Een restaurant beginnen: alles wat je moet weten 

Een eigen restaurant beginnen heeft veel gemeen met het starten van een eigen bedrijf, met het verschil dat er naast de gemeenschappelijke administratieve, wettelijke en financiële verplichtingen er nog een hele hoop andere aspecten aan te pas komen. Om ervoor te zorgen dat je weet waar je aan begint en een overzicht heeft op de belangrijkste aspecten die bij het starten van een eigen restaurant komen kijken, hebben we in deze blog zoveel mogelijk informatie bijeen gezet om je zo goed mogelijk door het opstartproces te leiden. Een kort overzicht van wat we zullen behandelen:

1) Wettelijke verplichtingen & Financiën

• Algemene wettelijke verplichtingen bij het starten van een horecazaak
• Starten vanaf 0 of een horecazaak overnemen?
• Wat zijn de opstartkosten om een eigen restaurant te beginnen?
• Foodcost berekening
• De beste opties voor horeca financiering

2) Het hart van je zaak: je kassasysteem

• Het probleem van een gratis kassasysteem
• Restaurant betaalmethodes: digitaal & contactloos betalen
• Personaliseer je systeem met integraties

3) Inrichting & Vormgeving

• Je menukaart
• Alle horeca-apparatuur en -benodigdheden
• Bar designs
• Een virtueel restaurant beginnen

4) Personeel

• Personeelskosten
• Omgaan met personeelstekort

5) Marketing

• Social Media
• Website
• Google Mijn Bedrijf
• SEO
• Reviews & feedback

1) Wettelijke verplichtingen & Financiën

Algemene wettelijke verplichtingen

Zoals aangegeven is een restaurant beginnen voor een bepaald deel gelijk aan het starten van elk ander bedrijf – wat het vinden van de algemene wettelijke en financiële verplichtingen waar je aan moet voldoen een stuk makkelijker maakt. Zo moet je in beide gevallen een ondernemingsplan opstellen, financiering vinden, een rechtsvorm kiezen, de inschrijving regelen bij de Kamer van Koophandel (KVK) en andere vergunningen, wetten en regels van dichtbij bekijken.

Starten vanaf 0 of een horecazaak overnemen

Het starten van een eigen restaurant hoeft niet noodzakelijkerwijs van nul te beginnen; sommige ondernemers beginnen aan hun droomzaak door een bestaande horecazaak over te nemen – wat zeker voordelen met zich meebrengt. Wel zijn er een specifieke zaken waar je rekening mee moet houden als je een bestaande horecazaak gaat overnemen, zoals bijvoorbeeld het bepalen van de waarde van het bedrijf, afspraken over het overnemen van personeel en de gemeentelijke plannen. 

Start je liever van een tabula rasa? Dan krijg je weer met hele andere dingen te maken dan bij een overname. Ook zitten er grote verschillen tussen een fine dine restaurant beginnen of een café openen.

Ben je eerder op zoek naar concepten die buiten de traditionele horeca vallen, vooral sinds de pandemie wat roet in het figuurlijk eten heeft gegooid? Overweeg enkele interessante horeca-alternatieven zoals micro-catering en private dining. Of stap de wondere wereld van foodtrucks in!

Of je nu een eigen restaurant begint of een horecazaak overneemt, vraag altijd naar het bestemmingsplan en de juiste vergunningen bij de gemeente voordat je jouw plannen gaat uitvoeren.

Wat zijn de opstartkosten om een eigen restaurant te beginnen?

Nu je een keuze gemaakt hebt tussen zelf een eigen restaurant beginnen, een bestaande zaak over te nemen of een voor een horeca-alternatief te gaan, is het hoog tijd om naar de opstartkosten te kijken. Uiteraard zijn de kosten afhankelijk van heel veel verschillende factoren, maar kosten waar elke horeca-ondernemer zeker tegenaan loopt, zijn de kosten voor je pand, apparatuur, meubilair, technologie, personeel, voorraad, vergunningen, inschrijvingen en marketing. 

