7 tips voor voorraadbeheer

7 tips voor voorraadbeheer

Goed voorraadbeheer zorgt ervoor dat de voorraadstromen binnen jouw winkel zo efficiënt mogelijk lopen, zonder dat je hier veel arbeidsuren in hoeft te investeren. Uiteindelijk leidt dit tot meer omzet, maximale winst, verhoogde klanttevredenheid en garandeert het een unieke service die loyale klanten oplevert.

Maar voorraadbeheer kan ook een fikse uitdaging vormen: overtollige of juist onvoldoende voorraad kan de verkoop van jouw artikelen doen stagneren  en kan je zelfs potentiële klanten kosten. Maar we hebben goed nieuws: voorraadbeheer hoeft helemaal niet zo moeilijk te zijn. Wij geven je zeven tips waarmee je binnen no time meer grip op jouw voorraadbeheer krijgt.

1. Volg je voorraad

De eerste stap voor succesvol voorraadbeheer is het volgen van jouw voorraad-data. Deze data biedt namelijk waardevolle informatie waarmee je slimme, goed geïnformeerde beslissingen kunt nemen. Hoe volg je deze data? De meest gebruikelijke manieren zijn:

  • Handmatig met potlood en papier, met gebruik van vooraf geprinte voorraadsheets;
  • Op een computer, met Excel of een ander spreadsheet programma; of
  • Met een kassasysteem dat de voorraad automatisch bijhoudt, online en in de fysieke winkel.

Hoewel de laatste optie een investering vereist, kan het je honderden – zelfs duizenden – werkuren besparen, en fouten minimaliseren. Zo gebruikt Objet Trouvé een omnichannel kassasysteem om de voorraad van de fysieke winkel gelijk te laten lopen met de webwinkel. Eigenaar Josje: ‘’Voor de fysieke winkel is het heel fijn dat je winkeltransacties terug in het systeem kunt vinden en dat je kunt zien wat er verkocht is. Voor de webshop is het super dat wij het platform gewoon kunnen onderhouden en aanpassen zonder een opgeleide web-developer te zijn. Het is fijn dat je het kassasysteem zo gemakkelijk kan gebruiken!’’

2. Categoriseer de voorraadgegevens voor meer overzicht

Het is uiterst belangrijk dat je uitgebreid de tijd neemt om informatie op de juiste manier te organiseren, ongeacht voor welk systeem je kiest. Doe je dat niet, dan is de kans groter dat je in de toekomst slecht geïnformeerde beslissingen neemt. Bij de installatie van jouw systeem, moet je erop letten dat je de volgende zaken bijhoudt:

  • Stock Keeping Units (SKU), oftewel unieke code’s om producten te identificeren;
  • Voorraadkosten;
  • Fabrikant;
  • Categorie;
  • Afdeling;
  • Locatie;
  • Informatie over de leverancier, zoals Reorder SKU of leveranciers ID; en
  • Overige bruikbare informatie voor jouw bedrijf (waaronder seizoen, kleur, naam van de designer, voorkeur van de klant).

Om inzicht te krijgen in de flow van jouw voorraad, moet je ook de levenscyclus van elk artikel bijhouden – van het moment van inkopen tot de aankomst- en verkoopdata, alsmede de kost- en verkoopprijs. Een omnichannel kassasysteem houdt deze data automatisch voor jou bij.

3. Let op de totale kosten

Voorraadbeheer draait niet alleen om het beheren van de artikelen zelf. Topwinkeliers beheren hun voorraad ook op basis van winstmarges. Voor voorraadbeheer op basis van marges, moet je niet alleen weten welke artikelen jouw bestsellers zijn, maar ook welke de hoogste winst opleveren.

Om de marge van een artikel te berekenen, trek je de kosten van het artikel af van de verkoopprijs. Als je de kosten van een artikel wilt achterhalen, moet je eerst de originele aankooporders bekijken. Om inzicht te krijgen in de totale kosten, neem je een gemiddelde van deze kosten of kijk je naar de individuele kosten per eenheid. Ook moet je weten wat de verkoopprijs is van jouw artikelen, inclusief eventuele kortingen die je ooit op het artikel hebt gegeven. Moderne kassasystemen houden dit automatisch bij, en bieden rapportages waarmee je binnen een oogwenk de winstmarges van de voorraad en productcategorieën bekijkt.

Zodra je over deze informatie beschikt, kun je:

  • Focussen op merken en leveranciers die de hoogste winsten opleveren;
  • Weten welke artikelen jouw bestsellers zijn en welke het slechtst verkopen wat betreft kwantiteit en marge; en
  • Jouw kortingsacties beter managen dankzij een accuraat overzicht van de kosten per artikel.

4. Beheer de voorraad vanuit 1 systeem

Voorraaddata verzamelen vanuit meerdere bronnen kan een erg tijdrovende klus zijn. Daarnaast loop je meer kans om fouten te maken tijdens het overnemen.

Als je kiest voor een gecentraliseerd systeem voor het managen van jouw voorraadbeheer, dan begrijp je precies wat er met de voorraad gebeurt. Bovendien vergemakkelijkt het jouw toekomstplannen om uit te breiden naar andere locaties of online te verkopen.

Kortom, gecentraliseerde voorraadsystemen stellen je ook in staat om:

  • Jouw voorraadinformatie slechts eenmalig in te voeren, in plaats van herhaaldelijk voor elke locatie;
  • Minder fouten te maken omdat je tweemaal dezelfde voorraad verkoopt, en andere typische administratieve fouten;
  • Bestellingen efficiënter af te werken; en
  • Het voorraadpeil per locatie te monitoren.

