How-to: de perfecte factuur opstellen

In de horeca wordt er meestal direct afgerekend, maar in sommige gevallen zoals bij een bedrijfsfeest of catering wordt de rekening pas later betaald op basis van een factuur. Een goede factuur opstellen kan nogal veel tijd in beslag nemen, tenzij u slimme systemen gebruikt die je werk vereenvoudigen en tijd besparen.

Een goede factuur opstellen

De opmaak van een factuur heeft enkele wettelijk verplichte aspecten zoals jouw volledige bedrijfsgegevens, klantgegevens, datum en chronologisch opvolgend factuurnummer. Daarnaast dienen goederen en of diensten duidelijk beschreven te worden worden inclusief eenheid prijs, aantallen, het juiste BTW-tarief, en het totaalbedrag exclusief en inclusief BTW. Daarnaast kan het ook handig zijn om algemene voorwaarden toe te voegen die betrekking hebben op bijvoorbeeld de betalingstermijn en het uitblijven van betalingen.

Hoe vollediger de factuur  is ingevuld, hoe kleiner de kans is dat de Belastingdienst een boete oplegt. Per onjuiste factuur kan de boete oplopen tot wel € 5.278. Daarnaast zijn er, wanneer de factuur duidelijk is, geen vragen van de klanten, wat de betalingstermijn aanzienlijk verkleint.

Het opmaken van facturen in Word of Excel is een mogelijkheid maar omdat hier veel handmatige handelingen aan te pas komen is de kans op fouten erg groot en neemt het veel tijd in beslag. Daarom is het sterk aan te raden om aan de slag te gaan met een online facturatiesysteem. Dit zorgt ervoor dat bovenstaande punten automatisch worden overgenomen. Daarnaast hoef je het voor de kosten niet te laten, een online facturatie systeem zoals TheNextInvoice heb je al vanaf € 9,50 per maand. Hier kan je zelf verschillende facturatie templates aanmaken zodat elke factuur in je eigen huisstijl is opgemaakt.

Waar moet ik op letten bij het zoeken van een online facturatiesysteem:

1. Integratie met je kassasysteem

Een integratie met je kassasysteem zorgt ervoor dat je rechtstreeks vanuit het kassasysteem kan factureren. Je maakt dus, zoals je gewend bent, de bon op in het kassasysteem. Wanneer je de factuur wilt versturen klik je bij betaalmethode “per factuur” om de factuur op te maken.

2. Integratie met je boekhoudpakket

Een integratie met je boekhoudpakket zorgt ervoor dat verzonden facturen direct worden geboekt in je administratie. Dit zorgt ervoor dat je een gedeelte van het administratieve proces rondom factureren automatiseert.

3. Facturatiesysteem dat online betalingen ondersteunt

In een wereld waar alles digitaal gaat is het natuurlijk een pré dat een factuur digitaal verstuurd kan worden. Bij veel facturatiesystemen kan je namelijk je factuur “Track & Tracen”. Zo zie je of een factuur is verzonden, geopend en/of betaald is. Een belangrijk aspect wanneer je facturen sneller betaald wilt krijgen is het toevoegen van een betaallink. Deze betaallink verwijst naar een beveiligde pagina (zoals bij  webshops) waar de klant de mogelijkheid krijgt om een factuur online te betalen. Door een betaallink toe te voegen wordt de factuur tot 45% sneller betaald.

4. Facturen met betaallink

Stuur je gasten een factuur per mail & SMS inclusief betaallink. Op deze manier kunnen je gasten terwijl ze nog in het restaurant staan de factuur al voldoen. Facturen met betaallink worden tot 65% sneller betaald dan facturen zonder betaallink. 

Ga zelf aan de slag

Zoek een facturatiesysteem waarbij je gepersonaliseerde templates kan maken en waarmee je voldoet aan de wettelijke eisen. Wil je het administratieve proces volledig automatiseren? Bekijk dan ook de integratie mogelijkheden met Lightspeed en boekhoudpakketten. TheNextInvoice, partner van Lightspeed maakt het mogelijk om het facturatieproces vrijwel volledig te automatiseren, én koppelt aan boekhoudsystemen zoals Yuki en Exact Online. Zo kan u dankzij de templates binnen een minuut een nieuwe factuur opstellen en houdt u meer tijd over voor andere zaken.