Leer alles over voorraadbeheer voor restaurants

Leer alles over voorraadbeheer voor restaurants

Voorraadbeheer is een belangrijk onderdeel van het runnen van je restaurant. Met een gedegen beheer van je productvoorraden zorg je dat de zaken probleemloos blijven verlopen. Doe je dat niet, dan kan dat gevolgen hebben voor je financiële resultaten. Horeca Nederland meldt in het AD dat de horeca voor 14% bijdraagt aan voedselverspilling in Nederland. Dat betekent dus dat een groot deel van de investeringen in voedingsmiddelen geen winst oplevert.

Door je productvoorraden in je restaurant goed in de gaten te houden, kun je de ROI op je ingekochte ingrediënten en voedingsmiddelen maximaliseren. Alle beetjes helpen in een sector waar de kosten hoog zijn en de winstmarges laag.

In dit artikel leer je de basisbeginselen van voorraadbeheer voor je restaurant. We vertellen je wat voorraadbeheer is en leggen veel voorkomende begrippen uit, geven je tips voor goed voorraadbeheer en delen een aantal tools die je daarbij kunnen helpen.

Bezoek onze COVID-19-hub met tips en informatie

Het laatste nieuws en informatie om je restaurant draaiende te houden

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is een manier om bij te houden welke producten je restaurant op een willekeurig moment op voorraad heeft, en hoe groot die voorraad is. Met die informatie kun je de voorraadinkoop verbeteren (dus niet te veel of te weinig inkopen),  de winst maximaliseren, en voorraadverlies als gevolg van diefstal, bederf of verspilling voorkomen, 

Heb je je voorraadbeheer goed op orde, dan kun je op een willekeurig moment precies vertellen:

  • Welke voorraad je hebt ingekocht en in welke hoeveelheden
  • Welke hoeveelheden er dagelijks worden verbruikt
  • Welke hoeveelheden er aan het einde van de dag over zijn

 Voorraadbeheer als middel tegen derving

Wil je precies weten waar het geld blijft dat je investeert in je productvoorraden, dan is het essentieel dat je het verbruik, de monetaire waarde en algemene niveaus van je voorraden nauwkeurig bijhoudt. Met die informatie kun je de kostprijs van je verkochte producten verbeteren en de winst maximaliseren.

Maar dat is niet alles. Als je weet wat de verhouding is tussen de voorraad die je inkoopt en je omzet, krijg je een beeld van voorraad die verloren gaat als gevolg van:

  • Verspilling
  • Fouten door je personeel
  • Personeelsmaaltijden
  • Diefstal
  • Compensatie aan ontevreden klanten 

 

Belangrijke begrippen met betrekking tot voorraadbeheer voor restaurants

Er zijn een paar begrippen die je echt moet kennen als je de kunst van voorraadbeheer onder de knie wilt krijgen:

  •  Technische voorraad
  • Verbruik
  • Verbruiksduur
  • Verschil

 

Technische voorraad

De technische voorraad is de voorraad (of de monetaire waarde van de voorraad) die een restaurant op dat moment in het bezit heeft. Kies bij het registreren van je technische voorraad één maateenheid (monetaire waarde of fysiek aantal) en blijf die eenheid gebruiken. 

Verbruik

Het verbruik is de hoeveelheid voorraad die in een bepaalde periode wordt gebruikt (uitgedrukt als monetaire waarde of als fysiek aantal). Je kunt het verbruik per dag, week of maand berekenen met behulp van de omzetrapporten van je kassasysteem

Verbruiksduur

De verbruiksduur is de hoeveelheid technische voorraad (uitgedrukt als monetaire waarde) gedeeld door het gemiddelde verbruik in een bepaalde periode. 

Als je bijvoorbeeld 70 kilo gehakt hebt en je 10 kilo per dag verbruikt, heb je een verbruiksduur van zeven dagen.

Afwijking

De afwijking is het verschil tussen de kosten van je product en de kosten van de verbruikte hoeveelheid.

Stel dat je in een week voor 500 aan bier verbruikt, maar je kassasysteem meldt dat je slechts voor 450 aan bier hebt verkocht. Je afwijking is dan – 50, wat wil zeggen dat er een hoeveelheid bier ter waarde van 50 ontbreekt in je boekhouding. 

 

Voorraadbeheer voor restaurants – Tips

Nu je op de hoogte bent van de basisbeginselen van voorraadbeheer en de bijbehorende begrippen, kijken we naar tips voor een nauwkeurige en consistente inventarisatie van je voedingsmiddelen.