Foodcost berekening

Er zijn veel kosten om rekening mee te houden, maar er is er één die we in het bijzonder willen uitlichten is de foodcost. Foodcost voor de vrienden, cost of goods sold (COGS) voor de financiële ondernemers. 

Het correct berekenen van de kostprijs van je gerechten is cruciaal, niet alleen omdat dit een fundamentele impact heeft op je winstmarges en inkomsten, maar ook het efficiënt beheren van je voorraad en supply chain. 

De beste opties voor horeca financiering

Mogelijks ben je na de opsomming van alle opstartkosten die bij het beginnen van een eigen restaurant komen kijken wel toe aan wat financieringsopties speciaal voor de horecasector. Afhankelijk van wat de reden is om gebruik te maken van horeca financiering zijn er een aantal mogelijkheden. 

De meest gebruikelijke manieren om aan geld te komen zijn een banklening of een lening aangaan bij je (zaken)partner, vrienden of familie. Maar er zijn nog talloze manieren om de financiering voor jouw horecazaak rond te krijgen, zoals bijvoorbeeld via microkredieten, crowdfunding, huurvrije periodes en leverancierskredieten. Aan elk van deze mogelijkheden zitten voor- en nadelen verbonden. Het is dan ook belangrijk om de financieringsopties te vergelijken door onder andere de looptijd te bekijken, uit te rekenen hoeveel je uiteindelijk moet terugbetalen en wanneer je het geld tot je beschikking hebt. 

2) Het hart van je zaak: je kassasysteem

Vooraleer we overgaan op de operationele aspecten die bij het beginnen van een eigen restaurant komen kijken, zoals voorraad- en personeelsbeheer, willen we hier graag eerst dieper ingaan op het kloppend hart van jouw zaak: je kassasysteem. Vandaag behoort een modern, online kassasysteem namelijk een groot deel van je operationele lasten over te nemen, te vereenvoudigen, en te optimaliseren. Indien je nog niet over een online horeca kassasysteem beschikt, raden we je aan om eerst de voordelen van een online kassasysteem goed te bekijken. 

Het probleem van een gratis kassasysteem

Ben je al op zoek gegaan naar een kassasysteem voor je nieuwe zaak? Dan ben je mogelijks al advertenties tegengekomen van bedrijven die goedkope of zelfs gratis kassasystemen beloven. Zoals je echter al kunt vermoeden, betekent ‘gratis’ bijna nooit écht gratis. Er zitten altijd addertjes onder het gras die je eerst boven tafel moet zien te krijgen. Lees er onze blog op na om het probleem met gratis kassasystemen te ontdekken.

Restaurant betaalmethodes: digitaal & contactloos betalen

Een online horeca kassasysteem zou je in ieder geval moeten toestaan om digitale en contactloze betaalopties aan je gasten aan te bieden. (En is dat niet het geval, dan is skippen de boodschap)

Digitaal is al even het nieuwe normaal en de pandemie heeft ervoor gezorgd dat de opkomst van contactloze betaalopties in een giga-stroomversnelling is beland. Reden te meer om ervoor te zorgen dat je over een geïntegreerde en soepele betaaloplossing beschikt. Overweeg daarom om je horecazaak vanuit één platform te beheren en combineer het Lightspeed Restaurant kassasysteem met Lightspeed Payments. Omdat onze betaaloplossing uiteraard naadloos integreert met ons geavanceerd horeca kassasysteem, vereenvoudig je een hele hoop zaken. Niet alleen wordt je dagafsluiting een stuk eenvoudiger omdat elke transactie onmiddellijk in je kassasysteem wordt geregistreerd, maar daarnaast herleid je ook de kans op manuele invoer-fouten en vertragingen bij het betalen. Bij Lightspeed Payments krijg je ook transparante en eenduidige tarieven per betaalkaart type. Dat, én er zijn geen verborgen kosten. Geïntrigeerd en nieuwsgierig naar meer? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en ontdek wat Lightspeed Payments en Lightspeed Restaurant voor jouw nieuwe zaak kunnen betekenen.

