12 juridische tips voor webshops: zo kom je niet voor verrassingen te staan

Bij het starten van je eigen webshop kom je voor een hoop uitdagingen te staan. Niet alleen moet je nadenken over hoe je website eruitziet, maar kom je ook voor juridische uitdagingen te staan. 

We geven je twaalf belangrijke punten om rekening mee te houden als je een online webshop start. Ook als je al een tijdje een online webwinkel runt, kan het geen kwaad om de volgende juridische tips voor webshops nog eens na te lopen.

1. Denk na over je juridische structuur
2. Kies een naam en logo voor je bedrijf
3. Schrijf je onderneming in
4. Bouw je webshop
5. Stel je algemene voorwaarden op
6. Controleer het intellectueel eigendom
7. Bescherm de privacy
8. Kies de juiste bezorgdienst
9. Voorkom misleidende online marketing
10. Ken je sector
11. Kies relevante verzekeringen
12. Personeel aannemen

Juridische tips voor webshops

1. Denk na over je juridische structuur

Wil je je e-commerce zaken scheiden van je bestaande bedrijf (indien van toepassing) en/of je privévermogen, of juist samenvoegen? Neem contact op met een juridisch adviseur en/of accountant om alle risico’s en belastingtechnische zaken in kaart te brengen.

2. Kies een naam en logo voor je bedrijf

Kies een bedrijfsnaam die niet misleidend of verwarrend is voor de gemiddelde consument. Blijf uit de buurt van de bedrijfsnamen en logo’s van je concurrenten. Controleer vervolgens of je gewenste bedrijfsnaam nog beschikbaar is als domeinnaam. Als dat zo is, doe je er goed aan die domeinnaam meteen vast te leggen. Wil je je bedrijfsnaam ook registreren als handelsmerk (zie ook punt 6), kies dan geen beschrijvende naam; beschrijvende namen vallen niet onder het merkenrecht, omdat ze niet herkenbaar zijn als de bron van de producten of diensten.

3. Schrijf je onderneming in

Of je nu een aparte juridische entiteit opricht of niet (zie punt 1), je online onderneming moet worden ingeschreven in je plaatselijke handelsregister, net als elk ander bedrijf. Op European justice staan alle plaatselijke handelsregisters in Europa. In Nederland schrijf je je onderneming in bij de Kamer van Koophandel (KVK). 

4. Bouw je webshop

Als je je naam hebt bedacht en je onderneming hebt ingeschreven kun je aan de slag met het bouwen van je webshop. Vanuit juridisch oogpunt moet je webshop aan een aantal punten voldoen of is het verstandig informatie te benoemen. 

Wettelijke verplichte informatie

De volgende informatie hoort altijd op je website te staan: de naam van je bedrijf, de juridische entiteit (indien van toepassing, zie punt 1), het bedrijfsadres en je contactinformatie, je handelsnummer en je btw-identificatienummer. 

Algemene voorwaarden, Privacybeleid & cookies

Ook is het aan te raden om een een makkelijk te vinden link naar je Algemene Voorwaarden (zie punt 5) en je Privacybeleid (zie punt 7) op je website te plaatsen. Vergeet ook niet je bezoekers te informeren welke cookies je website gebruikt en met welk doel. Daartoe kun je een cookiebeleid toevoegen of een sectie over cookies opnemen in je privacybeleid. 

Online Geschillenbeslechting

Bedrijven in de EU (en IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) moeten op hun website een eenvoudig vindbare link naar het platform voor online geschillenbeslechting van de EU bevatten. Dit platform wordt beheerd door de Europese Commissie en helpt geschillen over online transacties buiten de rechtbank te beslechten. Daarbij gaat het om zowel inter-Europese als nationale transacties.

Het ontwerp

Let er bij het ontwerpen van je website op dat je geen ontwerp van een ander kopieert. Veel platforms voor webdesign, zoals Lightspeed, bieden gratis of betaalbare sjablonen of thema’s aan. De basis van elk thema is voor iedereen hetzelfde, maar je kunt het naar eigen smaak aanpassen, waardoor het nooit op een webshop van een ander lijkt. 

