Zo manage je efficiënt je horeca personeelskosten

Horeca personeelskosten zijn meestal de hoogste werkgeverslasten. Horeca-ondernemers streven er gewoonlijk naar de personeelskosten tussen de 20% en 30% van de bruto-inkomsten te houden. Maar een chic restaurant met bediening zal waarschijnlijk een hoger percentage personeelskosten hebben dan een fastfoodrestaurant, omdat ze meer personeel nodig hebben om meer service te bieden.

Hoe houd je horeca personeelskosten onder controle?

Er is niet één gegarandeerd succesvolle manier om de loonkosten in een horecazaak te managen, want elke bar, restaurant en koffiebar is anders. Dat betekent dat de situatie rondom personeelskosten voor elke zaak uniek is, en op een andere manier beheerd zal moeten worden.

Als eerste stap kun je beginnen met het bijhouden van de personeelsbezetting via je horeca kassasysteem, maar daarna hangt het allemaal af van de unieke behoeften van jouw onderneming.

Dat gezegd hebbende, zijn hier een paar essentiële tips en trucs voor het berekenen en beheren van je horeca personeelskosten.

1. Groepeer je personeelskosten voor meer duidelijkheid
2. Begrijp je kostprijzen met een formule voor personeelskosten
3. Kijk verder dan de vraag “welk percentage van de omzet moeten personeelskosten zijn?”
4. Bespaar op personeelskosten met training en slimme roosters
5. Gemiddelde personeelskosten per type horecagelegenheid

1. Groepeer je personeelskosten voor meer inzicht

Door je personeel in groepen te verdelen, kun je zien welke functies het meest kosten. Deel front-of-house personeel zoals serveerders, gastheren en -vrouwen en barpersoneel in één groep in. Keukenpersoneel zoals koks en afwassers vormen ook een logische groep, net als managementpersoneel. Je kunt je personeel ook in groepen indelen op basis van of ze per uur betaald worden of een maandsalaris krijgen.

Horecazaken moeten ernaar streven de personeelskosten tussen 20-30% van de bruto-inkomsten te houden.

Als je je personeel helemaal verdeeld hebt, kun je vergelijken hoeveel elk team je kost. Je kunt ook kijken of je kunt sleutelen aan de combinatie van personeel die je tijdens elke dienst inroostert om je loonkosten omlaag te brengen. Als barpersoneel veel duurder is dan bedienend personeel, kun je proberen een barman te vervangen door twee serveerders. Als het werk nog steeds gedaan wordt en de avond zonder problemen verloopt, heb je al een manier gevonden om je personeelskosten omlaag te brengen.

2. Begrijp je kostprijzen met een formule voor personeelskosten 

Hoewel het berekenen van je kostprijzen misschien ingewikkeld klinkt, is het eenvoudiger dan je denkt en vertelt het je heel veel over de personeelskosten van je horecazaak.

Je kostprijs is de optelsom van je personeelskosten plus de kosten van verkochte goederen, ook wel ‘Cost of Goods Sold’ of COGS. COGS = de kosten om elk voedsel- en drankproduct op je menu te maken.

De kostprijzen van een horecazaak bedragen idealiter 60% of minder van de totale omzet, en vormen het grootste deel van de beheersbare uitgaven.

Om je kostprijzen te berekenen maak je een lijst van alle uurlonen, loonarbeid en loonbelasting en tel je het totaal van je personeelskosten op.

Dit is de meest gebruikelijke manier om horeca personeelskosten te berekenen. 

3. Kijk verder dan de vraag “welk percentage van de omzet moeten personeelskosten zijn?”

Personeelskosten berekenen als percentage van de omzet kan nuttig zijn. Maar als je de productiviteit van het personeel alleen op basis van dat percentage bepaalt, krijg je niet de mate van detail die nodig is om verbeterpunten te ontdekken.