Personaliseer jouw systeem met integraties

De opties, functies en voordelen van een online horeca kassasysteem zijn legio. Maar elke horecaondernemer heeft een eigen aanpak en voorkeur. Gelukkig is een systeem zoals Lightspeed Restaurant volledig personaliseerbaar en biedt het talloze integraties om jouw dagelijkse operaties zo vlot mogelijk te laten verlopen. 

Denk bijvoorbeeld aan populaire reserveringssystemen zoals Resengo en Formitable. Deze integraties maken het mogelijk om binnenkomende reserveringen te synchroniseren met je vloerplan, en automatische e-mails te versturen bij het bevestigen, wijzigen of annuleren van een reservering. De tijd van constante telefoonoproepen tijdens de shift is voorbij, dankzij digitale, online reserveringssystemen. 

Op zoek naar integraties die contactloos bestellen en betalen mogelijk maken? Lightspeed biedt integratiemogelijkheden met o.a. Butlaroo en QR-menu App.

3) Inrichting & Vormgeving

Indien je aan de inrichting en vormgeving van je nieuwe zaak toe bent, is het zwaarste gedeelte van een eigen restaurant beginnen achter de rug. Nu begint de fase waar je jouw zaak van een unieke persoonlijkheid en charme kunt voorzien om de harten van je toekomstige gasten te veroveren. Een goede restaurantinrichting hoort de beleving van zowel je gasten als je personeel te maximaliseren. Die fase laten we aan jou over. Waar we wel graag mee helpen, zijn tips over hoe je jouw menukaart kunt vormgeven, wat voor materiaal je allemaal hoort aan te schaffen en of je van plan bent om naast je fysieke locatie ook een virtueel restaurant te starten.

First things first: je menukaart

Een nieuw restaurant beginnen begint vaak met culinaire inspiratie, neergepend op een blad en het begin van een fundamenteel aspect van je toekomstige zaak: je menukaart. Een menukaart is het visuele uithangbord van jouw zaak, keuken en de culinaire capaciteiten van je keukenteam. Het is daarnaast ook één van je belangrijkste verkooptools, ook al wordt er vaak maar kort naar gekeken.

Met behulp van menu engineering kun je het maximale uit je menukaart halen. Je bepaalt aan de hand van omzetverwachtingen en inkoopprijzen welke gerechten je op de kaart zet, waar je ze plaatst en hoeveel de gerechten kosten. Zodra je in de toekomst meer inzicht krijgt in populariteit en winst van gerechten kun je je menukaart nóg strategischer indelen om je winst te verhogen.

Horeca-apparatuur en -benodigdheden

Bij de inrichting van je zaak komt uiteraard ook de inrichting van de operationele onderdelen kijken, zoals de keuken en de bar. Bij deze twee ruimtes is het belangrijk dat je over alle nodige apparatuur en materialen beschikt om de dagelijkse workflow van je obers, barmedewerkers en keukenpersoneel zonder horten of stoten te laten verlopen. Wat voor horeca-apparatuur nu net essentieel is, hangt af van wat voor restaurant je wilt beginnen. Een gastronomisch restaurant heeft namelijk andere vereisten en behoeften dan een quick-service zaak het starten van een koffiebar.

Gelukkig zijn er wel veel benodigdheden die elke horecazaak kan gebruiken. Denk aan ovens, fornuizen, foodprocessors, mixers, snijmachines, werkbanken en snijplanken, vriezers en koelkasten, serviesgoed, spoelbakken, magnetrons, opbergrekken en schoonmaakproducten. Terwijl de bovenstaande benodigdheden en apparaturen voor het merendeel aan de keuken te linken zijn, verschillen de benodigdheden voor de bar enorm van die voor de keuken. Bartender- en cocktailbenodigdheden worden niet in de keuken gebruikt, net zoals convectie-ovens hoogstwaarschijnlijk ook niet ten volle benut zullen worden in de bar. 

