Voorraad tellen: alles over nauwkeurig inventariseren

Voorraad tellen: alles over nauwkeurig inventariseren


Opmerking van de redactie: Door de uitbraak van COVID-19 is het goed mogelijk dat je voorlopig geen klanten in je fysieke winkel kunt ontvangen. De gezondheid en veiligheid van je medewerkers, klanten en naasten gaan boven alles. Wil je als ondernemer toch nuttig bezig blijven en je zaak draaiende houden, dan is dit een goed moment om de klussen te klaren waarvoor je anders geen tijd hebt. Een van die klussen is het opstellen van je inventaris. Laten we bekijken hoe je dat doet en hoe je ervoor kunt zorgen dat je voorraden online, instore en in je kassasysteem overeenkomen.

 

Veel retailers stellen het opstellen van de inventaris liever uit. Waarom? Omdat het tellen van alle koopwaar in je winkel veel tijd en moeite kost.

De meeste ondernemers inventariseren buiten de gebruikelijke openingstijden van hun winkel, of ze sluiten de winkel tijdelijk om hun voorraden te tellen. Beide oplossingen zijn verre van ideaal. Maar ook al is inventariseren niet je favoriete klus, het is wel noodzakelijk om de nauwkeurigheid van je voorraadniveaus te garanderen, derving te beperken en te zorgen dat je altijd de juiste hoeveelheden op voorraad hebt om aan de vraag te voldoen.

In dit artikel komen de volgende onderwerpen aan bod:

 

Wat is inventariseren?

Bij een inventarisatie maak je een persoonlijke telling van alle producten in je winkel. Doorgaans wordt de inventarisatie uitgevoerd door een hiervoor aangewezen medewerker (of een team van medewerkers, afhankelijk van de omvang van de te tellen voorraad), die van elk artikel in je winkel en in je magazijn de voorraadhoeveelheden telt.

Daarna worden de voorraadhoeveelheden van elk artikel genoteerd, met pen en papier of digitaal in Excel. Inventariseren is ontzettend tijdrovend en veel retailers voeren deze klus dan ook maar eens per jaar uit.

Wil je een nauwkeurig overzicht hebben van je voorraadniveaus zonder álle artikelen te moeten tellen, dan kun je, zoals veel retailers, gebruikmaken van een methode die cyclustelling heet.

 

Wat is een cyclustelling?

Bij een cyclustelling, ook wel een gedeeltelijke inventarisatie genoemd, tel je voortdurend selecte delen van je voorraad. Het voordeel daarvan is dat je als retailer altijd een nauwkeurig beeld hebt van je voorraad zonder dat je overuren hoeft te maken of je winkel tijdelijk moet sluiten.

Cyclustellingen worden daarom ook beschouwd als een van de meest effectieve inventarisatiemethodes voor retailers. Je kunt ze dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoeren en op die manier voorkomen dat je regelmatig een volledige inventarisatie moet inplannen.

Hoe werkt een cyclustelling?

Voor een effectieve cyclustelling kies je eerst een specifieke afdeling (bijvoorbeeld de schoenenafdeling) of product (een type trui) in je winkel. Tel daarna hoeveel exemplaren je hebt en vergeet niet van alle exemplaren de SKU en de maat te noteren. Vergelijk daarna de getelde voorraad met de voorraadniveaus in je kassasysteem.

 

Waarom is inventariseren belangrijk?

Het doel van een volledige of gedeeltelijke inventarisatie is te controleren of de geregistreerde voorraad van je winkel (de voorraadniveaus die in je kassasysteem vermeld staan) overeenkomt met de daadwerkelijke voorraad.

Retailers gebruiken een combinatie van cyclustellingen en volledige inventarisaties om de voorraadniveaus in overeenstemming te brengen, derving vast te stellen en het hele jaar door goed zicht te houden op de voorraden.

 

Zeven tips voor een nauwkeurige inventarisatie

Volledige inventarisaties en cyclustellingen hebben elk zo hun eigen voordelen. Je kunt bijvoorbeeld elke week een cyclustelling uitvoeren en elke week in de rustige periode na de feestdagen een volledige inventarisatie inplannen.

