Typ hierboven en klik Enter om te zoeken. Klik Esc om te annuleren.

Horeca

Via QR-code bestellen: horeca tech in tijden van personeelstekort 

Via QR-code bestellen: horeca tech in tijden van personeelstekort 

De corona crisis heeft tot een serieuze transformatie van het consumptiegedrag en- gewoontes van de moderne horecagast geleid, en de horecasector in zijn geheel stevig door elkaar geschud. Hoewel de sector zich met ups and downs heeft heruitgevonden en de Horeca 2.0-versie zich heeft voorgesteld als strijdvaardiger, bekwamer en meer flexibel dan ooit, heeft de crisis ook gezorgd voor een impactvol en aanhoudend probleem: een algemeen tekort aan personeel.

De sector die tot niet zo lang geleden overspoeld werd met enthousiaste kandidaten en eerder te kampen had met andere personeelsgerelateerde problemen zoals arbeidskosten, staat nu te popelen om geld neer te leggen voor getalenteerde werknemers en worstelt intens met het invullen van een groeiende lijst aan openstaande vacatures.

Moderne problemen vragen om moderne oplossingen en dat is ook net wat de horecasector heeft gedaan: zich wenden tot de kracht en het potentieel van digitalisering en automatisering. Beide concepten waren in grote horecaketens met talloze filialen al even aan een stevige opmars bezig, maar zijn sinds het uitbreken van de pandemie in een stroomversnelling beland. 

Eén van de meest populaire en snelst geïmplementeerde technologieën is het bestellen via QR-codes in de horeca. QR-codes blijken een absolute reddingslijn te zijn voor horecazaken die proberen hun bediening in stand te houden te midden van personeelstekort. Zozeer zelfs dat meer dan de helft van de ondervraagde restauranteigenaren (54%) voor ons State of the Hospitality Industry-rapport het ermee eens is dat de invoering van nieuwe technologieën in de afgelopen twee jaar van cruciaal belang is geweest voor hun voortbestaan.

In deze blog gaan we dieper in op de voordelen van bestellen via QR-codes en hoe het automatiseren van het bestelproces in jouw horecazaak je kan helpen om de gestaag toenemende stroom van terugkerende gasten op te vangen met beperkt personeel. In het bijzonder zullen we het hebben over:

Lightspeed Restaurant in actie zien?

Of je nu een bar, hotel, restaurant of fastfoodketen runt, ons geavanceerd kassasysteem vereenvoudigt je dagelijkse workflow, van contactloze bestel- en betaalopties aan tafel tot reserveringen, online bestellen en afhalen, en maaltijdbezorging. Schrijf je nu in voor onze aankomende webinar en ontdek hoe Lightspeed jouw zaak naar een hoger niveau kan tillen.

Wat zijn QR-codes? 

Quick Response codes zijn de moderne, meer geavanceerde varianten van bar- of streepjescode. In plaats van statische informatie weer te geven bij het scannen, kan de maker van een QR-code beslissen om een bepaalde actie uit te voeren wanneer de code gescand wordt. Bij het bestellen via QR-codes in de horeca gaat het meestal om het openen van een URL die naar de menukaart of het online bestelplatform van de horecazaak leidt. 

QR-codes zijn gratis en kunnen door iedereen aangemaakt worden. Aangezien zowat elke moderne smartphone in staat is om QR-codes te scannen of lezen, bespaart dit horecagasten de tijd om een URL over te typen of manueel naar de website van een restaurant te gaan, en tegelijkertijd maakt het fysieke menukaarten – wat zeker van belang was tijdens de diepste dalen van de pandemie – overbodig.

Hoe kun je gasten laten bestellen via QR-codes?

Uw gasten via QR-codes laten bestellen is een handige manier om jouw menu en bestelproces te digitaliseren. Door simpelweg een vaste QR-code op tafels of toonbanken te plaatsen, kunnen gasten met hun smartphone het menu raadplegen en – indien je over een online bestelproces beschikt – hun bestelling plaatsen. 