5. Beperk voorraadverlies

Of het nu te wijten is aan beschadiging, diefstal, op de verkeerde plaats opgeslagen artikelen of administratieve fouten: voorraadverlies kan jouw marges significant laten krimpen. Omdat de detailhandel toch al kampt met erg krappe marges, is het uiterst belangrijk om dit soort voorraadverlies tot een absoluut minimum te beperken.

Volgens de Amerikaanse NRSS wordt 15,3% van het voorraadverlies veroorzaakt door administratiefouten. Hoewel je misschien niet zo eenvoudig diefstal of voorraadbeschadiging kunt voorkomen, heb je wél volledige controle over administratieve fouten. Met een geautomatiseerd systeem voor voorraadbeheer is het namelijk mogelijk om jouw voorraad, de kosten en andere cruciale data te volgen op één plek. Zo weet je zeker dat je altijd correcte en volledige rapporten bij de hand hebt. Lees hier welke data je kunt gebruiken om jouw voorraad beter te beheren.

Administratie beter beheren?

Ontdek hoe het juiste kassasysteem kan helpen.

6. Houd zicht op de omloopsnelheid van jouw voorraad

Wat je niet hebt, kun je ook niet verkopen. Dan is het toch wel gek dat winkeliers hun bestsellers niet altijd op voorraad hebben. Dit leidt niet alleen tot gemiste verkoopkansen, maar kan er ook voor zorgen dat klanten niet meer naar jouw winkel terugkeren. Gelukkig kun je, door jouw verkoopdata van vorige periodes te analyseren en jouw voorraadpeil te volgen, beter anticiperen op welke artikelen je moet inkopen. Zo zorg je ervoor dat je altijd goed bevoorraad bent.

Om betere beslissingen te maken voor jouw core-assortiment (populaire en niet-seizoensgebonden artikelen), kun je hiernaar kijken:

  • Let goed op je bestsellers. Verkopen ze sneller dan verwacht? Dan is het wellicht tijd om een extra bestelling te plaatsen, om zo munt te slaan uit de trend;
  • Bereken de omloopsnelheid om te zien hoe ver je door de voorraad heen bent. Zo bereken je de omloopsnelheid:
    • Omloopsnelheid % = aantal verkochte items/(items op voorraad + verkochte items)
  • Bereken de voorraad in weken om te zien hoeveel voorraad je nog over hebt als je blijft verkopen op het huidige tempo. Zo bereken je de voorraad in weken:
    • Voorraad in weken = totale voorraad in huis/gemiddelde wekelijkse verkoop
  • Let op de leveringstermijn van je artikelen;
  • Vergelijk de voorraad in weken met de leveringstermijn. Dit helpt je te bepalen wanneer je precies een bijbestelling moet plaatsen. Als jouw kassasysteem deze functie heeft, dan kan deze je automatisch een bijbesteld herinnering sturen zodra het aantal artikelen op voorraad onder een bepaalde waarde valt.

7. Beheer verouderde voorraad

Verouderde voorraad kan jouw winst doen krimpen omdat het je verhindert nieuwe voorraad in te kopen en de magazijnkosten verhoogt. Door voorraad op de juiste manier te beheren, vermijd je deze valkuilen en vergroot je uiteindelijk de winst.

Omloopsnelheid en voorraad in weken zijn nuttige berekeningen waarmee je oude voorraad beheert. Gebruik de onderstaande richtlijnen om te garanderen dat je geen geld steekt in oude of aftandse voorraad, of opgescheept zit met voorraad die niet meer in de mode is:

  • Bepaal de omloopsnelheid om te zien hoe ver je door je voorraad heen bent in een productcategorie of voor een artikel;
  • Bepaal de voorraad in weken om te zien hoeveel voorraad je nog over hebt;
  • Vergelijk de omloopsnelheid met de voorraad in weken; en
  • Als de omloopsnelheid laag is en de voorraad in weken hoog, overweeg dan een meer agressieve strategie om deze voorraad sneller te verkopen, zoals het inzetten van een grote, automatische kortingsactie.

Het afprijzen van voorraad is nooit de eerste keuze van een winkelier. Met de volgende strategieën geef je traag verkopende voorraad een zetje:

  • Pas het assortiment aan: verplaats slecht lopende producten naar een prominentere locatie, voeg nieuwe visuals toe en koppel deze aan bestsellers;
  • Prijs artikelen in eerste instantie af door ze een nieuw, verlaagd prijskaartje te geven. Als dit niet het gewenste effect heeft, kun je de prijs op het kaartje doorstrepen en een lagere prijs erbij zetten;
  • Organiseer of neem deel in pop-up events of speciale evenementen;
  • Artikelen ouder dan één jaar worden doorgaans gezien als een verloren zaak. Als het je niet lukt om deze te verkopen, overweeg dan om ze te doneren aan een liefdadigheid zodat je ze tenminste kunt afschrijven.

Als je als zelfstandige winkelier de juiste voorraad in een optimaal tempo wilt verkopen, dan moet je voorraaddata efficiënt en doeltreffend volgen. Gewapend met het juiste kassasysteem en onze 7 tips voor voorraadbeheer, heb je gegarandeerd artikelen die jouw klanten graag kopen en houd je de voorraad helemaal up-to-date.

Onderneem met het alles-in-een kassasysteem

Ontdek de mogelijkheden.

8 tech tips voor het runnen van jouw winkel

8 tech tips voor het runnen van jouw winkel