Je voedselopslag ordenen

Als je opslagruimte een bende is, is inventariseren onbegonnen werk. De kans op herhaaldelijke fouten en inkopen in te grote of juist te kleine hoeveelheden is groter dan wanneer je een netjes geordende opslagruimte hebt.

Met de volgende tips zorg je dat je opslagruimte, magazijn en koeling het hele jaar door overzichtelijk blijven:

  • Groepeer items per categorie
  • Voorzie je schappen van labels

Stel een inventarisatieteam samen

Bij het tellen van je voorraden is consistentie de sleutel tot succes. Stel een team samen met enkele medewerkers die altijd verantwoordelijk zijn voor de inventarisatie. Deze medewerkers moeten ook verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van orders en het bijhouden van de voorraadgegevens.

Zodra je een team hebt samengesteld, maak je een inventarisatieschema. Laat je team de voorraden op hetzelfde tijdstip en op dezelfde dagen tellen. Wij adviseren de voorraden aan het begin en einde van elke dag te tellen.

Maak een spreadsheet van je voorraadverbruik

Het idee achter zo’n spreadsheet is dat je noteert hoeveel van een item je per dag verbruikt, hoeveel verloren gaat en hoeveel je uitgeeft aan je voorraad.

Door het voorraadverbruik per dag te registreren, krijg je een goed beeld van de in- en uitstroom van voorraden en kun je nauwkeuriger nieuwe voorraden bestellen. 

De inhoud van de spreadsheet varieert natuurlijk per restaurant, maar met de volgende items heb je een goede basis: 

  • Naam van het ingrediënt
  • Maateenheid
  • Verbruikte hoeveelheid
  • Kosten per eenheid
  • Totale kosten
  • Beginvoorraad
  • Eindvoorraad
  • Dagelijks verbruik
  • Hoeveelheid afval
  • Waarde afval

Leer je personeel inventariseren

Dit is vooral belangrijk voor restaurants met meerdere vestigingen: voorraadbeheer mag nooit de verantwoordelijkheid van één medewerker zijn. Managers, teamleiders en andere medewerkers moeten allemaal weten hoe ze moeten inventariseren zodat de voorraden altijd kunnen worden geteld, ook als een lid van je inventarisatieteam uitvalt.

Ook bedieningsmedewerkers en keukenpersoneel kunnen helpen bij de inventarisatie. Als er bijvoorbeeld iets wordt gemorst of bedorven blijkt, moeten je medewerkers dat direct melden, zodat deze informatie kan worden toegevoegd aan je spreadsheet.

Registreer elke dag je omzet

Door je omzet en voorraadniveaus elke dag te controleren, kun je sneller reageren op veranderingen. Als je bijvoorbeeld een bepaald gerecht veel vaker hebt verkocht dan verwacht en de ingrediënten daarvoor bijna op zijn, kun je ze tijdig inkopen. Zo kun je aan de vraag blijven voldoen en hoef je het gerecht niet tijdelijk van de kaart te halen.

Houd reservevoorraden aan

Voor ingrediënten met een hoog verbruik is het een goed idee een reservevoorraad aan te leggen.

Stel dat je hamburgers verkoopt. Dan is het slim extra frites op voorraad te hebben voor de momenten dat er onverwachts meer klanten komen. Houd wel rekening met de houdbaarheid van je reservevoorraad en vervang je oude reservevoorraad zo nodig door een nieuwe. Of bereid je personeelsmaaltijden met ongebruikte reservevoorraad om bederf te voorkomen.

Gebruik de juiste technologie

Het moge duidelijk zijn dat het bijhouden van je voorraden en omzet een tijdrovende klus wordt als je niet over de juiste tools beschikt. Met Lightspeed kunnen restauranthouders eenvoudig omzetrapporten per dag, week, maand en jaar genereren en hun voorraad beheren. Wil je nog dieper in je voorraadbeheer duiken, overweeg dan de volgende handige integraties te installeren:

Ga aan de slag met voorraadbeheer 

Voorraadbeheer is waarschijnlijk een van de minst leuke klussen van het runnen van een restaurant. Toch is het wel een heel belangrijk onderdeel, waarmee je kunt zorgen dat je bedrijf financieel gezond blijft.

Tijd om serieus aan de slag te gaan met voorraadbeheer. Houd alles nauwkeurig bij en zorg dat elke euro die je uitgeeft, bijdraagt aan je omzet.