Tips om de supply chain van jouw restaurant te verbeteren

Bevoorradingsketen en supply chain zijn misschien niet de meest sexy termen die bij het beheren en runnen van een restaurant komen kijken, maar ze zijn wel belangrijk. Als je niet goed je weg weet in hoe je de aankoop en bevoorrading van de grondstoffen, ingrediënten, producten en andere benodigdheden voor je restaurant moet beheren, kan dat wel eens voor onaangename verrassingen zorgen. “Waar moet ik beginnen?” Hier. Bij dit artikel. Beschouw deze blog als een snelle beginnersgids over restaurant supply chain en bevoorradingsketen. 

Navigeer naar één van de hoofdstukken van deze blog:

• Wat is de bevoorradingsketen van een restaurant?
• De relatie tussen restaurant supply chain en voorraadbeheer
• Supply chain best practices
• Hoe kan een efficiënte bevoorradingsketen je omzet boosten?

Wat is de bevoorradingsketen van een restaurant?

Technisch gesteld, is “bevoorradingsketen” een verzamelwoord voor alle fases die je moet doorlopen voor het verkrijgen van grondstoffen van bij de bron, het omzetten van die grondstoffen in verkoopbare producten en de verkopen of distribueren naar de gasten toe. 

Met andere woorden: het is de keten en processen tussen leverancier, restaurant en uiteindelijk gasten. De leverancier maakt of verkrijgt de grondstoffen, brengt die naar jouw restaurant, jij verwerkt die in de keuken en schotels deze aan gasten voor. 

Het beheer van een restaurant supply chain bestaat dus uit het toezien op en het actief beheren van je bevoorradingsketen voor maximale efficiëntie en waarde.

Dat start bij het ontwikkelen en onderhouden van relaties met leveranciers van levensmiddelen, met als doel om deze te verwerken tot maaltijden en te voldoen aan de vraag van gasten. Zoals het managen van personeel ervoor zorgt dat iedereen zo goed mogelijk presteert, zorgt het managen van de restaurant supply chain ervoor dat iedere schakel in de bevoorradingsketen weet wat er moet gebeuren.

Hieronder gaan we, stap voor stap, dieper in op de verschillende facetten van de bevoorradingsketen van een restaurant:

• Bevoorrading – dit deel start met op zoek gaan naar leveranciers van voedingsmiddelen voor restaurants, zoals landbouwers en groothandels in levensmiddelen, maar ook naar aanbieders van verpakkingen voor afhaalmaaltijden en papieren producten. Met deze leveranciers sluit je een overeenkomst.
• Logistiek – als de leverancier zelf niet levert, moet je op zoek gaan naar partners die de grondstoffen kunnen afleveren bij je restaurant. Natuurlijk beschikken de meeste leveranciers wél over eigen transport diensten, of werken ze samen met een extern logistiek bedrijf.
• Productie – de productie is het omzetten van grondstoffen in verkoopbare producten. Bij restaurant gaat het om de magie die in de keuken wordt verricht!
• Distributie – zorgen dat je verkoopproducten bij gasten terecht komen; een vervormde manier om de taak van je personeel te omschrijven. Maar distributie slaat op élke vorm van het verdeling van eten: zowel ter plaatse als voor afhaal als voor bezorging thuis.
• Voorraadbeheer – zicht houden op de ingrediënten in je voorraad om te weten wanneer, hoe vaak en in welke hoeveelheden deze moeten worden bijbesteld.

In een ideale wereld hoef je enkel overeenkomsten te sluiten met leveranciers om de supply chain van je restaurant in orde te brengen, en alles is geregeld. Helaas is de realiteit dat er heel vaak onderbrekingen in de bevoorrading van restaurants voorkomen, wat van grote invloed is op de sector, en is het dus nodig om die toeleveringsketen goed in het oog te houden.

Bijvoorbeeld, op het hoogtepunt van de pandemie konden veel mensen die in de landbouw of in de levensmiddelensector werkten, niet naar hun werk omwille van de beperkende maatregelen. Toen de horecasector na het opheffen van die maatregelen weer wilde opengaan, waren er minder grondstoffen beschikbaar, wat restaurants niet altijd in staat stelde om aan voldoende ingrediënten te komen om aan de vraag van hun terugkerende gasten te voldoen. 

Aangezien het aanbod dus klein was en de vraag groot, stegen de prijzen ook. Het gevolg? Heel wat restaurants probeerden de verhoging van de kosten van hun bevoorrading te compenseren door hun eigen prijzen te verhogen.

Wat we hiermee willen zeggen, is dat maar zelden rekening wordt gehouden met de restaurant supply chain, terwijl deze van grote invloed is op de dagelijkse commerciële activiteiten van restaurants.

De relatie tussen restaurant supply chain en voorraadbeheer

Voorraadbeheer voor restaurants is een belangrijk element van de bevoorradingsketen. Goed voorraadbeheer zorgt voor een goed functionerende keuken, een gezonde winst-verlies verhouding van ingrediënten, een betere foodcost en kostprijs van je restaurant en helpt enorm tegen voedselverspilling en bij het verminderen van horeca afval.

Voorraadbeheer betekent toezicht houden op de ingrediënten en benodigdheden die je in voorraad hebt om te weten wanneer deze op zullen raken en op welk moment je er meer van moet bestellen. Voorraadbeheer geeft je inzicht in je beslissingen op het gebied van vraag en aankoop.

Volgens een onderzoek van Oracle, zou 87% van de ondernemingen hun voorraden met 22% kunnen verminderen – en dus ook de daaraan gelinkte kosten – als ze hun supply chain beter in het oog zouden houden.