Terwijl het bestellen via QR-codes in de horeca aanvankelijk enorm in populariteit/noodzaak is gestegen in het begin van 2020 als de ideale manier om fysiek contact tussen gasten, personeel en menukaarten te beperken, zijn QR-codes ondertussen uitgegroeid tot belangrijke bestel tools voor restaurants die kampen met personeelstekort.

Bestellen met QR-codes: stap voor stap 

  • Stap 1: Gasten kunnen met hun telefoon een QR-code scannen.
  • Stap 2: Jouw digitaal menu verschijnt op hun telefoon (voor de meeste oplossingen is dit simpelweg in een browser, dus is het niet nodig om een app te downloaden of een account aan te maken).
  • Stap 3: De klant kijkt naar het menu, plaatst een bestelling en betaalt – allemaal via hetzelfde platform.
  • Stap 4: Bestellingen worden direct naar je kassasysteem en de respectievelijke printer (d.w.z. keuken/bar) gestuurd.

Hoe werkt online bestellen voor restaurants?

Online bestellen staat gasten toe, naast het raadplegen van het menu, ook effectief bestellingen te plaatsen via hun smartphone, tablet of computer – zolang ze over een internetverbinding beschikken. Hier gaat het zowel over elke vorm van bestelling – ter plaatse, takeaway of delivery. 

Terwijl veel restaurants ongetwijfeld takeaway-opties aanbieden en ook via externe maaltijdbezorgplatformen werken, staat het integreren van online bestellen met je horeca kassasysteem je toe om al je bestellingen – zowel online bestellingen voor afhaal en bezorging als bestellingen ter plaatse – op één plek te beheren. Zo’n integratie vermindert niet alleen de tijd die je moet steken om de administratie en boekhouding van elk onderdeel bijeen te brengen, maar maakt het ook makkelijker om de totaalomzet en dagafsluiting van je dag, week of maand met één klik te bekijken.    

Wat zijn de voor- en nadelen van het bestellen via QR-codes in restaurants

De nadelen

Zoals bij elke nieuwe technologie is het belangrijk om na te gaan of jouw zaak er daadwerkelijk voordelen uit kan halen. Overweeg daarom het volgende voor je iets nieuws in je onderneming implementeert.

Nadeel #1: abonnements- en transactiekosten

Aan het aanbieden van bestellen met QR-codes hangt een prijs. De meeste oplossingen rekenen een vast maandelijks tarief en een percentage op de transactiekosten van elke bestelling.

Prijsstructuren

  • Sommige providers rekenen geen maandelijkse abonnementskosten, maar hogere transactiekosten, terwijl anderen een maandelijks bedrag en lagere transactiekosten in rekening brengen;
  • Maandelijkse abonnementen voor QR-platforms variëren van €35,- tot meer dan €100,- per maand, afhankelijk van de provider en het serviceniveau;
  • Transactiekosten zijn vaak een paar procent, en hangen ook af van provider tot provider – vergelijk daarom zeker enkele opties.

 Voor de meeste horeca-ondernemers is de prijsstructuur dikwijls de grootste bekommernis.

Nadeel #2: verandering in service en klantervaring

Bestellen via QR-codes aan tafel is en blijft ongetwijfeld een populaire trend. Evengoed hebben zowel de horecasector als horecagasten hun  bedenkingen bij deze nieuwe manier van bestellen.

Voor de industrie: veranderingen in service en dienstverlening

Het bedienend personeel van jouw zaak zal een extra service moeten geven: naast het aanbieden van het menu en de specialiteiten, moeten ze ook uitleggen hoe gasten hun bestellingen kunnen plaatsen. Gelukkig is het proces van QR-code bestellen eenvoudig, maar de kans bestaat dat jouw personeel sommige gasten zal moeten begeleiden in het gebruik van deze technologie.