Zie je het wel zitten om een volledige inventarisatie te combineren met regelmatige cyclustellingen? De volgende lijst bevat handige tips om je daarbij te helpen:

  1. Gebruik inventarisatietechnologie
  2. Kies je tellers met zorg
  3. Plan volledige inventarisaties vooraf in
  4. Maak een plattegrond van je winkel en je magazijn
  5. Voorzie je dozen en schappen van labels
  6. Informeer je inventarisatieteam
  7. Wees je inventarisatieteam dankbaar

 

1. Gebruik inventarisatietechnologie

De meeste retailers noteren de tellingen op papier of in een Excel-sheet, waarna ze de getelde hoeveelheden afstemmen met de gegevens in hun kassasysteem.

Deze methode werkt natuurlijk prima, maar er zitten wel wat haken en ogen aan. Je moet gegevens bijvoorbeeld twee keer invoeren, het proces kost veel tijd en is gevoelig voor menselijke fouten. Gebruik je een kassasysteem met voorraadbeheerfunctionaliteit, dan heb je waarschijnlijk ook een inventarisatiefunctie waardoor het je minder tijd kost om je voorraden te tellen.

Met de functie ‘Inventarisatie voorraad’ in Lightspeed kun je met behulp van een barcodescanner tellingen uitvoeren en afstemmen, en de gegevens van verschillende periodes vergelijken. Tel je voorraad sneller, los eventuele verschillen op en zorg dat de voorraadniveaus in je kassasysteem overeenkomen met die in je winkel.

Gebruik je Lightspeed al? Op onze supportpagina over inventarisatie vind je een stapsgewijze uitleg. 

2. Kies je tellers met zorg

Inventariseren vereist consistentie en oog voor detail. De medewerkers die je kiest voor je inventarisatie, moeten ervaren mensen zijn die hun taak serieus nemen en nauwkeurig kunnen werken.

Kies bij het samenstellen van je inventarisatieteam voor medewerkers die bekend zijn met je producten en die weten waar alles in je winkel en in je magazijn ligt. Eventueel kun je een minder ervaren medewerker toevoegen aan het team, zodat hij of zij kan leren inventariseren en in de toekomst als volwaardig teamlid kan worden ingezet.

Heb je een eenmanszaak en geen tijd om in je eentje een volledige inventarisatie uit te voeren, dan is een externe inventarisatieprovider wellicht een goede optie. Zij kunnen de volledige inventarisatie uitvoeren terwijl jij de kleinere cyclustellingen doet.

Onthoud dat de inventarisatieprocedures per provider kunnen variëren. Neem dus contact op met verschillende bedrijven om te vragen welk proces zijn volgen en wat de kosten zijn.

Enkele externe inventarisatiebedrijven die je kunt inschakelen:

 

3. Plan volledige inventarisaties vooraf in

Hoe meer producten je verkoopt, hoe tijdrovender de inventarisatie. Daarom is het belangrijk om vooruit te plannen en na te denken over wanneer (en hoe vaak) je volledige inventarisaties wilt uitvoeren.

Wanneer moet je een volledige inventarisatie uitvoeren?

Wanneer en hoe je een volledige inventarisatie moet uitvoeren, varieert per winkel. Sommige winkels beperken het aantal volledige inventarisaties tot een per jaar, andere voeren ze elk halfjaar of vaker uit.

Op zijn blog vertelt Bob Phibbs, The Retail Doctor, dat het beste moment om een volledige inventarisatie te doen het laatste weekend van januari (in de rustige periode na de feestdagen) of het einde van juli is, omdat je voorraadhoeveelheden in deze periodes het kleinst zijn.

Het is in ieder geval belangrijk dat je je inventarisatieplanning ruim van tevoren maakt en dat je je inventarisatieteam daarover tijdig informeert, zodat zij kunnen zorgen dat ze die dagen beschikbaar zijn.

Je wilt hoe dan ook voorkomen dat je je winkel moet sluiten tijdens de gebruikelijke openingstijden. Probeer je inventarisaties daarom buiten de openingstijden uit te voeren. Als dat geen optie is en je de winkel tijdelijk moet sluiten, laat je klanten dat dan per e-mail weten (MailChimp heeft een heel gebruiksvriendelijke e-mailontwerper) en hang een briefje op in je winkel.

Vertel je klanten waarom je de winkel sluit, wanneer de winkel weer open gaat en dat je natuurlijk gewoon bestellingen blijft verwerken via je webshop.