Bar designs

De inrichting van deze twee cruciale operationele ruimtes gaat uiteraard verder dan enkel materiaal. En hoewel de esthetische inrichting van de keuken mogelijks minder prioritair is omdat ze aan het zicht van de gasten is onttrokken, is de bar vaak een centraal gegeven in een horecazaak. Een doordacht bar design moet multifunctioneel zijn: gasten moeten zich kunnen ontspannen, maar er moet ook fysieke en figuurlijke ruimte zijn voor interactie met het barpersoneel. Daarom is het belangrijk om voldoende zitgelegenheid te voorzien en ervoor te zorgen dat de bar of de zitmogelijkheden zich niet bevinden op een punt van doorstroom. Intimiteit en comfort zijn key. Een klein, maar vaak vergeten detail: voorzie voldoende haakjes voor gasten om hun jassen op te hangen, want niets is minder productief dan een barstoel te moeten laten dienen als kapstok.

Een virtueel restaurant beginnen

Overweeg je om naast een fysieke zaak ook een virtuele variant te starten, die online een eigen merknaam en reputatie heeft en een apart leven leidt? Wil je met andere woorden de online mogelijkheden van een restaurant zoals online bestellen, bezorgen en afhalen virtueel scheiden van wat er in je fysieke locatie gebeurt? Dan ben je van plan om naast een nieuw restaurant ook een virtueel restaurant te starten. De grens tussen online en offline is ook in de horeca-sector steeds meer aan het vervagen, en virtuele restaurants, maar ook de zogenaamde dark kitchens geven in die context een passend antwoord dat uitsluitend gebaseerd is op bezorg- en afhaalmodellen.

4) Personeel

Personeelskosten

Als jouw kassasysteem het kloppend hart van je zaak is, dan zijn je personeelsleden de aandrijfmotor. Het beschikken over personeel is een factor in het runnen van een restaurant waar best wel wat komt kijken. Naast opleiding en training is het omgaan met personeelskosten één van de meest prominente kopzorgen van horeca-ondernemers. 

Het grondig bijhouden en beheren van personeelskosten is dan ook een tijdrovend gegeven. Er zijn echter wel enkele handige manieren om de arbeidskosten van horecapersoneel onder controle te houden. Door bijvoorbeeld het werkrooster van al je personeelsleden regelmatig te evalueren en te vergelijken met doorgaanse piekmomenten, kun je je bezetting beter afstemmen en op die manier ook vermijden dat je teveel personeel betaalt om te weinig gasten te bedienen. Overweeg ook om je werkrooster te automatiseren, zodat je geen tijd hoeft te verspillen aan elke maand een nieuw overzicht te creëren. Planningssoftware zoals Homebase geeft je daarnaast ook meer inzicht in je arbeidskosten op het moment zelf, vooral als zo’n integratie rechtstreeks in je kassasysteem is geïntegreerd. 

Helaas is het is onontkoombaar: de kosten van personeel zijn meestal de zwaarste terugkerende kosten die horeca-ondernemers maand op maand met zich meedragen. Doorgaans wordt ernaar gestreefd om personeelskosten te beperken tot 20 à 30% van de bruto-inkomsten – wat nog steeds een opvallend hoog percentage is. Naast een geoptimaliseerd en geautomatiseerd werkrooster bestaan er nog andere manieren om je personeelskosten zo efficiënt mogelijk te managen. Je personeelskosten als een percentage van de omzet beschouwen kan nuttig zijn, maar als je de productiviteit van je personeel alleen op basis van dat percentage bepaalt, krijg je niet de mate van detail die nodig is om verbeterpunten te ontdekken. 

