Hotel PMS en hotel POS systeem: wat is het verschil?

Hotel PMS en hotel POS systeem: wat is het verschil?

Als je in de hotelbranche werkt, heb je de termen POS systeem (Point of Sale system) en PMS (Property Management System) ongetwijfeld al eerder gehoord. Je weet dat beide systemen vaak samen worden gebruikt, maar weet je ook wat de verschillen tussen beide zijn?

Als je wilt investeren in meer geavanceerde technologie voor je hotel, is het belangrijk om te weten hoe een PMS en een POS (vanaf nu noemen we het ‘kassasysteem’) verschillen en hoe ze samenwerken. Beide hebben specifieke functies die essentieel zijn voor hotelmanagement, maar zoals we later zullen zien, gaan de meeste moderne, online kassasystemen en PMS-oplossingen verder dan waarvoor ze oorspronkelijk bedoeld waren.

Lightspeed Restaurant kan worden geïntegreerd met een verschillende PMS-oplossingen, waardoor de communicatie tussen de twee systemen vloeiender wordt. Laten we de verschillen uitlichten en kijken hoe ze samenwerken.

Laat je hotel en restaurant samenwerken als één

Richt je kassasysteem in zoals jij het wil. Koppel het aan je PMS systeem en bespaar tijd met tools en integraties die je werk makkelijker maken. Meer weten?

 

Kassasysteem (POS)

Een kassasysteem is een essentieel hulpmiddel, niet alleen voor hotels, maar voor elk bedrijf. Zoals de naam doet vermoeden, is dit het ‘punt’ in je bedrijf waar de verkoop plaatsvindt.

Ons traditionele beeld van een verkooppunt of kassa is een vast punt in een bedrijf waar transacties worden verwerkt, meestal met contant geld en papieren bonnen.

Dit is veranderd. Alle transacties die op een kassasysteem zoals dat van Lightspeed worden verwerkt, worden digitaal geregistreerd. Die gegevens kunnen je helpen bij verschillende andere gebieden binnen je bedrijfsmanagement, zoals verkoop- en voorraadrapportage, en de marketing van jouw hotel.

Iedereen die in een hotel werkt weet dat verkopen niet op één plek plaatsvinden. De meeste hotels hebben verschillende inkomstencentra (plaatsen die inkomsten genereren) onder één dak.

Gasten kunnen hun lunch bestellen in het restaurant van het hotel en zich daarna terugtrekken in de spa om een van de behandelingen te kiezen. Daarna gaan ze naar de hotelbar om een glas witte wijn te bestellen en ‘s avonds bestellen ze een diner op hun kamer.

Al deze transacties worden verwerkt in verschillende inkomstencentra (het hotelrestaurant, de spa, de bar en de roomservice). Waar de transactie ook plaatsvindt, het personeel kan de aankopen van gasten rechtstreeks op de rekening van hun kamer zetten.

Het personeel hoeft ook niet bij elk nieuw inkomstencentrum nieuwe tickets te openen. Gasten kunnen op de ene plaats een rekening openen en deze op een andere plek weer sluiten, zoals wanneer een gast wijn bestelt aan de bar en vervolgens op het terras dineert.

Andere functionaliteiten van het Lightspeed kassasysteem 

  • Pas je plattegronden volledig aan om je hotelrestaurant nauwkeurig weer te geven.
  • Maak en bewerk menu’s, en wijs ze toe aan verschillende apparaten met behulp van menu tools.
  • Lokaliseer trends en gebruik gegevens met ingebouwde rapportage.
  • Bedien gasten en neem overal bestellingen op met een iPad 
  • Wijs gebruikersrollen en machtigingen toe aan bar-, keuken- en bedienend personeel.

 

Property Management System (PMS)

Een hotel-PMS helpt personeel en management bij het afhandelen van alle belangrijke facetten van hotelmanagement. Dit omvat boekingen, check-ins, huishouding, klantenservice en facturering en betalingen.

Maar moderne hotel-PMS-oplossingen kunnen nog veel meer. Op een modern, digitaal, cloudgebaseerd PMS kun je:

  • gegevens van gasten verzamelen om je marketing te ondersteunen en om gepersonaliseerde gastervaringen te bieden.
  • een gedetailleerd overzicht van de kamerstatus geven, zodat het management kan zien welke kamers zijn gereserveerd, welke bezet zijn en welke moeten worden schoongemaakt – allemaal vanaf één dashboard.
  • gemakkelijke toegang tot gedetailleerde informatie over kamers geven, zoals bijvoorbeeld het uitzicht dat ze hebben, specifieke faciliteiten, prijzen, enzovoort.
  • deze met de boekhouding en het inkomstenbeheer integreren om een duidelijk overzicht te krijgen van inkomsten, uitgaven en seizoenstrends.