Gebruik je Lightspeed al? Je kunt MailChimp integreren met je kassasysteem om gepersonaliseerde e-mails en periodieke nieuwsbrieven te sturen naar de mensen op je mailinglijst te sturen.

 

4. Maak een plattegrond van je winkel en je magazijn

Geef je inventarisatieteam een plattegrond van je winkel en je magazijn, waarop je hebt aangegeven waar elk producttype zich bevindt. Daarmee maak je hun werk een stuk eenvoudiger.

Met een overzichtelijke plattegrond kun je eenvoudiger tellers toewijzen aan een specifiek product of een specifieke afdeling van je winkel. Zo houd je overzicht en zie je meteen welke voorraad door wie wordt geteld.

Bob Phibbs raadt retailers aan om elk rek, elk display, elke wand en elk schap op te nemen in je plattegrond en overal aan te geven welke productcategorieën zich daar bevinden.

Je ingevulde plattegrond kan ook dienen als een handige checklist tijdens het inventarisatieproces: zodra een afdeling is geteld en eventuele afwijkingen zijn vastgesteld, kun je die afdeling markeren als voltooid.

Houd bij welke afdelingen van je winkel je aan het tellen bent, welke al geteld zijn en welke afwijkingen je per afdeling en productcategorie hebt gevonden.

 

5. Voorzie je dozen en schappen van labels

Wil je de inventarisatie soepel laten verlopen en fouten zoveel mogelijk vermijden, dan zul je moeten zorgen dat je je zaken letterlijk op orde hebt. Losse pallets en verdwaalde producten zonder doos of verpakking leiden vaak tot afwijkingen die makkelijk voorkomen hadden kunnen worden.

Een van de manieren om je magazijn overzichtelijk te houden, is dozen waarvan de inhoud niet direct zichtbaar is, te voorzien van een label en ze per productsoort op te slaan (bijvoorbeeld alle jeans bij elkaar). Gebruik vaste opslaglocaties voor je producten en zorg dat je personeel de producten overeenkomstig categoriseert, en nooit producten plaatst waar ze niet thuishoren.

Tip: zorg dat je producten op de juiste plaats liggen voordat je begint aan je inventarisatie. Loop door je magazijn en winkel en controleer op verdwaalde of verkeerd geplaatste producten.

 

Zoek een oplossing voor categorieloze voorraad

Controleer voordat je begint aan de inventarisatie het rapport ‘niet gecategoriseerde voorraad’ (uncategorized Inventory) in je kassasysteem om te zien aan welke items geen categorie is toegewezen. Als je de voorraad goed op orde houdt in je kassasysteem, beperk je het aantal afwijkingen dat voorkomen had kunnen worden, vereenvoudig je voorraadplanning en –inkoop en verbeter je de nauwkeurigheid van toekomstige inventarisatierapporten. 

Gebruik je Lightspeed Analytics al? Met het rapport niet gecategoriseerde voorraad kun je categorieloze voorraad wegwerken voordat je gaat inventariseren.

 

6. Informeer je inventarisatieteam

Voordat je begint met inventariseren moet je zorgen dat alle leden van je inventarisatieteam op dezelfde golflengte zitten. Laat iedereen weten voor welke afdeling van de winkel of het magazijn ze verantwoordelijk zijn, laat ze zien hoe ze de getelde hoeveelheden moeten invoeren en bijhouden, en beantwoord eventuele vragen.

Neem de ingevulde plattegrond van je winkel door met je team, zodat ze weten waar ze de producten kunnen vinden die ze moeten tellen. Zo wordt het tellen en afstemmen van de voorraad veel eenvoudiger.

 

7. Wees je inventarisatieteam dankbaar

Deze tip is vooral van toepassing als je de inventarisatie buiten je gebruikelijke openingstijden uitvoert. Een gratis maaltijd of snacks en een drankje kunnen wonderen doen voor de tevredenheid van je medewerkers.

Inventariseren is een eentonig proces; je medewerkers presteren het beste als ze geen last hebben van dorst of een knorrende maag.

 

Voorraadafstemmen: los eventuele afwijkingen op

De kans is groot dat je voorraadafwijkingen vindt. Dan is het belangrijk de oorzaak van het probleem te achterhalen.

Tel uitschieters opnieuw

Trek niet meteen conclusies, maar maak een nieuwe telling van producten met een opvallende afwijking (naar boven of naar beneden).