Besteed je het ontwerp van je website uit aan een externe designer, spreek dan af dat jij daarna de controle over de website krijgt en dat de designer je uitlegt hoe je de website moet updaten. Zorg ook dat je niet aansprakelijk kan worden gesteld als het ontwerp van de designer inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van een ander (zie punt 6 hieronder).

eCommerce platform

Je hebt ook een e-commerce platform nodig om producten, prijzen en informatie toe te voegen aan je website en dat je kunt integreren met een betrouwbare verwerker van online betalingsverkeer. Houd er bij het bepalen van je productprijzen rekening mee dat in de EU de vermelde prijzen inclusief alle toepasselijke kosten moeten zijn, zoals btw.

5. Stel je algemene voorwaarden op

Met zorgvuldig opgestelde algemene voorwaarden bescherm je je bedrijf en beperk je je risico’s. De algemene voorwaarden zijn van toepassing op al je transacties en op elk van je klanten (mits zij hierover zijn geïnformeerd voorafgaand aan de transactie), maar ze zijn ook net zo bindend voor jou en je bedrijf. Kopieer niet zomaar de algemene voorwaarden van een andere website; ze zijn waarschijnlijk niet volledig van toepassing op jouw bedrijf. Bovendien schrijf je toch liever je eigen regels?

Als je algemene voorwaarden niet beschikbaar zijn op je website, ben je wettelijk verplicht ze je klanten toe te sturen voordat ze iets bij je kopen. 

In je algemene voorwaarden moet in ieder geval vermeld staan dat consumenten het recht hebben binnen 14 dagen af te zien van de online transactie en dat ze een wettelijke garantie van ten minste 2 jaar hebben als het product dat je ze hebt verkocht, defect raakt. In je algemene voorwaarden moet ook worden uitgelegd hoe consumenten zich op dit recht kunnen beroepen.

6. Controleer het intellectueel eigendom

Het mes van intellectueel eigendom snijdt aan twee kanten.

Aan de ene kant wil je je eigen intellectueel eigendom beschermen, bijvoorbeeld door een handelsmerk op je naam, ontwerp, logo of slogan te vestigen. Daarmee krijg je het exclusieve recht op gebruik van je naam, ontwerp, logo of slogan in verband met de goederen of diensten die je aanbiedt. Hier zitten wel kosten aan verbonden. Ben je van plan internationaal te groeien, dat is het goed te weten dat het Europese handelsmerk bescherming biedt in alle landen van de EU. Je teksten zijn auteursrechtelijk beschermd, ook als je ze niet hebt geregistreerd, en niemand mag zonder jouw toestemming je teksten kopiëren.

Aan de andere kant wil je zorgen dat je geen inbreuk maakt op het intellectueel eigendom van anderen. Controleer dus de relevante handelsmerkendatabase(s) voordat je je naam of logo publiceert. Je kunt zelfs zoeken naar afbeeldingen die binnen de EU geregistreerd zijn. Laat je je marketingmateriaal schrijven of ontwerpen door een externe partij, controleer het werk dan op plagiaat en neem in je overeenkomst met de externe partij een vrijwaringsclausule op die je beschermt in het geval van schending van intellectueel eigendomsrecht. Ga er altijd van uit dat alles wat je gebruikt, beschermd is, tenzij je het zelf hebt gemaakt (of iemand dat voor je heeft gedaan). Vraag in geval van twijfel om toestemming van de bron (koop de rechten van alle afbeeldingen die je op je website plaatst).

7. Bescherm de privacy

Bij het aangaan van online transacties verzamel je persoonsgegevens van je klanten. Verzamel niet meer gegevens dan je nodig hebt om de transactie te kunnen voltooien en zorg dat de betreffende gegevens beveiligd zijn. Privacy draait om transparantie. Je klanten verwachten dat je een duidelijk privacybeleid op je website hebt staan, net zoals ze op elke website een cookiebeleid willen zien. 

Voor bedrijven die zich in de EU bevinden of klanten in de EU hebben, geldt daarnaast de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zorg dat je op de hoogte bent van de hoofdlijnen van de AVG en van de privacyrechten die de AVG toekent aan de betrokkenen (een betrokkene kan iedereen zijn, van een websitebezoeker of klant tot een natuurlijke persoon die tot je leveranciers of partners behoort). Weet waar hoe je moet voldoen aan privacyverzoeken en hoe je erop moet reageren. 

