopprestaties ook nuttig.

Inkoopefficiëntie

De inkoopefficiëntie is een meetbaar gegeven, namelijk een vergelijking tussen de recent betaalde inkoopprijzen en de inkoopprijzen van een tijd terug in een spreadsheet.

Voorbeeld: Een bakker koopt 1kg bloem voor € 10,- en een jaar terug was dat € 11,-, dan is de efficiëntie 10/11 – 1 = -9%. Een negatief percentage is een positief resultaat, dus deze kan positief gemaakt worden. Let op dat dat voor positieve percentages dan ook andersom moeten.

bakery

De prijzen zijn uitgedrukt in het gewogen gemiddelde van de inkoopprijs van een product van de afgelopen drie maanden en voor hetzelfde kwartaal 1 jaar geleden.

Deze simpele manier om de efficiëntie te meten toont waar er in de inkoop successen zijn behaald en waar er achteruitgang is. Houd hierbij wel rekening dat fluctuaties of onregelmatigheden niet meegenomen dienen te worden als er niet mee rekening gehouden kan worden door de inkopers.

Inkoopeffectiviteit

De omloopsnelheid berekenen is een veelgebruikte manier om de inkoopeffectiviteit te meten. Deze snelheid geeft weer hoe vaak gemiddeld genomen de voorraad omgezet wordt in geld in een bepaalde periode van tijd. Veelal wordt dit gemeten per jaar.

De omloopsnelheid berekent u door de jaarlijkse omzet te delen door de gemiddelde inkoopwaarde van de aanwezige voorraad.

Voorbeeld: de jaarlijkse omzet (uitgedrukt in inkoopwaarde) van uw producten bedraagt € 1 miljoen. De gemiddelde inkoopwaarde van de aanwezige voorraad bedraagt € 500.000. De omloopsnelheid is dan 1.000.000 / 500.000 = 2.

Producten met een omloopsnelheid van 1 hebben hogere opslagkosten dan producten die vaker per jaar omlopen. Het idee om meer omloop te genereren en om minder totale voorraad te hebben is om twee redenen:

– De opslagkosten verminderen. Uw bedrijf besteedt minder geld aan huur doordat er minder ruimte nodig is, voorzieningen, verzekering, diefstal en andere kosten die komen bij het opslaan van je voorraad. Verder is er een kleinere kans op verlies door veroudering, weersomstandigheden of slecht omgaan met de voorraad door personeel.
– Sneller reageren op de behoeftes van de klanten terwijl verouderde producten sneller vervangen kunnen worden.

Inkoopbeleid

De efficiëntie van de uitvoering van het inkoopbeleid kan op verschillende manieren worden gemeten. U kunt zelf bepalen welke het relevantst is voor de inkoop van uw bedrijf en welke de effectiefste resultaten geeft. Een aantal punten om het beleid meetbaar in te onderscheiden vindt u hieronder:

Kosten
Een product kan voor minder ingekocht worden. Dit kan gebeuren door een andere leverancier, een andere regeling met dezelfde leverancier, een vervanging van een product of onderdeel dat goedkoper is of goedkoper transport.

Kwaliteit
Een verbetering van de kwaliteit kan worden aangeduid door minder afval of gebruik van productiemateriaal. Dit kan via een andere leverancier of andere afspraken met dezelfde leverancier. Dit loopt nauw met het stimuleren van de innovatie met je leveranciers.

Methodes
Door gebruikte methodes te verbeteren kan de inkoop effectiever verlopen. Dit kan onder andere door het invoeren van VMI (Vendor Managed Inventory), EDI (Electronic Data Interchange) of bijvoorbeeld E-procurement systemen zoals Supply Manager.

Transport
Als er met chauffeurs afspraken gemaakt kan worden om de transportkosten te verminderen zullen de kosten per product dalen. Dit kunt u realiseren door zuinig rijden te stimuleren of te belonen, de banden en bandenspanning regelmatig te controleren of goederen te combineren met goederen van anderen in dezelfde vrachtwagens.

