Een horeca kassa kopen: de ultieme checklist

Een horeca kassa kopen: de ultieme checklist

De horecasector is één van de meest competitieve sectoren. Er openen dagelijks nieuwe zaken, dus het is essentieel dat jouw bedrijf beschikt over de tools waarmee je jezelf kunt onderscheiden van anderen. Technologie speelt een steeds grotere rol, voornamelijk op het gebied van kassasystemen. Deze worden steeds beter, maar waar moet je eigenlijk op letten bij het aanschaffen van een horeca kassasysteem? Er zijn verschillende vragen die je jezelf moet stellen:

  • Wat moet mijn kassasysteem kunnen?
  • Hoe verbetert het kassasysteem de klantervaring?
  • Kan het kassasysteem meegroeien met mijn bedrijf?
  • Verzamelt het kassasysteem relevante data voor analyse?
  • Kan het systeem me helpen met efficiënter werken?

Dankzij het enorme aanbod aan kassasystemen is het misschien moeilijk om door het bos nog de bomen te zien. Onderstaande checklist maakt je zoektocht een stuk eenvoudiger!

kassasysteem

1. Relevante en essentiële functionaliteiten

Zoals met alles in het leven, is het makkelijker om te vinden wat je nodig hebt als je weet waar je naar op zoek bent. Neem dus de tijd om te bepalen welke elementen en functionaliteiten het meest belangrijk voor zijn voor jouw onderneming. Hoe kan je kassasysteem je verder helpen? Overweeg het volgende:

  • Neem je beslissingen op basis van data?
  • Is je bedrijf afhankelijk van terugkerende klanten?
  • Wil je apps en andere software kunnen integreren?
  • Moeten veel personeelsleden het systeem leren gebruiken en beheersen?

Als nieuwe horecaondernemer is het goed om te kijken naar welke punten het belangrijkst zijn. Als je al een bestaande horecazaak hebt, en met een kassasysteem werkt waar je wellicht ontevreden over bent, maak dan een lijst van de dingen die momenteel niet goed werken. Welke functies kunnen geoptimaliseerd worden? Wat kost je het meeste tijd op een werkdag? Waar liggen je ‘blind spots’, en wat zou je graag willen meten in plaats van op onderbuikgevoel af te gaan?

Een volledig beeld van het bedrijf schetsen en wat er op dit moment ontbreekt, geeft je een idee van wat een kassasysteem voor jou zou moeten doen.

2. De klantervaring staat centraal

Het juiste kassasysteem helpt bij het creëren van een gerichte en persoonlijke klantervaring die merkloyaliteit opbouwt en tegelijkertijd de verkoopkansen vergroot. Wat zijn de zaken die voor jouw gasten belangrijk zijn? Wat zijn in hun ogen de Unique Selling Points (USP’s) van je zaak? Hier kun je op letten:

  • Kun je rekeningen splitsen?
  • Kun je een afbeelding laten zien van de gerechten?
  • Als het internet uitvalt, is er dan een offline-modus beschikbaar zodat je je gasten kunt blijven bedienen?
  • Kun je product modification, zoals extra’s, voor ieder gerecht op het menu instellen?
  • Houdt het systeem klantgegevens, zoals voorgaande bestellingen, bij?
  • Kun je notities over gasten bewaren, zoals allergieën, favoriete items en andere voorkeuren?

kassasysteem

3. Doorgroeimogelijkheden

Als het gaat om het investeren in technologie, vergeet dan ook de lange termijn-situatie niet. Hoewel het verleidelijk kan zijn om als starter voor het goedkoopste systeem te kiezen, is de kans groot dat je meer uitgebreide functies nodig hebt naarmate je zaak groeit. De volgende dingen moet je hierbij in je achterhoofd houden:

  • Ondersteunt de kassa meerdere vestigingen? Is er een goed overzicht van deze verschillende vestigingen?
  • Kan het systeem worden geïntegreerd met software add-ons, zoals MailChimp, Google Analytics, of Resengo?
  • Is de technologie toegankelijk (open API), zodat onafhankelijke ontwikkelaars eenvoudig apps kunnen ontwikkelen die iets kunnen toevoegen?
  • Kun je profielen creëren met verschillende gebruikersrechten per medewerker?

Als je een kassasysteem koopt, moet je er aan denken dat dit een lange termijn-investering is. Zorg er dus voor dat het systeem ook met je kan meegroeien.

Gaat je een nieuwe horeca vestiging openen?

Lees hier het stappenplan

4. Data analyse

Ondernemers vertrouwen meer dan ooit op data om zakelijke beslissingen te nemen. Een goed kassasysteem geeft de juiste inzichten om je data-gedreven beslissingen te laten nemen, en zo bedrijfsgroei te stimuleren. Een paar voorbeelden:

  • Rapporten met de meest winstgevende en verkochte producten, best presterende verkoopmedewerkers en de drukste uren
  • Rapporten met de bestelgeschiedenis van gasten
  • Rapporten met piekuren en -seizoenen
  • Gepersonaliseerde dashboards met real time updates over relevante data
  • De mogelijkheid om rapporten te automatiseren en ze ‘s-ochtends automatisch naar je te laten e-mailen

Het juiste kassasysteem geeft jou de juiste inzichten die je nodig hebt om je zaak te laten groeien, efficiëntie te verhogen en omzet te optimaliseren.

kassasysteem

5. Efficiëntie van het personeel

Het is voordelig als je werknemers efficiënter te werk te gaan. Denk dus ook aan hun behoeftes en wensen wanneer je een kassasysteem uitkiest. Een kassasysteem is er onder andere om het personeel te helpen hun taken sneller en gemakkelijker uit te voeren. Daarbij helpt het jou om de workflows beter te managen en betere inzichten te verkrijgen in de data. Dingen die hierbij kunnen helpen zijn:

  • Een intuïtieve interface die de trainingstijd van nieuwe medewerkers minimaliseer
  • De mogelijkheid om bestellingen direct van de tafel naar de keuken of bar te sturen.
  • Self-Order Menu’s waarbij de klanten hun bestellingen zelf invoeren
  • Een aanpasbaar vloerplan dat je snel en eenvoudig kunt aanpassen in het systeem om de gasten beter te bedienen (bijvoorbeeld wanneer er een paar tafels aaneen worden geschoven voor een grote groep)
  • User accounts met gebruikersrechten voor elke medewerker
  • Een menu tool die tijdelijke getimede promo’s en specials ondersteunt, zodat de prijzen en beschikbaarheid van je menu-items automatisch worden aangepast.

Conclusie

Naast alle bovenstaande punten, zijn nog enkele andere factoren waar je op moet letten bij de aanschaf van een nieuw kassasysteem. Ontdek deze in de gratis checklist voor horecaondernemers. Met de juiste technologie kun je jouw onderneming sneller laten groeien en succesvoller maken.

Hoe vind je het juiste kassasysteem?

Ontdek alle tips over het kopen van een kassasysteem