7 tips voor voorraadbeheer

Goed voorraadbeheer zorgt ervoor dat de voorraadflow binnen je winkel zo efficiënt mogelijk is, zonder dat je hierin veel arbeidsuren hoeft te investeren. Uiteindelijk leidt dit tot meer omzet, maximale winst, verhoogde klanttevredenheid en garandeert het een unieke identiteit die loyale klanten oplevert.

Maar voorraadbeheer kan ook een fikse uitdaging vormen: overtollige of juist onvoldoende voorraad kan de verkoop van je artikelen doen stagneren en kan je zelfs potentiële klanten kosten. Maar we hebben goed nieuws: het beheren van je voorraad hoeft helemaal niet zo moeilijk te zijn als je denkt. Wij geven je zeven tips waarmee je voorraadbeheer binnen no time onder de knie krijgt.


 

1. Volg je voorraad

De eerste stap voor succesvol voorraadbeheer is het volgen van je voorraaddata. Deze data zijn namelijk je geheime wapen en geven je waardevolle informatie waarmee je slimme, goed geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Hoe volg je deze data? De meest gebruikelijke manieren zijn:

• Handmatig met potlood en papier, met gebruik van vooraf geprinte voorraadkaarten.
• Op een computer, met gebruik van spreadsheet applicaties.
• Met een POS-systeem voor winkeliers met voorraadbeheerfuncties.

1
Hoewel die laatste optie uiteraard wel enige investering vereist, kan het je honderden – zelfs duizenden – werkuren besparen, en het maken van fouten minimaliseren. Bovendien kun je het systeem gebruiken om op meerdere gebieden de beste werkmethoden toe te passen.

Hoe kan een POS-systeem je helpen bij het managen van je winkel?

Kom meer te weten over Lightspeed Retail.

2 – Rangschik informatie op de juiste manier in je POS-systeem

Het is uiterst belangrijk dat je er uitgebreid de tijd voor neemt om informatie op de juiste manier op te stellen, ongeacht voor welk systeem je kiest. Als je er namelijk niet in slaagt om informatie accuraat te rangschikken, dan is de kans groter dat je slecht geïnformeerde beslissingen neemt. Bij het opstellen van je systeem, moet je erop letten dat je de volgende zaken bijhoudt:

2

Om inzicht te krijgen in de flow van je merchandise, moet je ook de levenscyclus van elk artikel bijhouden – van de datum waarop je het van je leverancier hebt gekocht tot de aankomst- en verkoopdata, alsmede de kost- en verkoopprijs. Een modern POS-systeem houdt deze data automatisch voor je bij.

 

3 – Let op de totale kosten

Voorraadbeheer draait niet alleen om het beheren van de artikelen zelf. Topwinkeliers beheren hun voorraad ook op basis van winstmarges. Voor voorraadbeheer op basis van marges, moet je niet alleen weten welke artikelen je bestsellers zijn, maar ook welke de hoogste winst opleveren.

3

Om de marge van een artikel te berekenen, trek je de kosten van het artikel af van de verkoopprijs. Als je de kosten van een artikel wilt achterhalen, moet je de originele aankooporders bekijken. Om inzicht te krijgen in de totale kosten, neem je dan een gemiddelde van deze kosten of kijk je naar de individuele kosten per eenheid. Ook moet je weten wat de verkoopprijs is van je artikelen, inclusief eventuele kortingen die je ooit op het artikel hebt gegeven. Een goede POS houdt dit automatisch bij, en geeft je rapportages waarmee je binnen een oogwenk de winstmarges van voorraadartikelen en productcategorieën bekijkt.

Zodra je over deze informatie beschikt, kun je:

• Focussen op merken en leveranciers die de hoogste winsten opleveren.
• Weten welke artikelen je bestsellers zijn en welke het slechtst verkopen wat betreft kwantiteit en marge.
• Je kortingsacties beter managen dankzij een accuraat overzicht van de kosten per artikel.

 

4 – Je voorraad beheren vanuit slechts één systeem

Voorraaddata verzamelen vanuit meerdere bronnen kan een erg tijdrovende klus zijn en tot fouten leiden. Als je kiest voor slechts één, gecentraliseerd systeem voor het managen van je voorraadbeheer, dan begrijp je precies wat er met je voorraad gebeurt. Bovendien vergemakkelijkt het je toekomstplannen om uit te breiden naar andere locaties of internet. Gecentraliseerde voorraadsystemen stellen je ook in staat om:

• Je voorraadinformatie slechts eenmalig in te voeren, in plaats van herhaaldelijk voor elke locatie.
• Minder fouten te maken omdat je tweemaal dezelfde voorraad verkoopt, en andere typische administratieve fouten.
• Bestellingen efficiënter af te werken.
• Het voorraadpeil per locatie te monitoren.

4

 

5 – Beperk voorraadverlies

Of het nu te wijten is aan beschadiging, diefstal, op de verkeerde plaats opgeslagen artikelen of administratieve fouten: voorraadverlies kan je marges significant laten krimpen. Omdat de detailhandel toch al kampt met erg krappe marges, is het uiterst belangrijk om dit soort voorraadverlies tot een absoluut minimum te beperken.