In de meeste gevallen zijn afwijkingen het gevolg van inventarisatiefouten zoals een rekenfout of onjuist ingevoerde gegevens.

Meestal kun je vergelijkbare fouten in de toekomst voorkomen door medewerkers hun voorraad vaker te laten tellen. Met een barcodescanner kun je het aantal fouten veroorzaakt door een onjuiste invoer van gegevens en voorraadniveaus, drastisch verlagen.

Andere oorzaken van voorraadafwijkingen

Voorraadafwijkingen kunnen ook een vervelendere oorzaak hebben, zoals winkeldiefstal of diefstal door personeel. Mogelijk heb je te maken met diefstal of fraude door een medewerker en moet je de zaak onderzoeken, beveiligingsbeelden bekijken en passende juridische stappen nemen. 

Regelmatige cyclustellingen zijn in ieder geval een van de beste manieren om systematische afwijkingen vast te stellen en de juiste actie te ondernemen.

 

Een post-inventarisatiechecklist

Na de inventarisatie heb je nog wat belangrijke taken om de nauwkeurigheid van je voorraad te garanderen:

Dubbelcheck je inventarisatie 

Voordat je de voorraadniveaus van een product in je kassasysteem actualiseert, is het verstandig nog eens extra te controleren of de getelde hoeveelheden kloppen.

Dat kun je het beste doen door je tellers de voorraad meerdere keren te laten tellen. Of tel elke productcategorie met afwijkingen opnieuw.

Controleer je voorraadrapporten

De sleutel tot goed voorraadbeheer is je gegevens goed in de gaten houden en die gegevens om kunnen zetten in bruikbare informatie.

Gebruik voorraadrapporten van Lightspeed Analytics voor inzicht in je voorraadbehoefte: 

  • Lage voorraad notificatie rapport: gebruik het lage-voorraadrapport om de items te zien die goed worden verkocht en die bijna op zijn. Bestel ze voordat ze helemaal op zijn en zorg dat je aan de vraag kunt blijven voldoen.
  • Omloopsnelheidrapport: gebruik het omlooprapport om de omloopsnelheid van je voorraad te bekijken. Dit is de snelheid waarmee je de beschikbare voorraad verkoopt en je de voorraad moest aanvullen. Hoe hoger de snelheid, hoe meer exemplaren van dat item je verkoopt. Die informatie is handig voor toekomstige voorraadinkoop en -planning.

Bepaal je risicogebieden en beperk waardevermindering

Zodra je voorraad is geteld en je een duidelijk beeld hebt van de afwijkingen per winkelafdeling, kun je bekijken of er patronen te ontdekken zijn.

Bevinden de afwijkingen zich in bepaald deel van je winkel, bijvoorbeeld bij de uitgang of bij de duurdere producten? Bespreek je bevindingen met je verkoopmedewerkers en train ze in het herkennen van winkeldiefstal.

Vergelijk inventarisatierapporten met elkaar

Nadat je meerdere inventarisaties hebt uitgevoerd, kun je de resultaten met elkaar vergelijken. Herken je patronen? Misschien zie je dat de afwijkingen voor goedkope accessoires in de loop der tijd steeds groter worden. Dat is wellicht een teken dat je ze dichter bij je kassa moet plaatsen om diefstal te ontmoedigen.

In ieder geval is het vergelijken van inventarisaties de enige manier om patronen te herkennen en oplossingen te vinden.

 

Neem de tijd om je voorraad te tellen

Of je de inventarisatie nou uitvoert met pen en papier, in Excel of met slimme voorraadbeheersoftware zoals Lightspeed, een georganiseerde, systematische inventarisatie is de ruggengraat van een winstgevende winkel.

Goed voorraadbeheer en gedegen inventarisaties komen niet uit de lucht vallen; ze zijn het resultaat van een zorgvuldige planning, een helder voorraadbeheerproces dat wordt begrepen en gevolgd door medewerkers, organisatie op de winkelvloer en in het magazijn, en oog voor detail.

Gedegen voorraadbeheer leidt tot minder afwijkingen, snellere afstemming, voordeligere inkoop en efficiënter werkende medewerkers. Gebruik de tips uit dit artikel om je voorraadbeheer op orde te krijgen.

Break-even analyse: bereken jouw break-even punt

Break-even analyse: bereken jouw break-even punt