Hoe beter je je bevoorradingsketen beheert, hoe minder je hoeft uit te geven. En als je je aankoopbeslissingen kunt nemen op basis van exacte gegevens en vooruitzichten, in plaats van op je gevoel, is het ook eenvoudiger om alleen te bestellen wat je nodig hebt, niet meer en niet minder.

Restaurant supply chain best practices

Als je een beginner bent op het gebied van het beheer van de bevoorradingsketen van je restaurant, dan hebben we hieronder een paar best practices op een rij gezet:

• Zoek naar het beste aanbod – Of het nu gaat om leveranciers voor restaurants, software voor voorraadbeheer of partners voor het bezorgen van voedsel. Wanneer leveranciers in de horecasector met elkaar concurreren om jou als klant te winnen, sta je in een sterke positie om te onderhandelen over aankoopprijzen.
• Beoordeel je leveranciers regelmatig – Je bent niet verplicht om je hele leven te werken met dezelfde leveranciers, groothandels en logistieke dienstverleners. Beoordeel de prijs van je leveranciers minstens eenmaal per jaar – liefst vaker – en ga op zoek naar nieuwe leveranciers als het mogelijk is om elders een beter aanbod en een betere service te vinden. Maar zorg er vooral voor, dat je niet gebonden bent aan langetermijncontracten waar je niet van af kunt.
• Sluit je aan bij een collectief – Samen sta je sterker. Als je je aansluit bij een gezamenlijke inkooporganisatie kun je voor betere prijzen onderhandelen voor je benodigdheden dan wanneer je alleen bent.
• Zorg voor een naadloze en gestroomlijnde supply chain – Werk samen met restaurant leveranciers die meer dan één onderdeel van je bevoorradingsketen voor hun rekening kunnen nemen. Ga bijvoorbeeld op zoek naar leveranciers van voedingsmiddelen voor restaurants die ingrediënten verkopen en ook afleveren, zodat je deze niet zelf hoeft te gaan ophalen, of een externe logistieke dienst moet inhuren.
• Weeg de voor- en nadelen af van de zaken die je zelf kunt doen – Beoordeel welke onderdelen van je restaurant supply chain je (beter) in eigen handen neemt (of houdt) en welke kunnen worden uitbesteed. Als het bijvoorbeeld interessant is om een extra bedrag te betalen aan de leveranciers zodat deze de ingrediënten bij je restaurant komen afleveren in plaats van dat je ze zelf ergens op een markt moet gaan kopen, dan is het misschien verstandig om zelf zorg te dragen voor de bezorging van jouw etenswaren in plaats van dat je dit uitbesteedt aan derden.
• Zorg altijd voor de correcte voorraadniveaus – Wat is er erger dan een nieuw product op de markt te brengen waar niemand op zit te wachten? Dat veel mensen belangstelling hebben maar het niet kunnen kopen, omdat je restaurant geen ingrediënten meer heeft om het te bereiden. Wanneer je een nieuw gerecht onthult, kortingsbonnen verstuurt of acties opzet voor een bepaald gerecht, product of combo, zorg er dan voor dat er genoeg voorraad is om aan de verwachte grotere vraag te voldoen. Stem je marketinginspanningen af op de beschikbaarheid van de bevoorradingsketen. 
• Verhoog de supply chain efficiëntie van je restaurant met digitale tools – Technologische toepassingen voor de horeca, zoals online kassasystemen en applicaties, integraties en software voor het beheer van je restaurant supply chain, zorgen voor een beter verloop van steeds terugkerende maar belangrijke onderdelen van je restaurant operatie, zoals voorraadbeheer, herbevoorrading, communicatie met leveranciers en controle van leveringen. Met dergelijke hulpmiddelen kun je veel tijd besparen. Nog een stap verder qua efficiëntie doe je door een geavanceerd kassasysteem zoals Lightspeed Restaurant te koppelen met tools voor supply chain en voorraadbeheer. Op die manier kun je zelfs een groot aantal van deze stappen automatiseren.

Hoe kan een efficiënte bevoorradingsketen je omzet boosten?

Wanneer de ‘schakels’ van je restaurant supply chain informatie kunnen uitwisselen, kunnen ze ook beter met elkaar samenwerken. Zo’n samenwerking zorgt er namelijk voor dat je je restaurant beter kunt beheren, waardoor het eenvoudiger is om je winstmarges te vergroten. Maar een efficiënte en goedlopende samenwerking zorgt ook voor een lager risico, waardoor je geld kunt besparen.

Een efficiënte bevoorradingsketen helpt je ook te besparen op voorraadkosten. Zoals we eerder al zeiden, heeft het onderzoek van Oracle een verband aangetoond tussen inzicht in de supply chain en besparing op voorraadkosten. Hoe meer je weer over de herkomst van de benodigdheden voor je restaurant, de kosten en de gevolgen van tekorten, des beter je geïnformeerd bent als je aankoopbeslissingen moet nemen.

Tenslotte zorgt een goed georganiseerde restaurant supply chain ervoor dat je op de hoogte blijft en je gasten ook preventief kunt informeren bij verstoringen in de dienstverlening of in de bevoorrading. 

Restaurant supply chain is de spil van het horecawezen

Voilà. Het mag duidelijk zijn dat de bevoorradingsketen in de horeca belangrijker is dan mogelijk gedacht. We hopen dat je met de informatie uit dit artikel het nodige hebt bijgeleerd om het beheer van jouw restaurant supply chain onderhanden te nemen. 

De tools van Lightspeed vereenvoudigen niet alleen het beheer van de bevoorradingsketen, maar maken het runnen van een integrale horecazaak een stuk eenvoudiger. Benieuwd? Neem vandaag nog contact met één van onze experts voor meer informatie.