Voor gasten: verandering van een eeuwenoude traditie

De introductie van QR-codes schudt een eeuwenoude besteltraditie grondig doorheen. Gasten die voorgaand klaar waren om hun bestelling te plaatsen, zochten vaak oogcontact met het bedienend personeel, om vervolgens met een glimlach aan te geven dat ze klaar zijn om te bestellen. Het daaropvolgend dialoog over voorkeuren, aanbevelingen en extra uitleg van het personeel bij vragen van de gasten is voor een horeca-eigenaar wellicht niet de meest efficiënte manier van bestellen, maar het is wel iets wat gasten kennen en waar ze aan gewend zijn. Het vervangen van dit aangeleerde gedrag door een nieuwe manier van bestellen, verandert (hoe welkom of ongewenst ook) de vertrouwde eetervaring. Hoewel QR-bestellen aan tafel is ontworpen om inefficiënties aan te pakken en workflows te stroomlijnen, brengt het een verandering voor iedereen met zich mee.

Nadeel #3: vertraagde uitbetalingen kunnen cashflow beïnvloeden

Doorgaans gaat het bestellen via QR-codes ook gepaard met betalen. In dat geval is de aanbieder van het bestelplatform of -applicatie ook het betaalkanaal. Die aanbieder stuurt bestellingen door, verwerkt de betalingen, trekt transactiekosten af en stort het geld op de bankrekening van de horecazaak. Terwijl sommige providers uitbetalingen op dezelfde dag aanbieden, kan het bij andere een paar dagen duren voordat ze zijn verwerkt, wat een invloed kan hebben op de cashflow van een horecazaak. 

De voordelen

Gelukkig zijn er ook een rits interessante voordelen aan het bestellen via QR-codes in de horeca. Zeker sinds het aanbreken van de pandemie en het aanhoudend personeelstekort in te horeca, is het een oplossing die aan kracht blijft winnen – en dat is niet voor niets. 

Voordeel #1: verhoging van de gemiddelde bestelwaarde 

Data van vele aanbieders van QR-code diensten laat blijken dat de gemiddelde bestelwaarde doorgaans toeneemt bij digitaal bestellen dan wanneer een bestelling van persoon tot persoon wordt doorgegeven. Wanneer gasten via QR-codes bestellen, lijken ze sneller geneigd om ofwel meer toe te voegen aan één bestelling of sneller een tweede keer te bestellen. Op die manier bespaart deze technologie gasten aan tijd en levert het je als horeca-eigenaar meer omzet op. Er zijn verschillende redenen waarom de gemiddelde bestelwaarde verhoogd dankzij QR-codes:

  • Horecazaken kunnen de bestelstroom van hun digitale menu’s configureren voor zowel upsell als cross-sell van winstgevende items.
  • Gasten hoeven niet langer te wachten op het bedienend personeel om hun bestelling op te komen nemen. Dit verhoogt vaak de frequentie van bestellingen.
  • Snellere tafelomzet en -circulatie doordat het personeel minder tijd besteedt aan het opnemen van bestellingen en betalingen.

Voordeel #2: verbeterde klantervaring

Toegeveven, het bestellen via een QR-code is zonder twijfel een andere ervaring voor gasten dan wat ze gewend zijn, maar daarom is het nog geen slechte ervaring – integendeel. QR-codes kunnen de klantervaring juist verbeteren:

  • Medewerkers hebben meer tijd om een band met gasten op te bouwen.
  • Door de gestroomlijnde workflow voor bestellingen worden maaltijden sneller geserveerd, waardoor gasten minder lang hoeven te wachten.
  • Gasten hebben een breed scala aan betalingsmogelijkheden afhankelijk van de provider van de QR-diensten (Payconiq/iDeal, debetkaarten, kredietkaarten/creditcards, ApplePay, GooglePay, …).
  • Personeel kan geen fouten maken bij het invoeren van een bestelling, zodat gasten elke keer precies krijgen wat ze hebben besteld.