Stel nu dat je een personeelskost van 20% van je weekomzet beoogt, maar dat voor een bepaalde week 27% bedraagt. Je weet daardoor dat je personeelskosten te hoog liggen, maar niet meer dan dat. Zijn er bepaalde afwijkingen tussen week- en weekenddagen qua personeelsbezetting of drukte? Zet je op piekmomenten meer bar- en/of keukenpersoneel in en is dat effectief ook nodig? Door bijvoorbeeld je personeelskosten te groeperen, kun je meer inzicht krijgen in welke functies het meest kosten, en of dit per uur of aan een vast maandloon gebeurt. Dit staat je mogelijks toe om te sleutelen aan de combinaties en hoeveelheden personeel die je per groep en per shift inzet om zo je kosten optimaal te spenderen.

Belangrijk om te onthouden is dat personeelskosten ‘slechts’ één deel van een groter geheel zijn – en vaak slechts een symptoom van een ander probleem.

Omgaan met personeelstekort

Efficiënte bezetting, duidelijke taakverdeling en communicatie, en ook het tonen van appreciatie aan je personeel zijn manieren om kosten beter te beheren. Ontevreden personeel beslists mogelijks sneller om elders werk te vinden, waardoor er mogelijks meer werkdruk op je blijvend personeel komt te staan en je bediening niet efficiënt of naar voldoening kan verlopen. 

Horecapersoneel mag dan wel een zware kost zijn, tegelijkertijd zijn personeelsleden het meest waardevolle bezit van een horecazaak omdat zij het sprekend uithangbord zijn van waar jouw zaak en jij als horeca-ondernemer voor staan. Zeker in tijden van aanhoudende personeelstekorten is het des te belangrijk om je personeel goed op te leiden, te ondersteunen en te waarderen. Dit doe je door bijvoorbeeld een personeelshandboek te maken, een trainingsplan op te stellen of een proefdienst te organiseren. Ben ook niet schuw om je personeel actief te betrekken bij het aanwerven van nieuwe teamleden. Zij zullen namelijk dag in en dag uit met elkaar moeten samenwerken. 

5) Marketing

Last, but not least: marketing. Iedere ondernemer die van plan is een restaurant te beginnen, hoort een solide marketingstrategie te hebben om van begins af aan bekendheid te genereren en gasten aan te trekken. Marketing is een fascinerend gegeven met veel gezichten en evenveel mogelijkheden. 

Social Media

Social media zijn cruciaal om op frequente basis het leven in jouw horecazaak onder de aandacht van je volgers te brengen en hen actief betrokken te houden. 33% van alle consumenten geeft er de voorkeur aan om met een bedrijf in contact te treden via sociale media.

De sleutel tot een succesvolle social media-marketingstrategie is vaak en regelmatig te posten en een gevoel van saamhorigheid en betrokkenheid te creëren met je volgers. Niets is zo onproductief als een nietszeggend, passief profiel. Daarom is het belangrijk af te wegen hoeveel tijd je kunt en wilt vrijmaken en voor welk kanaal. Eén actief profiel op Instagram is een stuk doeltreffender dan drie profielen op drie kanalen waar onregelmatig op gepost wordt.

Cruciaal is ook het volgen van de 60/30/10 regel, die stelt dat 60% van de posts die je maakt volgers moet aanmoedigen om uit interesse te reageren, commentaar te geven en jouw posts te delen, 30% uit gedeelde inhoud van je volgers hoort te bestaan en 10% feitelijke promotie mag zijn.

