Automatisering in de horeca: do’s, don’ts en waarom jouw zaak erop vooruit zal gaan

Het zijn mogelijk voor heel wat lezers ondertussen plat gekauwde onderwerpen, maar de impact van een pandemie en energiecrisis, personeelstekort en inflatie hebben stevige sporen achtergelaten in de horecasector. 

De upside is dat automatisering in de horeca voor veel horecaondernemers daarom een welkom gegeven – ook al is het even aanpassen – zowel voor ondernemers als voor gasten. 

Als horecaondernemer loop je vandaag de dag het risico kostbare tijd en potentiële omzet te verliezen als je alles handmatig doet. 

Natuurlijk kost technologie ook geld, maar wanneer je de juiste tools in huis haalt en op maximale efficiëntie richt, is de return on investment – niet alleen aan werkuren, maar ook aan extra omzet – hoger dan de feitelijke kostprijs van een digitaal hulpmiddel.

In dit artikel zetten we enkele mogelijkheden op een rij die automatisering in de horeca bevorderen en jouw zaak efficiënter doen lopen. 

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

• De nadelen van automatisering in de horeca
• De voordelen van automatisering in de horeca
• Drie voorbeelden van horeca automatisering

De nadelen van horeca automatisering

Automatisering kost geld

Klopt, de kostprijs van technologie is vaak de grootste drempel voor horecaondernemers. Automatiseringssoftware in de horeca is nog relatief nieuw – en daardoor ook relatief prijzig – terwijl die software juist bedoeld is om op termijn kosten te besparen en winst te verhogen. 

Veel digitale hulpmiddelen werken op basis van maandelijkse licenties en wanneer je de kostprijs in je eerste maand niet hebt terugverdiend, zou je er al de meerwaarde niet van kunnen inzien en er mogelijk mee willen stoppen. 

Automatisering vergt een open mind

Technologische vooruitgang is niet voor iedereen even behapbaar. Automatiseringssoftware wordt steeds slimmer en geavanceerder, maar kan toch op het eerste gezicht complex en ingewikkeld lijken – zowel voor horecaondernemers als voor gasten.

De introductie van QR-codes tijdens corona om naast betalingen ook bestellingen contactloos te maken, ging niet van een leien dakje. 

En hoewel veel horecaondernemers er al snel de voordelen van inzagen – zeker toen personeelstekort een aanhoudend probleem bleek te worden – is nog niet iedereen overtuigd. 

Maar wanneer je bij gebrek aan personeel voor de keuze staat om ofwel je deuren te sluiten ofwel het probleem op te lossen met QR-codes, is die keuze snel gemaakt – om maar te zwijgen van het verschil tussen de kosten op arbeid en de kosten van een online bestel- en betaalplatform.

Automatisering valt of staat met gebruiksvriendelijkheid

QR-codes lossen natuurlijk niet alles op. Bediening is en zal altijd essentieel blijven in de horeca. En net zoals vriendelijke bediening cruciaal is, is de gebruiksvriendelijkheid van digitale tools dat ook. 

Je wilt tools in huis halen omdat ze het leven van je personeel in de keuken en op de werkvloer vereenvoudigen. Op dezelfde manier wil je gasten tools geven die eenvoudig zijn om te gebruiken, zonder veel obstakels of complexe protocollen. 

Automatisering in de horeca valt of staat met gebruiksvriendelijkheid. 

De goedkoopste digitale oplossing is voor veel ondernemers de eerste optie, terwijl die mogelijk allesbehalve gebruiksvriendelijk is. De tool die nét iets meer kost zou dat wel kunnen zijn. 

Daarom is het altijd belangrijk om na te gaan of je wel degelijk tijd en geld bespaart door processen te automatiseren in de horeca, of dat je eerder extra complexiteit of obstakels aan het creëren bent.

De voordelen van automatisering in de horeca

Minder werkdruk

Door tijdrovende processen te automatiseren, creëer je meer tijd voor andere zaken. Denk aan integraties voor reserveringen die je helpen bij het optimaliseren van je tafelbezetting, en tegelijk het aannemen van reserveringen en puzzelen van je zaalplan bij je wegnemen. Hierdoor kan je personeel zich meer focussen op de essentie van hun werk: bediening. En jij op wat er het meeste toe doet: ondernemen.

Meer nauwkeurigheid

Door bepaalde handmatige handelingen te verminderen, verhoog je je nauwkeurigheid. Denk aan het opnemen van bestellen, het aannemen van reserveringen en het invoeren van betalingen in betaalterminals. Maar ook aan Kitchen Display systemen, die je keukenpersoneel helpen bij het bewaren van het overzicht op de drukste momenten, in plaats van talloze papieren bonnetjes op een rij te hebben. 