Voordeel #3: meer inzicht in het consumptiegedrag van gasten

Horecazaken investeren vaak in een of andere vorm van marketing, maar ze zijn niet allemaal in staat om dit efficiënt en effectief te doen. QR-platforms vergemakkelijken de marketing door gegevens te verzamelen die kunnen worden gebruikt voor marketinginspanningen. Dit omvat het verkrijgen van nauwkeurige inzichten op basis van data over het consumptiegedrag en -patroon van gasten, zoals:

  • Gemiddelde uitgaven per bezoek
  • Frequentie/patronen van bezoeken (of wanneer ze voor het laatst zijn geweest)
  • Voorkeur voor gerechten/dranken

Deze inzichten kunnen worden gebruikt in functie van doelgerichte en effectieve marketingtechnieken, door bijvoorbeeld speciale aanbiedingen af te stemmen op specifieke gasten of door een promotie aan te bieden aan alle gasten, gebaseerd op besteltrends die door de app zijn verzameld.

Let evengoed wel op dat je niet ongevraagd persoonlijke gegevens verzamelt. 

Voordeel #4: eenvoudig items en prijzen bijwerken op een digitaal menu

QR-platforms zorgen voor meer flexibiliteit met menu’s. Wijzigingen of updates kunnen worden aangebracht vanuit de backoffice en zijn direct zichtbaar in de digitale versie van je menu. Dus of het nu gaat om het toevoegen van een weekspecial, prijswijzigingen of het verwijderen van een menu-item dat niet langer wordt aangeboden – je kunt alles digitaal doen zonder een menu opnieuw te moeten ontwerpen en een nieuwe versie te laten afdrukken.

Hoe helpen QR-codes en online bestellen jou helpen om personeelstekort op te lossen?

Verminder kosten op commissie aan derden

Externe maaltijdbezorgplatformen brengen relatief hoge commissies in rekening voor hun bezorg- en afhaaldiensten. Door je gasten via een online bestelsysteem te laten bestellen, elimineer je de tussenpartij en verlaag je drastisch de kost die daarmee gepaard gaat, waardoor het extra omzetkanaal dat je gevonden hebt in afhaal en bezorging niet meer gedraineerd wordt dan nodig. Aangezien de vraag naar personeel nog nooit zo hoog was, kan het verlagen van dergelijke kosten een manier zijn om meer aantrekkelijke salarissen te bieden en daardoor getalenteerd personeel aan te trekken.

Voor horeca-ondernemers die veel belang hechten aan branding, is het beheren van een eigen online bestelsysteem ook ideaal om meer controle te behouden over hoe jouw merk, naam, reputatie, zaak, menukaart en gerechten worden gepresenteerd.

Meer autonomie en vrijheid voor gasten, meer omzet voor jou

Uit de horeca trends voor 2022 is gebleken dat de moderne horecagast meer en meer op zoek is naar een totaalbeleving van begin tot eind én met eigen inbreng. Als je jouw gasten via QR-codes en een online bestelsysteem hun bestellingen laat doorgeven, geef je jouw gasten de vrijheid en autonomie om te bestellen wat ze willen en wanneer ze willen. Een actievere participatie in het bestelproces geeft gasten meer autonomie en vrijheid, wat bij kan dragen aan de totaalervaring waar zij naar op zoek zijn. 

Zoals aangegeven, is het ook gebleken dat gasten sneller geneigd zijn om een tweede keer te bestellen of extra items toe te voegen aan hun bestelling wanneer ze die zelf controleren en eigenhandig kunnen plaatsen. 

