Accounting en boekhouding voor restaurants: een gids voor beginners

Accounting en boekhouding voor restaurants: een gids voor beginners

Heerlijk eten, een uitstekende bediening en een fantastische restaurantbeleving: waarschijnlijk was dát wat je voor ogen had toen je besloot om je eigen restaurant te beginnen.

Dan is het heel begrijpelijk dat je veel minder interesse hebt in ‘die andere dingen’ binnen je bedrijf, zoals boekhouding en accounting.

Maar lees nog even verder. Want met een goede boekhouding wordt het veel makkelijker om je passie te vertalen naar een geweldig resultaat.

Daarom gaan we graag in op een paar algemene termen, rapporten en processen waarmee je meer inzicht krijgt in accounting en boekhouding voor restaurants. Of je nou zelf de boekhouding wilt doen of liever samenwerkt met een boekhouder of accountant, deze gids helpt je op weg.

We bespreken de volgende onderwerpen:

Blijf vernieuwen voor succes op korte en lange termijn

In deze bijzondere tijden hebben horecaondernemers te maken met diverse nieuwe uitdagingen. Download onze gratis gids en lees hoe je sterker uit de pandemie kunt komen.

 

Besteed aandacht aan je onkosten

We beginnen met onkosten.

“Restaurants werken met ontzettend krappe marges”, vertelt Paul Miller, accountant en algemeen directeur van Miller & Company. “Door de stijging van het minimumloon en het aantal overuren is het nog moeilijker geworden om winst te maken. Je werkt natuurlijk met beperkt houdbare producten en ook de seizoensgebondenheid van ingrediënten heeft grote invloed op de kosten van een restaurant. Als horeca-ondernemer moet je je daar bewust van zijn. Je moet een goed beeld hebben van alle vaste, variabele en gemengde kosten.”

Doe je de boekhouding zelf, dan zul je een zorgvuldige administratie moeten voeren en goed op de hoogte moeten zijn van je belastingverplichtingen. “Zorg dat je inzicht hebt in loonheffingen, omzetbelasting en de juiste manier om kosten toe te wijzen aan de verschillende soorten inkomsten en onkosten”, aldus Dennis Laporte, accountant en algemeen directeur van UHY.

 

Financiële gegevens om in de gaten te houden

Laten we nu kijken naar een aantal belangrijke financiële gegevens. Heb je een boekhouder of accountant, dan kan hij of zij je hierover uitgebreid informeren. Zo niet, dan is het waarschijnlijk handig om te weten wat de onderstaande financiële gegevens betekenen en wat ze zeggen over de staat van je bedrijf.

  1. Kosten van verkochte goederen
  2. Kostprijs van je restaurant
  3. Voedselkosten
  4. Dekkingsbijdrage
  5. Omloopsnelheid
  6. Winstgevendheid per menu-item
  7. Break-evenpunt
  8. Brutowinst
  9. Nettowinst

Kosten van verkochte goederen

De kosten van verkochte goederen (ook wel COGS; Cost Of Goods Sold) bestaan uit de totale kosten van alle ingrediënten die je gebruikt om menu-items te maken, inclusief garnering, kruiden en specerijen. Gemiddeld gaat een derde van de brutowinst van een restaurant op aan het betalen van de COGS. Het is een belangrijk cijfer voor je bedrijf, dus lees vooral ook onze complete gids met informatie over COGS en gebruik een formule om je eigen COGS te berekenen.

Kostprijs van je restaurant

Eenvoudig gezegd is de kostprijs van je restaurant alle kosten die je restaurant moet maken om gerechten, dranken en producten te verkopen (de hierboven genoemde COGS), plus de arbeidskosten van je vaste en tijdelijke personeel. Volgens de industrienormen liggen de productiekosten op ongeveer 55 tot 60%.

Voedselkosten

Je voedselkosten bestaan uit de kosten van je ingrediënten (voorraad) en de winst die die ingrediënten opleveren wanneer je menu-items verkoopt.