Meer efficiëntie

Automatisering in de horeca hoort gericht te zijn op het verhogen van je efficiëntie. Denk aan het automatiseren van een procedure die normaal vijf handelingen in beslag neemt en je dankzij digitale tools tot één handeling kunt herleiden. Denk aan het automatisch versturen van bestellingen naar bar en/of keuken, aan het integreren van je betalingen met je kassasysteem en automatische verkooprapportages.

Meer productiviteit

Door efficiënter te werken, verhoog je ook de effectiviteit van je handelingen. Met andere woorden: door met minder handelingen een actie gedaan te krijgen (een gerecht bereiden, een bestelling doorgeven, …), verlaag je de kostprijs van die actie en wordt die actie er financieel effectiever of doeltreffender op.

Meer omzet

Mits een goed kostenbeleid, leveren meer nauwkeurigheid, efficiëntie en productiviteit je uiteindelijk ook meer omzet op. 

Een nauwkeurige personeelsplanning levert je talloze bespaarde werkuren op per maand, net zoals het nauwkeurig beheren van je voorraad tot minder verspilling leidt. 

Meer tevredenheid

Wanneer alles soepel verloopt, is iedereen tevreden. En dat geldt zowel voor je gasten als voor je personeel.

Door zware, langdradige taken feilloos te laten uitvoeren door geautomatiseerde systemen wordt het werkleven van je personeel er een stuk lichter op. 

Dat geeft hen niet alleen meer tijd en ruimte voor andere zaken, maar ook meer rust en kalmte om hun werk bewuster en doelgerichter te kunnen uitvoeren.

Aan de andere kant zorgt een gestroomlijnde en geautomatiseerde communicatie tussen de werkvloer en keuken voor kortere wachttijden, soepelere opvolgingen tussen gangen en een vlottere afhandeling van rekeningen. 

Conclusie

Beroep doen op automatiseringstechnologie brengt heel wat voordelen met zich mee.

Maar één van de meest belangrijke zaken die automatisatie en digitalisatie met zich meebrengt en die nog niet vermeld zijn, is data.  

Automatisering in de horeca staat je namelijk toe om talloze gegevens te verzamelen. Van hoeveel bestellingen per shift tot de gemiddelde bonwaarde per bestelling, bestsellers op je menukaart, op welk gerecht je het meeste marge hebt, wat je verkooppijnpunten zijn, en ga zo maar door. 

Verkoopdata, aankoopgeschiedenis van gasten, patronen, trends en analyses zijn er met één collectieve missie: ze aftoetsen met de concrete, meetbare doelstellingen die je voor ogen hebt en bekijken in welke mate je verbetert, stagneert of verslechtert.

Data geeft horecaondernemers een no nonsense beeld van hoe hun zaak eraan toe gaat, hoe ze ervoor staan, en hoe en waar je kunt bijsturen indien nodig. 

Drie voorbeelden van horeca automatisering

Geautomatiseerd voorraadbeheer

Voor horecaondernemers die het meeste uit hun ingrediënten willen halen en hun voorraad zo efficiënt mogelijk willen bijhouden, is voorraadbeheer waarschijnlijk één van de meest tijdrovende taken. 

Het plaatsen en opvolgen van bestellingen en alle bijbehorende administratie en communicatie met leveranciers, het inventariseren van je voorraad, en het beheren van hoeveel er binnen en buiten gaat, neemt veel tijd in beslag, zoveel is zeker. 

Maar dat hoeft niet zo te zijn.

Er zijn gelukkig talloze digitale applicaties en integraties die het gros van het zware werk op zich nemen.  

Eens je de nodige informatie van je voorraad hebt ingegeven in zo’n systeem – denk aan leveranciers, terugkerende bestellingen, basisingrediënten en hoeveelheden van je stock en per gerecht op je menukaart – is het tijd om de rest over te laten aan de automatische piloot. 

Op basis van die informatie heb je op elk moment en overal zicht op:

• Wanneer je voorraad voor het laatste is aangevuld, met wat en welke hoeveelheden
• Hoeveel ingrediënten er per shift of dag gebruikt worden
• Op welk niveau je voorraad staa aan het begin van de dag en aan het einde
• Welke gerechten en ingrediënten er het meest of het minst gebruikt worden

Meer informatie over technische termen, tips en veelgemaakte fouten bij het beheren van je voorraad vind je in dit artikel terug. 

Ga nog een stap verder door je leveranciers ook te verbinden met je digitaal voorraadbeheersysteem. Denk aan Apicbase, Marketman, Horeko of Growzer. 

Deze systemen maken het mogelijk om per ingrediënt in je voorraad minimale vereiste hoeveelheden in te stellen en automatische pushmeldingen te ontvangen wanneer het tijd is om bepaalde zaken bij te bestellen, of rechtstreeks bij je leverancier een nieuwe bestelling plaatsen. 

Op die manier kom je nooit zonder cruciale ingrediënten te zitten en heb je altijd de juiste hoeveelheid voorraad in huis. 