 

Hoe werken een kassasysteem en een hotel PMS samen?

De belangrijkste manier waarop een kassasysteem en hotel PMS samenwerken, is door elkaars gegevens te delen om de gasten een naadloze ervaring te bieden tijdens hun hotelverblijf.

Als een gast incheckt, wordt zijn informatie op je PMS automatisch gesynchroniseerd met je kassasysteem. Zodra een gast iets op de rekening van zijn kamer wil zetten, kan het personeel het kassasysteem gebruiken om hem op naam of kamernummer te zoeken.

Zoals we al hebben geschreven, kunnen gasten tijdens hun verblijf aankopen doen bij verschillende inkomstencentra. Dit is eenvoudig af te handelen als je je kassasysteem eenmaal met je PMS hebt geïntegreerd. Voeg een ‘charge room’-optie toe aan je betaalmethoden en de gegevens worden opgeslagen op je PMS.

Deze informatie kan vervolgens naar je PMS worden geëxporteerd en op de rekening van de kamer van de gast worden gezet, waardoor een probleemloze communicatie tussen de twee systemen mogelijk is en de klantenservice sneller zal lopen.

Een integratie tussen het restaurant kassasysteem en de hotel PMS zorgt ook voor een nauwkeurigere boeking van inkomsten. Of de gasten van je restaurant nu in je hotel verblijven of binnenlopen om te genieten van je hotelrestaurant, de inkomsten van beide worden naar je PMS gestuurd zodat je een volledig beeld krijgt van al je inkomsten uit eten en drinken.

 

Welk PMS is geschikt voor je hotel?

Oracle: rekening-op-kamerfunctionaliteiten en gecentraliseerde klantprofielen

Lightspeed Restaurant was de eerste online software die integreerde met Oracle’s OPERA Cloud. Sindsdien werken de twee systemen naadloos samen.

Oracle Opera werkt samen met Lightspeed om de bonnen van gasten naar hun hotel PMS te sturen. Dit betekent dat de uitgaven van de gasten automatisch op hun rekening worden bijgeschreven en aan het einde van hun verblijf in rekening worden gebracht. Of ze nu geld hebben uitgegeven in het restaurant of in de spa, het komt allemaal op hun eindafrekening terecht.

Met Oracle Opera kun je ook gecentraliseerde klantprofielen maken, dus nadat een gast een keer in een van je hotels heeft overnacht, worden de gegevens voor al je locaties opgeslagen. Dit betekent dat als je meerdere locaties hebt, gasten gepersonaliseerde klantenservice kunnen krijgen, waar en wanneer ze ook bij jou verblijven.

 

MEWS – contactloos inchecken en verbeterde communicatie

Een PMS zoals MEWS kan je hotel helpen zich aan te passen aan de nieuwe norm van sociale afstand en contactloze klantervaring. Met de Virtual Concierge-app van PMS, ‘Navigator’, kunnen gasten naadloos inchecken vanaf hun telefoon, waardoor ze geen extra tijd aan de receptie hoeven door te brengen. Zo voldoe je aan alle sociale afstandsmaatregelen die je in je hotel moet volgen.

De Navigator-app maakt ook een snelle en duidelijke communicatie tussen personeel en gasten mogelijk. Gasten kunnen direct berichten sturen naar het personeel met vragen over hun verblijf, verzoeken om schoonmaak en nog veel meer. 

Door een soepelere gastervaring te creëren, helpt MEWS ruimte en middelen vrij te maken om hotelactiviteiten vlot te laten verlopen.

 

ManCloud – Plannen en opvolgen was nog nooit zo eenvoudig

ManCloud is een innovatief PMS voor hotels, hostels of ketens van 5 tot 100+ units groot. Het systeem is een PMS, Channel Manager, Booking Engine en POS in één. Je verliest daardoor geen tijd aan routinetaken of administratie, en houd meer tijd over om je prijzen en bezettingsgraad te optimaliseren. 

Het is een online PMS systeem waarmee je overal en op elk toestel met internet bereikbaar bent. Alle informatie wordt overzichtelijk en op een intuïtieve manier weergegeven, waardoor nieuw personeel het systeem in een mum van tijd onder de knie heeft. 