5

Volgens de Amerikaanse NRSS wordt 15,3% van het voorraadverlies veroorzaakt door administratiefouten. Hoewel je misschien niet zo eenvoudig diefstal of voorraadbeschadiging kunt voorkomen, heb je wél volledige controle over administratieve fouten. Met een geautomatiseerd systeem voor voorraadbeheer is het namelijk mogelijk om je voorraad, de kosten en andere cruciale data te volgen. Zo maak je in het vervolg nooit meer fouten bij het invoeren van data.

 

6 – Monitor de omloopsnelheid en voorkom dat je door je voorraad raakt

Je kunt een product natuurlijk niet verkopen als het zich niet in je winkel bevindt. Toch hebben winkeliers hun bestsellers gek genoeg vaak niet op voorraad. Dit leidt niet alleen tot gemiste verkoopkansen, maar kan er ook voor zorgen dat klanten niet meer naar je winkel terugkeren. Gelukkig kun je, door historische verkoopdata te analyseren en je voorraadpeil te volgen, beter anticiperen op welke artikelen je moet inkopen. Zo zorg je ervoor dat je altijd goed bevoorraad bent.

6
Om betere beslissingen te maken voor niet-seizoensgebonden artikelen en kernproducten, moet je hiernaar kijken:

a) Let goed op je bestsellers. Verkopen ze sneller dan verwacht? Dan moet je wellicht een speciale bestelling plaatsen, om zo munt te slaan uit een trend.
b) Bereken je omloopsnelheid om te zien hoe ver je door je voorraad heen bent.
c) Omloopsnelheid % = aantal verkochte items/(items op voorraad + verkochte items).
d) Bereken je voorraad in weken om te zien hoeveel voorraad je nog over hebt als je blijft verkopen in het huidige tempo.
e) Voorraad in weken = totale voorraad in huis/gemiddelde wekelijkse verkoop.
f) Let op de leveringstermijn van je artikelen.
g) Vergelijk de voorraad in weken met de leveringstermijn. Dit helpt je te bepalen wanneer je precies een bijbestelling moet plaatsen. Als je POS deze functie heeft, dan kan deze je automatisch een bijbestelherinnering sturen zodra het aantal artikelen op voorraad onder een bepaalde waarde valt.

 

7 – Beheer verouderde voorraad

Verouderde voorraad kan snel je winst doen krimpen omdat het je verhindert nieuwe voorraad in te kopen en je financieringskosten verhoogt. Door voorraad op de juiste manier te beheren, vermijd je deze valkuilen en vergroot je uiteindelijk je winst.

7

Omloopsnelheid en voorraad in weken zijn nuttige berekeningen waarmee je oude voorraad beheert. Gebruik deze om te verzekeren dat je geen geld steekt in oude of aftandse voorraad, of opgescheept zit met merchandise die niet meer in de mode is:

• Bepaal de omloopsnelheid om te zien hoe ver je door je voorraad bent in een productcategorie of voor een artikel.
• Bepaal de voorraad in weken om te zien hoeveel voorraad je nog over hebt.
• Vergelijk de omloopsnelheid met de voorraad in weken.
• Als de omloopsnelheid laag is en de voorraad in weken hoog, overweeg dan een agressievere strategie om deze voorraad sneller te verkopen.

Het afprijzen van voorraad is nooit de eerste keuze van een winkelier. Met de volgende strategieën geef je traag verkopende voorraad een zetje:

• Pas de merchandise aan: verplaats deze naar een prominentere locatie, voeg nieuwe visuals toe en koppel deze aan bestsellers.
• Prijs artikelen in eerste instantie af door ze een nieuw, verlaagd prijskaartje te geven. Als dit niet het gewenste effect heeft, kun je de prijs op het kaartje doorstrepen en een lagere prijs erop zetten.
• Organiseer of neem deel in pop-up events of speciale evenementen.
• Artikelen ouder dan één jaar worden doorgaans gezien als een verloren zaak. Als het je niet lukt om deze te verkopen, overweeg dan om ze te doneren aan een liefdadigheid zodat je ze tenminste kunt afschrijven.

Als je als zelfstandige winkelier de juiste voorraad in een optimaal tempo wilt verkopen, dan moet je voorraaddata efficiënt en doeltreffend volgen. Gewapend met het juiste point of sale-systeem en onze 7 tips voor voorraadbeheer, heb je gegarandeerd artikelen die je klanten graag kopen en houd je je voorraad helemaal up-to-date.

 

B2B webshop openen?

Heb je een B2C-webshop, maar zou je ook B2B willen verkopen? Of heb je al een succesvolle groothandel, maar wil je ook (een deel van) je voorraad online verkopen? Dan móet je deze gids lezen.

Lightspeed

Lightspeed

Lightspeed, is een internationaal softwarebedrijf voor de retail en horeca. Onze webwinkel en kassasoftware is gebouwd om zelfstandige ondernemers de techniek in handen te geven om te kunnen groeien. Lightspeed heeft meer dan 500 medewerkers en kantoren wereldwijd voor lokale ondersteuning, met o.a. een kantoor in Amsterdam en in Gent.