Je kostprijspercentage laat zien hoeveel van je totale omzet je uitgeeft aan ingrediënten en voedselvoorraden. Als je je kostprijs weet, kun je je menuprijzen bepalen en de winst maximaliseren. De voedselkosten zijn afhankelijk van het type restaurant, maar liggen doorgaans op 28 tot 35% van je inkomsten.

Dekkingsbijdrage

Dit is het verschil tussen de verkoopprijs van een product en de variabele kosten die je maakt voor de productie en verkoop ervan.

Omloopsnelheid

Dit is de frequentie waarmee je je voorraad aanvult als gevolg van de verkoop ervan.

De meeste restaurants hebben een zeer hoge omloopsnelheid omdat ze werken met verse producten. Dennis Laporte van UHY legt uit: “Meestal worden ingrediënten eens per week ingekocht, of vaker, afhankelijk van het type gerechten dat je serveert in je restaurant. De meeste restaurants gaan 45-60 keer per jaar door hun voedselvoorraad heen, en 10-12 keer per jaar door hun drankvoorraad.”

Winstgevendheid per menu-item

De gemiddelde gast weet het waarschijnlijk niet, maar er gaat een hele wereld schuil achter het bepalen van de prijzen op je menukaart. Concurrenten. Winstmarges. En de kosten van de bereiding van het gerecht. Het maken van een winstgevend menu is van groot belang als je winst wilt maken met je restaurant.

Break-evenpunt

Dit is het punt waarop de inkomsten al je kosten dekken.

In onze gids over het break-evenpunt van restaurants leggen we uit hoe je het break-evenpunt op twee manieren kunt berekenen: op basis van euro’s en op basis van eenheden.

Wanneer je het break-evenpunt berekent op basis van euro’s, schat je hoeveel inkomsten je restaurant moet genereren om aan het einde van een bepaalde periode kostendekkend te zijn.

Bereken je het break-evenpunt op basis van eenheden, dan bereken je hoeveel pizza’s, koffie en gerechten je moet verkopen om datzelfde doel te bereiken.

Brutowinst

Je brutowinst is het verschil in waarde tussen de verkoopprijs van een gerecht en de gemaakte kosten voor ingrediënten en materialen om dat gerecht te maken (je COGS).

Nettowinst

Je nettowinst is het bedrag dat je overhoudt van de brutowinst nadat je operationele kosten zoals salaris, belastingen, huur, energierekeningen, ingrediënten en materiaalhuur hebt betaald.

 

Zes handige financiële rapporten voor restaurants

Bij boekhouding voor restaurants komen ook een aantal essentieel rapporten kijken. Ze zijn belangrijk om zicht te houden op de financiële gegevens van je restaurant.

Bij voorkeur maak je dagelijkse omzetrapporten en analyseer je de omloopsnelheid van je tafels, de gemiddelde hoogte van de rekening per tafel, de omzet van voedsel en dranken, plus je normale maandelijkse balans en resultatenrekening.

We geven je een kort overzicht van een aantal belangrijke financiële rapporten:

  1. Winst- en verliesrekening
  2. Dagomzet
  3. Rekeningstelsel
  4. Kasstroomoverzicht
  5. Balans
  6. Beheersbare kosten

 

Winst- en verliesrekening

Dit is het overzicht van je inkomsten en onkosten in een bepaalde periode. Hoe meer details je opneemt in dit rapport, hoe waardevoller de informatie die je eruit kunt halen.

“Je kunt bijvoorbeeld je inkopen classificeren als de kosten van verkochte goederen en alle inkopen op een hoop gooien, of je kunt de kosten uitsplitsen in wijn, vlees, vis. De winst- en verliesrekening bevat al je inkomsten en uitgaven en laat zien of je winst maakt of niet”, aldus Miller.

Dagomzet

De dagomzet bevat je omzet van een dag per categorie: voor voedsel, dranken en btw. Dit rapport kun je doorgaans genereren met je kassasysteem.

Rekeningstelsel

Het rekeningstelsel helpt je je financiële transacties onder te verdelen in categorieën, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de financiële gezondheid van je restaurant.

