Stap voor stap je webshop voorraad optimaliseren

Het inslaan van voorraad is een belangrijk onderdeel van iedere goedlopende webshop. Er komt meer bij kijken dan alleen het inkopen van je producten. 

Als webwinkelier wil je genoeg producten op voorraad hebben om al je klanten te kunnen bedienen, maar wil je ook voorkomen dat je met een overschot aan voorraad komt te zitten. Efficiënt inkopen is dan ook essentieel. 

Aangezien het inkopen van voorraad een flinke investering is, is het ook belangrijk om inzicht te krijgen in je voorraadwaarden. Hoe bereken je deze en hoe neem je het mee in je boekhouding?

Last but not least bespreken we hoe je extra geld kunt krijgen om te starten met inkopen, als je zelf niet over genoeg financiële middelen beschikt. 

Beheer je in- en uitgaande productenstroom

Bij efficiënt webshop voorraadbeheer houd je de in- en uitgaande productenstromen in de gaten en optimaliseer je constant je opslag. 

Het handmatig bijwerken van webshop voorraad is een tijdrovende klus en het kan lastig zijn om het overzicht te bewaren. Wanneer je bijvoorbeeld tijdens de uitverkoop veel producten verkoopt zonder op tijd je administratie bij te werken, heb je kans dat je niet aan alle klanten kunt leveren. Hierdoor loop je omzet mis en moet je klanten teleurstellen met een onverwachte langere levertermijn. Magazijnsoftware of een ERP-systeem kunnen hierbij uitkomst bieden: ze geven je inzicht in de omloopsnelheid van je voorraad, automatiseren deels je inkoop en voeren bestellingen direct door in je voorraadadministratie.

Om je opslag te optimaliseren moet je ook je verkoopdata analyseren. Welke producten leveren de meeste omzet op en welke kosten juist teveel? Wanneer je dit weet, kun je de producten die het minst opleveren uit je assortiment verwijderen of er minder van inkopen. Bekijk ook welke producten snel verkopen en welke op de plank blijven liggen. Door zo min mogelijk ruimte in je opslag te gebruiken beperk je je kosten.

Veel webshops zoeken bij het inkopen van voorraad naar een optimale balans. Je wil zo min mogelijk inkopen en opslaan, maar tegelijkertijd wil je genoeg producten klaar hebben liggen voor je klanten. Sla daarom een veiligheidsvoorraad op. Als je je producten niet op tijd binnen krijgt door problemen bij je leverancier, kun je uit deze extra voorraad blijven leveren aan je klanten.

Hoeveel producten je moet opslaan hangt af van in hoeverre je je wil indekken tegen onzekerheden. Als je in 95% van de gevallen klanten uit eigen voorraad wil leveren, is dit percentage je servicegraad. Een hogere servicegraad betekent een grotere opslag, wat dus ook meer kosten betekent.

Door vaak te analyseren hoe snel je producten verkopen, kun je een betere voorspelling maken van hoeveel en wanneer je moet inkopen. 

De waarde van je webshop voorraad

Naast het bijhouden en tellen van de hoeveelheid stuks die je in je opslag hebt liggen, moet je ook de waarde weten om zo een beter beeld te krijgen van hoe je bedrijf ervoor staat. Wat je inkoopt is namelijk een investering in je bedrijf. Je voorraadwaarde geeft je daarom ook inzicht in je eigen vermogen.

Zo bereken je de waarde van je opslag

De voorraadwaarde baseer je op de kostprijs van je producten. Als je zelf produceert, bereken je de kostprijs als volgt: je telt de kosten van de grond- en hulpstoffen en loonkosten bij elkaar op. Vervolgens deel je de kosten door het aantal artikelen dat je geproduceerd hebt. 

De voorraadwaarde in je boekhouding

De belastingdienst verplicht ondernemers om de waarde van de voorraad op de activa-zijde van de balans van hun onderneming mee te nemen. Aan het eind van elk boekjaar bepaalt u de waarde van de voorraden die op dat moment in uw onderneming aanwezig zijn. Verkochte producten die je opslag verlaten, mogen van de voorraadwaarde worden afgenomen. Artikelen die retour gestuurd worden, voeg je aan kostprijs weer toe aan je voorraadwaarde. Als producten ‘incourant’ zijn (moeilijk te verkopen), mag je een lagere voorraadwaarde rekenen dan de kostprijs.

Dit kun je doen bij geretourneerde artikelen, maar ook bij producten die al langere tijd in je opslag liggen. Denk bijvoorbeeld aan kleding of schoenen van een vorig seizoen, die lastiger te verkopen zijn.

De belastingdienst heeft ook richtlijnen voor het afwaarderen van je incourante goederen. Dit hangt af van hoe lang je producten in je opslag blijven liggen en de productcategorie. Een damesschoen mag je bijvoorbeeld na drie tot zes maanden in je voorraad afwaarderen met twintig procent van de kostprijs. Afwaarderen is niet verplicht, als je jouw restpartijen voor een goede prijs weet te verkopen heb je dit waarschijnlijk niet nodig.

Veranderingen in de voorraadwaarde

De voorraadwaarde is een momentopname. Net als je voorraad kan deze per maand, of per week, flink verschillen. Misschien heb je in de ene maand een hogere voorraadwaarde, omdat je net een seizoensvoorraad hebt gekocht.

Het is daarom raadzaam om geregeld je voorraadwaarde te berekenen, maar als je veel producten opslaat kan dat veel tijd kosten. Je kunt aan de slag gaan met software die dit voor je doet. Sommige boekhoudprogramma’s bieden hier mogelijkheden voor, maar ook in magazijnsoftware zitten vaak manieren om de voorraadwaardering te automatiseren. Grotere webshops gebruiken vaak ERP-systemen, die de voorraadwaarde ook automatisch bijwerken. Je kunt er ook nog voor kiezen om dit proces uit te besteden aan een fulfilmentpartner. Die is vaak in staat om de actuele voorraadwaarde continu te berekenen.

Financiering ophalen voor productinkoop

Het aanschaffen van een voorraad en alles wat je daarbij nodig hebt kan veel geld kosten. Je wil natuurlijk kunnen investeren, maar tegelijkertijd ook genoeg budget overhouden voor je overige bedrijfsprocessen.

Als je zelf niet over genoeg geld beschikt om producten in te kopen, kun je eventueel een lening aanvragen (let op: lenen kost geld!), bijvoorbeeld via de bank (al verstrekken die steeds minder leningen) of via een financierder die gespecialiseerd is in voorraadfinancieringen. 

Je kunt ook inkopen bij een leverancier op basis van krediet en er zijn fintech-bedrijven die kortlopende leningen aanbieden. Wees er wel zeker van dat je je producten gaat verkopen met een flinke winstmarge, zodat je de lening en de rente terug kunt betalen.

Een andere mogelijkheid om financiering te krijgen is via crowdfunding. Denk bijvoorbeeld aan equity crowdfunding, waarbij je aandelen aan het publiek verkoopt om je solvabiliteit en liquiditeit te versterken. Zo creëer je meer ruimte bij andere financierders. 

Kortom, er zijn verschillende wegen om je webshop voorraad te financieren.

Wil jij graag aan de slag met online verkopen, maar heb je nog geen webshop software? Onze experts helpen je graag verder. Heb je al een webshop, maar weet je nog niet waar je producten kunt inkopen? Lees dan deze blog over het vinden van leveranciers voor je webshop.