Ook je serviceverleners, voor zover zij toegang hebben tot de vertrouwelijke gegevens van je klanten, moeten als gegevensverwerkers voldoen aan de AVG. Privacy is niet alleen een kwestie van de regels naleven, maar ook van reputatie!

8. Kies de juiste bezorgdienst

Het is erg belangrijk dat je de juiste bezorgdienst kiest voor je bedrijf. Natuurlijk spelen betaalbaarheid en betrouwbaarheid daarbij een grote rol, maar verdiep je ook in snelheid, kwaliteit van dienstverlening, tracking-opties en integratiemogelijkheden met je kassasysteem (zie punt 4). 

Bepaalde verzendoplossingen zijn meer geschikt voor bepaalde landen en het kan handig zijn gebruik te maken van meerdere dienstverleners voor het geval je je klanten verschillende opties wilt kunnen bieden (bijvoorbeeld standaard levertijd zonder kosten, sneller leveren tegen betaling). 

Sommige dienstverleners bieden ‘drop shipping’, een werkwijze waarbij ze je alle werkzaamheden op het gebied van voorraden, magazijnen en levering uit handen nemen. Tegen betaling natuurlijk. Maak je met je vervoerders afspraken over de gewenste serviceniveaus of levertijden, zorg dan dat je nauwkeurig kunt meten of ze hun targets halen en leg ook vast wat de gevolgen zijn als ze die targets niet halen.

9. Voorkom misleidende online marketing

Nu je je webshop hebt gebouwd wordt het tijd om reclame te maken en bezoekers naar je website te trekken. 

Misleidende berichten zijn bij online reclame uit den boze. Geef bij het starten van een actie of marketingcampagne duidelijk aan wat de regels zijn. Het moet voor je klanten duidelijk zijn of en wanneer ze een contract met je aangaan en waartoe ze zich precies verplichten. Je mag niet ongevraagd bepaalde producten of diensten toevoegen aan hun winkelmandje, dus zorg dat add-ons en opties niet automatisch zijn aangevinkt, maar laat ze open zodat je klanten ze desgewenst zelf kunnen aanvinken.

Maak bij het ontwerpen van marketingmateriaal uitsluitend gebruik van bestaande designs, teksten of afbeeldingen als je daarvoor over de benodigde licenties beschikt (zie punt 6). Sommige content is gratis te gebruiken voor commerciële doeleinden, andere content is alleen beschikbaar tegen licentiekosten. Ook als je voor een dergelijke licentie hebt betaald, heb je niet per definitie exclusief gebruiksrecht op de content, dus kijk goed naar de kleine lettertjes van je licentieovereenkomst.

Denk ook aan privacy (zie punt 7). Gebruik geen persoonsgegevens van je klanten voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld. Je mag bijvoorbeeld niet de optie voor aanmelding voor een nieuwsbrief bij voorbaat al aanvinken. Respecteer de wens van klanten die aangeven GEEN e-mails meer van jou of je bedrijf te willen ontvangen.

10.  Ken je sector

Houd er rekening mee dat er specifieke regels kunnen gelden voor jouw specifieke sector of voor bepaalde producten. Houd je aan veiligheids- en hygiënerichtlijnen en andere wettelijke beperkingen of verplichtingen. Als je bijvoorbeeld huisdieren online verkoopt, heb je waarschijnlijk een vergunning nodig en heb je te maken met bepaalde regels op het gebied van dierenbescherming. Voor de verzending van producten zoals verf en chemicaliën gelden andere specifieke regels en eisen.

11.  Kies relevante verzekeringen

Kijk naar de relevante verzekeringspolissen, zoals commerciële aansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid, werkgeversverzekering (als je mensen in dienst hebt) en alle andere verzekeringen die relevant zijn voor jouw specifieke sector. Omdat je online zaken doet of gaat doen, is een verzekering op het gebied van cyberveiligheid aan te raden.

12.  Personeel aannemen

Heb je hoge groeiverwachtingen en wil je personeel aannemen? Laat je werknemers dan een degelijke arbeidsovereenkomst tekenen. Neem contact op met je salarisadministratiekantoor om je te helpen een passend salaris en eerlijke secundaire arbeidsvoorwaarden vast te stellen. Informeer je werknemers goed over eventuele extra regels waaraan ze zich moeten houden. Zorg dat je op de hoogte bent van eventuele belangrijke arbeidsrechtelijke verplichtingen die je als werkgever hebt.