 

Hotel PMS-checklist

Niet alle PMS-systemen zijn op dezelfde manier gemaakt. Om je te helpen het ideale PMS te vinden dat je met je kassasysteem kunt koppelen, hebben we zeven vragen op een rij gezet die je moet stellen als je op zoek bent naar een nieuwe oplossing.

1. Hoe eenvoudig is het in het gebruik?

De krachtigste technische oplossing zal niet helpen als je personeel het moeilijk vindt om deze te gebruiken. Moeilijke programma’s verminderen de efficiëntie en je team zal de tool niet optimaal benutten. Dan is het een slechte investering, aangezien je medewerkers zich gefrustreerd voelen door het programma en jij niet je geld eruit haalt.

Houd altijd rekening met gebruiksgemak als je op zoek bent naar een nieuwe technische tool. Vraag de provider hoe lang de installatie duurt, hoe lang de onboarding voor nieuwe gebruikers is en of ze een gratis of betaalde training aanbieden als je je aanmeldt. Tegenwoordig bieden veel technologieproviders trainingen en tutorials aan waar hun klanten op elk moment gratis toegang toe hebben. Vooral in een branche met een hoge omzet, zoals de horeca, is dit waardevol omdat je hiermee snel en gemakkelijk nieuw personeel kunt opleiden. Vergeet niet om hier tijdens je onderzoek naar te vragen!

Zoek vervolgens uit wat huidige klanten vinden door collega’s in de branche te vragen of door reviewsites zoals Hotel Tech Report te bekijken. Probeer als laatste een gratis proefperiode of op zijn minst een demo. Vooral in een branche als de horeca waar het personeelsverloop hoog is, wil je ervoor zorgen dat nieuwe teamleden gemakkelijk aan de slag kunnen in plaats van dagen te besteden aan training voor elk softwarepakket dat je gebruikt.

 

2. Kan het worden geïntegreerd met andere applicaties?

Het gebruik van open apps die gemakkelijk met elkaar kunnen worden geïntegreerd, is de sleutel tot het opzetten van de technische infrastructuur van je hotel.

Echte tweerichtings-integraties betekenen dat de gegevens die door het ene systeem worden gemaakt (bijvoorbeeld de factuur van de roomservice die een van je gasten bestelt) automatisch naar een ander systeem worden gestuurd (die roomservicerekening wordt automatisch in rekening gebracht op de creditcard in het klantprofiel in je PMS) zonder menselijke tussenkomst.

Integraties zijn essentieel om gasten een probleemloos verblijf te bieden en tegelijkertijd de operationele complexiteit voor je medewerkers te minimaliseren; een win-winsituatie. En je hoeft niet eens technisch onderlegd te zijn om je systemen te integreren.

De Mews Marketplace helpt je zodat je eenvoudig nieuwe programma’s die makkelijk kunnen worden geïntegreerd kunt testen en implementeren.

Zonder het gedoe van factureren of instellen, kun je nieuwe tools selecteren en implementeren vanuit je PMS-dashboard . Bijvoorbeeld applicaties of je spa, evenementen, faciliteiten, inkomstenbeheer, distributie, business intelligence en upselling. Je kunt ook beginnen met het automatiseren van activiteiten, waardoor je kostbare tijd bespaart en de gastervaring naar nieuwe hoogten brengt. Een plug-and-play marktplaats is de beste manier om je bedrijf te blijven optimaliseren.

Aan de andere kant: als een technische oplossing geen open API heeft, kunnen de kosten behoorlijk oplopen bij het koppelen van je applicaties.

 

3. Is het online (in de cloud)?

Tegenwoordig schakelen veel industrieën over naar online en de horeca is geen uitzondering. Online software programma’s hebben veel voordelen, waaronder verbeterde efficiëntie, kosteneffectiviteit, toegankelijkheid, flexibiliteit en betere gegevensbeveiliging.

Je kunt ze als ‘toekomstbestendig’ beschouwen, omdat tech-providers hun producten gemakkelijk kunnen updaten om aan de nieuwste ontwikkelingen te voldoen of extra integraties kunnen toevoegen. Dat gebeurt online, dus je krijgt direct toegang tot deze updates zodra ze live zijn en je hoeft niet te wachten op technische ondersteuning om je systeem handmatig te upgraden, wat vaak zowel tijd- als kostenintensief is.

 

4. Is het klantgericht?

In de horeca is het uiteindelijke doel van het implementeren van een nieuwe technische oplossing het verbeteren van de service en de ervaring die je gasten kunt bieden. Dit geldt als gasten zelf een applicatie gebruiken, maar ook als het je personeel helpt efficiënter te werken.