Kasstroomoverzicht

Het belangrijkste financiële overzicht van elk bedrijf. Dit overzicht bevat je inkomstenbronnen en de manier waarop je je geld gebruikt. Het begint met je netto-inkomsten en vertelt je waar het geld is gebleven!

Balans

Dit is een overzicht van de activa, de passiva en het vermogen van je bedrijf. Het laat je zien wat je restaurant waard is. Bovendien geeft de balans je belangrijke ratio-analyses die je vertellen hoe het gaat met je bedrijf.

Beheersbare kosten

Met een beheersbare-kostenrapport krijg je een beeld van waar je bedrijf geld aan uitgeeft, wat mogelijk van invloed is op hoeveel je verdient en of er geld verloren gaat.

 

Drie handige boekhoudkundige processen om onder de knie te krijgen

Er zijn nog de volgende drie processen die handig zijn om te weten als je aan de slag gaat met boekhouding voor restaurants. 

Rekeningafstemming

Het eerste proces is rekeningafstemming. Dit is een handig boekhoudkundig proces dat elke transactie controleert tegen je rekeningen, zodat je eindsaldo klopt. Als dat niet het geval is, kan dat een teken zijn dat er geld verkeerd wordt gebruikt, of erger nog, wordt gestolen. 

Gebruik je boekhouding voor restaurants-integraties in combinatie met Lightspeed, dan worden de gegevens uit je kassasysteem automatisch gesynchroniseerd met je boekhoudsoftware. Zo verloopt het afstemmingsproces veel sneller en heb je minder kans op fouten als gevolg van handmatige invoer.

Crediteurenbeheer

Ten tweede hebben we crediteurenbeheer. Crediteuren zijn de bedragen die jij je leveranciers schuldig bent voor hun geleverde goederen en diensten. Denk aan je leveringspartners, maar ook energiemaatschappijen, je internetprovider en je huurbaas. 

Salarisadministratie

Tot slot: salarisadministratie. Dit gaat over meer dan alleen maar het loon dat je je personeel betaalt. Salarisadministratie beslaat alles van het salaris van je personeel tot hun secundaire arbeidsvoorwaarden zoals verlofdagen, verzekeringen en belastingen.

 

Een accountant inhuren voor je restaurant

Het bijhouden van je administratie is een behoorlijke klus. Eventueel kun je een gekwalificeerde en erkende professional inhuren om je te helpen.

“Nog voor je je bedrijf start, kan een accountant je al helpen bij het kiezen van je bedrijfsvorm en bij allerlei administratieve verplichtingen, zodat je later geen forse boetes krijgt”, aldus Paul.

Natuurlijk kun je zelf de financiën van je restaurant regelen, maar als je toch al niet goed bent met cijfers, is het verstandig de hulp van een expert in te roepen. “Of je een boekhouder inschakelt is vaak afhankelijk van je achtergrond en de tijd die je hebt om het werk goed uit te voeren”, geeft Dennis aan.

“Veel horeca-ondernemers kunnen wel bijhouden wat er binnenkomt, maar weten niet hoe ze een goede balans en inkomstenverklaring moeten opstellen. Het is sowieso verstandig een accountant in te schakelen voor de aangifte van de inkomstenbelasting en voor de jaarplanning.”

Een betrouwbare accountant vinden

Maar waar vind je een goede accountant?

Je kunt het volgende proberen:

 

Controle nemen over de financiën van je restaurant

Nu je een beter beeld hebt van boekhouden, is het tijd om beslissingen te nemen: ga je het zelf doen of schakel je hulp van buitenaf in? Omdat bedrijven in alle sectoren worden getroffen door de effecten van COVID-19, is het wellicht slim om zelf aan de slag te gaan met je boekhouding en administratie om de kosten laag te houden.

Op zoek naar tools die je daarbij kunnen helpen? Ons team van restaurant experts kan je alles vertellen over Lightspeed en de boekhouding-integraties. 

Dit is het ideale moment om grip te krijgen op je financiën. Doe je voordeel met deze boekhouding voor restaurant gids.