Inkoopprestatie meten

Uit deze manieren om de inkoopprestaties te meten is er niet één manier die voor elke branche de beste methode is. Er zijn echter wel een aantal punten die doorgaans aangehouden worden voor het evalueren van de prestaties, namelijk; kostenbesparing, kwaliteit van de leverancier, transportoptimalisatie, prijseffectiviteit en interne goederenstroom.

Het belang van elk punt op zich varieert van industrie tot industrie en van bedrijf tot bedrijf, dus u moet voor uw eigen bedrijf bepalen welk van deze punten de nuttigste informatie geeft.

3. Ken uw doelgroep

De vraag van de klant speelt een grote rol in welke producten u in moet kopen, het is dus vanzelfsprekend om de behoefte van uw doelgroep te kennen om effectief in te kopen.

De klant
Een klantonderzoek verrichten geeft waardevolle informatie over de doelgroep. Dit kunt u zelf doen of laten doen. Zo hebt u inzicht in de directe behoeften en door klantgericht te werken neemt u artikelen in huis die meer aansluiten bij wat uw klanten willen.

photo-1442412884322-bf142586405d

Een klantenpanel is een handige tool om real-time marketinginformatie te krijgen en te converseren met meerdere klanten. Een voordeel van het gebruik van een klantenpanel is dat de feedback, goed of slecht, bij u intern blijft. Negatieve feedback hoeft niet publiek zichtbaar te worden, maar kan wel in acht genomen worden bij verbeteringen. Ook kunt u zelf de gespreksonderwerpen bepalen om sturing te geven indien dat gewenst is.

Klantenservice

De klantenservice is een verzamelplaats van informatie van mensen die dit vanuit henzelf naar de winkel brengen. Laat de medewerkers van de klantenservice bijhouden wanneer er contact opgenomen wordt over een specifiek product en wat de reden van contact is. Door dit overzichtelijk te bewaren in een document en het periodiek te analyseren kunt u achterhalen waarom sommige producten zorgen voor verwarring of frustraties. Dit kunt u meenemen met de overweging of u het in uw voorraad wil houden of niet.

Online zoekgedrag

Een voordeel van een webshop is dat u heel nauwkeurig uw gebruikersgedrag kunt analyseren en bestuderen door middel van Google Analytics.

Google Analytics vertelt u waar mogelijke klanten naar zoeken, waar ze afhaken en waar zij problemen mee ondervinden. U kan bepaalde merken analyseren, categorieën of recensies. Er is heel veel mogelijk en geeft inzicht in wat uw klanten willen. Zo kunt u trends aanvoelen en anticiperen.

SEOshop heeft hier zelf een uitgebreid whitepaper over geschreven voor beginners die u ter referentie kan gebruiken.

Social Media

Social Media platforms worden tegenwoordig door consumenten meer gebruikt om vragen te stellen, meningen te geven of hun ervaringen te delen. De klantenservice van KLM is een goed voorbeeld van hoe een goede klantenservice voor meer sales kan zorgen. Vanuit Social Media kunnen de vragen en opmerkingen in het zelfde document worden opgeslagen als wat er door de klantenservice bijgehouden kan worden.

De resultaten die u boekt met deze tips kunt u ook weer meenemen naar uw leveranciers om te bespreken!

4. Let op de concurrentie

Tot slot, wanneer u uw voorraad uitbreidt, neem dan altijd een kijkje of en hoe de concurrentie daar mee bezig is. Als zij hetzelfde product verkopen voor 5 cent boven uw inkoopprijs, zal het waarschijnlijk niet de beste keuze zijn om praktisch geen winst te maken of om het duurder aan te bieden. De concurrent heeft mogelijkerwijs in dat geval een betere inkoopprijs of een ander verdienmodel, dit is te zien door middel van de app Pricemotion.

Hopelijk helpen deze tips uw inkoop efficiënter te maken. Missen er nog tips volgens u? Deel ze in de comments!

Rico Robinson

Rico Robinson

Rico is Web- en Grafisch Designer bij Web Whales en is daarbij verantwoordelijk voor het bedenken van SEOshop Apps die het beheren van een webshop vergemakkelijken. Verder is hij onder andere de vormgever van Supply Manager.