Website

Een restaurant beginnen gaat vaak gepaard met het creëren van een website. Waarom? Allereerst dient een website als het centrale platform voor het publiceren van je contactgegevens, het aannemen van online reserveringen en het tentoonstellen van je menukaart. Probeer deze informatie zo duidelijk en leesbaar mogelijk op je website te publiceren, want met deze drie zaken geef je in één oogopslag een schat aan vrijheid en autonomie aan je gasten: online reserveringsintegraties staan gasten toe om de beschikbaarheid van je restaurant te raadplegen en eigenhandig een reservering te plaatsen. Op basis van je menukaart kunnen gasten zich op voorhand informeren van wat je op een bepaald moment aanbiedt.

Let er wel op dat je website compatibel is voor zowel desktop-, tablet- en smartphone-gebruik. Dit betekent dat alle inhoud op je website, zoals tekst, foto’s en video’s, compatibel moet zijn met de voornaamste weergave vereisten en door alle huidige apparaten wordt ondersteund. Denk er dus aan om een mobiele versie op te nemen bij het algemeen ontwerp van je website.

Google Mijn Bedrijf-profiel

Zodra je website klaar is, is het belangrijk om deze prominent op Google te zetten. Goed doordachte SEO implementatie kan daarbij helpen, maar heeft tijd nodig. Een snellere manier om je restaurant website op Google weer te geven is via een Google Mijn Bedrijf-profiel. Zie het als jouw online visitekaartje met daarop alle belangrijke informatie, zoals je website, contactgegevens, beoordelingen, reserveringsplatform, openingstijden en de takeaway platformen waar mensen je gerechten online kunnen bestellen.

SEO

Natuurlijk wil je dat jouw gasten via zoekmachines eenvoudig op je website terecht kunnen komen. De tak binnen online marketing die daarvoor zorgt staat bekend onder de term SEO (search engine optimisation). Wat zoekmachines zoals Google doen, is zoektermen linken aan websites waar relevante trefwoorden op voorkomen. De locatie van je restaurant, informatie over het type keuken, de verschillende gerechten of zelfs de naam van de hoofdchef zijn hierbij van belang. Bedenk vooral welke populaire keywoorden te linken zijn aan jouw restaurant en potentiële gasten het meest waarschijnlijk zullen zoeken. Dat zijn de keywoorden die je het best verwerkt in de inhoud van je website. 

Reviews en feedback

Een onderdeel van een doordachte marketingstrategie dat vaak niet als dusdanig beschouwd wordt, zijn recensies. Je leest het goed: recensies zijn naast UGC mogelijks één van de krachtigste middelen die in het voordeel van jouw restaurant kunnen werken. 

Feedback van gasten geeft je de mogelijkheid om je bediening voortdurend te optimaliseren door na te gaan waar er ruimte is voor verbetering. Maar het werkt in twee richtingen: zowel voor jou als voor je gasten. Publiekelijk zichtbare recensies zijn het ideale uithangbord voor jouw restaurant – zolang je er professioneel mee omgaat, en er tijdig en correct op reageert. Ook negatieve recensies kunnen op een gelijkaardige manier positieve resultaten opleveren. Onze aanbeveling? Negeer nooit een negatieve review, hoe slecht ze ook mag zijn. Het mag mogelijks een enorm zure appel zijn om doorheen te bijten, maar door op negatieve reviews constructief en openlijk te reageren, laat je zien aan potentiële gasten dat feedback serieus wordt genomen en er aanstalten wordt gemaakt om te voorkomen dat het probleem waarop werd gewezen niet meer voorkomt. Klantenservice houdt ook niet op bij de deur.

Stap voor stap een eigen restaurant beginnen

Zoals je uit de berg aan informatie hierboven ziet, is een eigen restaurant beginnen best wel uitdagend. Natuurlijk zijn ondernemers niet schuw van een uitdaging, ook al komt daar veel bij komt kijken. Wij zien het als onze taak om die uitdaging voor jou te verlichten met praktische informatie, handige tips en aanbevelingen van onze experts en klanten. Ben je benieuwd hoe Lightspeed je nog meer kan helpen bij het starten van je eigen restaurant? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en plan een gesprek in.