Stel dat het bedrijfsbeleid is dat de personeelskosten als percentage van de omzet 20% of minder moeten zijn. Deze week loopt het percentage op tot 27%. Hoewel dit je vertelt dat je kosten hoger uitvallen dan verwacht, worden de personeelskosten niet onderverdeeld in verschillende categorieën, zoals serveerders, koks, runners, waardoor het onmogelijk is te bepalen waar het probleem zit.

Deze manier vertelt je ook niet op welk moment van de dag, de week of de maaltijdperiode de grootste afwijkingen kunnen optreden. Om echt te kunnen vaststellen waardoor de personeelskosten omhoogschieten, moet je een volledig en gedetailleerd beeld hebben.

Als je op deze manier naar de personeelskosten kijkt, hou je ook geen rekening met feestdagen of andere speciale evenementen die hogere personeelskosten kunnen rechtvaardigen. Het belangrijkste wat je over de personeelskosten moet onthouden is dat ze maar één deel van een geheel zijn – en soms zijn ze slechts een symptoom van een ander probleem. Probeer in plaats van overhaast de personeelskosten te verlagen eerst uit te zoeken wat er écht aan de hand is, in plaats van voor een snelle schijnoplossing te gaan.

4. Bespaar op personeelskosten met training en slimme roosters

Gebruik rooster- en urenadministratiesystemen om inzicht te krijgen in je personeelskosten. Deze systemen kunnen je ook vertellen of je werknemers soms te vroeg inklokken of tijd verspillen voordat ze echt aan het werk gaan, als je ze combineert met een snelle inspectie van hoe je personeel aan hun diensten begint. Probeer je gegevens om te zetten in visuele rapporten, bijvoorbeeld met grafieken, zodat je een snelle en overzichtelijke manier hebt om meerdere gegevensreeksen te evalueren en uitschieters te identificeren.

Als je investeert in de training van je personeel, is de kans kleiner dat ze vertrekken. Een goed getraind team is ook productiever, want gewaardeerde en gemotiveerde werknemers met een duidelijk pad voor professionele groei zullen minder snel vertrekken naar een ander restaurant dat deze dingen niet biedt, en helaas zijn dat er veel.

5. Gemiddelde personeelskosten per type horecagelegenheid

Goed, nu we de basics behandeld hebben, is het tijd om naar de gemiddelde personeelskosten van verschillende soorten horeca te kijken. Nu je weet dat de personeelskosten voor elke horecazaak anders zijn, kun je dat in gedachten houden terwijl je deze gemiddelden bekijkt om een idee te krijgen of je op de goede weg bent of niet:

• Fastfoodzaken: 25%. Zoals Chron uitlegt, kunnen “de personeelskosten van sommige fastfoodrestaurants zo weinig als 25 procent bedragen,” maar dat wil niet zeggen dat de personeelskosten niet hoger kunnen (of mogen) zijn. Als je erover nadenkt, is het logisch. Het eten gaat sneller, de winstmarges zijn hoger, en de arbeid is relatief ongespecialiseerd, waardoor deze minder kost.
• Zaken met bediening: 30%-40%. Aan welke kant van dit spectrum specifieke restaurants zitten, hangt af van “het menu en de uitgebreidheid van de bediening,” merkt Chron op. “De voedselkosten (inclusief drankjes) voor de restaurantsector lopen meestal uiteen van 28 tot 35 procent, afhankelijk van de stijl van het restaurant en de mix van de verkoop.”
• Chique zaken (‘fine dining’): Varieert, maar zit meestal rond de 40% of hoger. Een fine dine restaurant maakt veel ingrediënten zelf, waardoor de personeelskosten vele malen hoger zijn dan bijvoorbeeld een quick service restaurant waar je eenvoudig te bereiden gerechten verkoopt.

Het kassasysteem van jouw horecagelegenheid kan je helpen de prestaties en kosten van je personeel bij te houden, te identificeren waar ruimte is voor verbetering, en nog veel meer. Hulp nodig bij het kiezen van jouw horecatechnologie? Praat met een van onze horeca experts!