In één van onze Industry Talks zaten we samen met Frank De Meulder van Growzer. Daar hadden we het over hoe belangrijk het is om te weten wat er in je voorraad gebeurt, en hoeveel je het kan besparen aan kosten en verspilling door je voorraadbeheer te automatiseren. 

Samengevat helpt geautomatiseerd voorraadbeheer je bij het verbeteren van je foodcost, het verlagen van voedselverspilling, het automatiseren van je in- en outputniveaus en het optimaliseren van je omzet.

Geïntegreerde betalingen

De meeste betaaloplossingen zijn niet geïntegreerd. Dat wil zeggen dat je kassasysteem en je betaalterminal niet rechtstreeks met elkaar communiceren. 

Hierdoor moet je elk te betalen bedrag handmatig invoeren in je betaalterminal, ofwel moet je op het einde van de dag betalingen en bestellingen handmatig met elkaar verzoenen. 

Door je betaaloplossing te integreren met je kassasysteem gebeuren beide processen automatisch. 

Betalingen worden automatisch doorgestuurd van je kassasysteem naar je betaalterminal, en bij de bevestiging van de betaling vervolgens automatisch gesynchroniseerd met openstaande bestellingen. 

Dat lijkt misschien niet zo impactvol of relevant, maar als je honderden transacties per dag ontvangt, kan je dat tientallen seconden per transactie uitsparen. 

Multi-locatie koffiebarketen IzyCoffee werkt met Lightspeed Restaurant en Payments, en voor Bart Buyse is net die tijdsbesparing die het verschil maakt. “Nu we werken zowel voor onze kassa als ons betalingssysteem met Lightspeed werken, werken al mijn barista’s met een glimlach van hier tot ginder, omdat ze niet meer tussen systemen moeten wisselen. En hoewel onze foutmarge verrassend laag was, is ze nu herleid tot nul.”

Ook voor je dagafsluiting kun je heel wat tijd besparen. In plaats van elke bestelling te doorlopen en dubbel te controleren met het betaalbonnetje, krijg je nu eenvoudig een overzicht van ontvangen betalingen, per betaalkaarttype.

Voor Maarten Nooren, Food & Beverage Manager van het YUST Hotel in Antwerpen is de dagafsluiting een moment geworden om naar uit te kijken: “Ik moet geen eindeloze sheets maken of nakijken om te zien met welke kaart elke betaling is gebeurd, geen optelsommen of bonnetjes dubbel controleren. Als ik mijn dagrapporten exporteer, zie ik gewoon onmiddellijk wat er is binnengekomen.”

Eén centraal en allesomvattend kassasysteem

Zowel geautomatiseerd voorraadbeheer als geïntegreerde betalingen zijn slechts twee voorbeelden van hoe automatisering in de horeca zich kan voordoen. 

Beide aspecten, en veel andere voorbeelden van automatisering, zijn echter onlosmakelijk verbonden met een gecentraliseerd kassasysteem. 

Zonder een online verkooppunt, kun je namelijk geen verkoopdata uitwisselen met je voorraadbeheer om je bestelpatronen af te stemmen, of bestellingen en betalingen automatisch met elkaar synchroniseren tussen betaalterminal en kassapunt.

Hetzelfde geldt voor talloze andere integraties, van personeelsplanning en reserveringen, tot online betalen en bestellen met QR-codes, voor delivery en/of takeaway en zoveel meer. 

Het kassaplatform van Lightspeed is het digitale, kloppende hart van elke horecazaak die uit is op efficiëntie, precisie en verbetering, en gebruik willen maken van automatiseringstools om dat te bereiken.

Dankzij ons breed aanbod van integratiepartners, kan elke horecaondernemer zijn ecosysteem personaliseren naargelang de behoeften van zijn zaak en personeel.

Conclusie – automatisering, meer do dan don’t

Automatisering lijkt op het eerste gezicht misschien wat overdonderend, maar ga er gerust van uit dat elk digitaal hulpmiddel meer voordelen dan nadelen met zich meebrengt. 

Terwijl digitale tools natuurlijk ook geld kosten en je wellicht even zal moeten wennen, weegt de return on investment op langere termijn op tegen de investering.

Of je nu een fine-dining restaurant runt of een keten van quick-service horecazaken, automatisering verhoogt per definitie productiviteit en efficiëntie. 

Meer productiviteit en efficiëntie geeft je medewerkers meer tijd om het verbeteren van de ervaring van gasten, wat op zijn beurt de algemene tevredenheid van gasten verhoogt, en uiteindelijk een positieve impact op je omzet- en winstmarge zal hebben.

Ook interesse om jouw horecazaak efficiënter te maken en automatisering te omarmen? Maak vandaag nog een afspraak met één van onze experts en ontdek zelf wat Lightspeed voor jouw zaak kan betekenen.