Vooral bij het zoeken naar een applicatie die door klanten kan worden gebruikt (bijvoorbeeld een chat-app of een reserveringstool), moet het gastgerichte gedeelte gebruiksvriendelijk, leuk, boeiend en geoptimaliseerd voor mobiel zijn. Het gebruik van innovatieve concepten zoals online inchecken, Apple Wallet of een mobiele kamersleutel is een geweldige manier om een blijvende positieve indruk te geven en gasttevredenheid en loyaliteit op te bouwen.

Naast het verbeteren van de gastervaring, moet een goede PMS ook een goede service bieden aan het hotel dat er gebruik van maakt. Klantenservice moet 24 uur per dag gratis en gemakkelijk toegankelijk zijn via e-mail, een hotline of een module op het dashboard. Helaas verschuilen te veel PMS-providers zich achter onpersoonlijke e-mailadressen en duurt het langer dan gewenst om vragen van klanten te beantwoorden en op te lossen. Bespaar jezelf deze moeite en vraag vooraf welke ondersteuning je kunt verwachten. Naast het stellen van vragen aan de aanbieder, kun je ook online beoordelingen lezen om erachter te komen hoe goed voor huidige klanten wordt gezorgd.

 

5. Gebruikt het AI?

De mogelijkheden van AI groeien elke dag. Laat je bedrijf daarvan profiteren! Of het nu gaat om back-of-house-applicaties die je helpen je voorraad te optimaliseren of gastgerichte software zoals intelligente communicatie-apps, de mogelijkheden worden steeds beter en interessanter.

Sommige applicaties kunnen je bijvoorbeeld helpen de hoeveelheid gasten te voorspellen op basis van gegevens uit het verleden, huidige trends, gebeurtenissen en zelfs het weer. Stel je eens voor hoe praktisch het zou zijn om een betrouwbare vraagvoorspelling voor je bar of restaurant te krijgen op basis van datapunten waaraan je niet eens had gedacht.

Andere AI-programma’s helpen de communicatie met gasten te stroomlijnen tijdens het boekingsproces en in de periode voordat ze op je locatie aankomen. Chatbots kunnen bijvoorbeeld restaurantreserveringen aannemen en voorkeuren, allergieën of verzoeken zoals een verjaardagstaart vastleggen.

 

6. Is gegevensbeveiliging gegarandeerd?

Controleer zorgvuldig de technische tools die je overweegt, stel de provider vragen over hoe zij gegevens beheren, wie de eigenaar is en wie verantwoordelijk is voor het veilig houden ervan. Professionele productrecensies door experts uit de branche zijn een andere goede plek om informatie over gegevensbeveiliging te vinden.

Controleer niet alleen hoe het technologiebedrijf gegevens veilig opslaat, maar ook welke maatregelen jij kunt nemen om maximale gegevensbeveiliging te garanderen.

 

7. Hoe is het geprijsd?

Hoewel dit misschien voor de hand liggend klinkt, is het het vermelden waard, omdat er enkele valkuilen en onaangename verrassingen kunnen voorkomen. Vaak wordt er niet met één vast bedrag geadverteerd omdat de uiteindelijke prijs afhankelijk is van het type pakket dat je kiest, hoeveel services en add-ons je wilt en verschillende andere variabelen. Bij het controleren en vergelijken van prijzen is het belangrijk om te begrijpen hoe je tarieven worden berekend en welke eenmalige kosten je moet dragen.

Controleer onder meer eenmalige installatiekosten, hardware die je mogelijk moet kopen (en hoeveel stuks), maandelijkse abonnementskosten, commissies op verkopen die je genereert, onderhoudskosten, extra kosten voor integraties met andere programma’s en de annuleringsvoorwaarden.

De meeste tech-providers bieden verschillende pakketten aan voor grote, middelgrote en kleine bedrijven. Maak je keuze zorgvuldig, zodat je niet te veel geld uitgeeft aan functies en services die je niet nodig hebt.

 

Bereik een probleemloze gastervaring door gestroomlijnde integraties

Hoewel het een uitdaging kan lijken om je ideale horeca-techset-up te creëren, zal het zich uitbetalen als je de tijd neemt om deze in kaart te brengen.

Van verbeterde efficiëntie, gelukkiger personeel, enthousiaste fans en een beter resultaat: een krachtig kassasysteem en PMS combinatie kan je hotel vooruit helpen. Benieuwd wat Lightspeed voor jou kan betekenen? Neem contact op!