Bedien meer klanten met minder personeel

Door gasten QR-codes aan te bieden waarmee ze via een online bestelproces hun bestelling kunnen plaatsen, kun je als horecaondernemer ook meer bestellingen verwerken dan wanneer je dat enkel met je personeel en manuele bestellingen zou doen – ook als je onderbemand bent. In een worst case scenario waar je onderbemand een shift moet doorstaan, voorkom je namelijk dat gasten langer dan normaal moeten wachten tot je personeel beschikbaar is om hen te bedienen.

Ook afhaal en bezorgopties zijn eenvoudiger te beheren met een geïntegreerd online bestelsysteem. Als je merkt dat je op bepaalde piekmomenten riskeert te veel afhaal- of bezorgbestellingen te ontvangen, kun je ervoor kiezen om dat soort bestellingen enkel binnen bepaalde periodes aan te nemen.

Focus op klantenservice

Zoals we al eerder benoemde is één van de voordelen van het werken met QR-codes dat je aanwezig personeel ook meer tijd krijgt om zich bezig te houden met andere, persoonlijke aspecten van de bediening en het op peil houden van het serviceniveau waar je met je horecazaak naar streeft.

Nu je personeel zich geen zorgen hoeft te maken over het aannemen van bestellingen of het doen van betalingen, kunnen ze zich concentreren op het verbeteren van de klantenservice en het verbeteren van je algehele klantervaring.

Omdat bestellingen rechtstreeks door gasten worden geplaatst, wordt de kans op manuele bestelfouten – althans die aan jouw personeel te wijten zouden zijn – herleid tot nul. Dat zorgt ervoor dat bestellingen die in de keuken aankomen precies overeenkomen met wat de gasten hebben besteld. Dit betekent minder heen en weer geloop voor je personeel tussen zaal/vloer en keuken. Beschikbare medewerkers hebben meer tijd om klanten te adviseren, ervoor te zorgen dat bestellingen op tijd aankomen of een handje te helpen in andere secties van het restaurant wanneer dat nodig zou zijn.

Bied contactloze betalingen aan

Eén van de meest voordehandliggende stappen die QR-codes verbindt aan online bestellen in de horecasector is het koppelen van digitale, contactloze betalingen. Indien je contactloze betalingen integreert in je online bestelsysteem, hoeft je personeel geen betaalterminals/pinterminal meer mee te nemen aan tafel, want gasten kunnen probleemloos hun eigen bestelproces afhandelen. Het aanbieden van contactloze betalingen betekent minder nóg minder werkdruk voor je personeel – en dus minder druk op jou indien je kampt met personeelstekort – en een verbeterde snelheid van je betalingsverwerking.

Lightspeed Payments integreert naadloos met Lightspeed Restaurant en staat je toe om snelle en betrouwbare transacties kunt aanbieden, en alle gangbare kaarttypes en online betaalmethodes kunt accepteren – allemaal tegen transparante en eenduidige tarieven, zonder verborgen kosten.

In tijden waar contact nog steeds zoveel mogelijk vermeden moet worden, voegen contactloze betalingen ook een extra laag bescherming toe aan de manier hoe je gasten en werknemers met elkaar omgaan, door contactpunten en interacties tussen te verminderen.

Tijd om QR-codes te integreren in jouw horecazaak 

Gasten via QR-codes en een online bestelsysteem laten bestellen brengt veel voordelen met zich mee, niet alleen voor jou, maar ook voor je personeel – zeker in tijden van personeelstekort. Om jouw horecazaak pandemie-, future- en full proof te maken, is het implementeren van digitale oplossingen en technologieën noodzakelijk. Ben je nieuwsgierig naar hoe Lightspeed jouw restaurant mee full-proof kan maken? Ontdek het zelf en probeer ons geavanceerd horeca ondernemersplatform gratis uit. De proefperiode eindigt automatisch na 14 dagen.

Nieuws en handige tips, speciaal voor jou.

Alle tools om jouw onderneming te groeien, direct in je inbox.

Meer van dit onderwerp:
Sales & Marketing

Bekijk meer onderwerpen