How-to: een eigen koffiebar openen

How-to: een eigen koffiebar openen

Een goed begin is het halve werk, zeker bij het openen van je eigen horecazaak. Wil je een koffiebar openen, maar weet je niet goed waar je moet beginnen en wat je precies nodig hebt voor het openen van een koffiezaak? Wat zijn dé essentiële zaken zijn die het succes van je koffiebar zullen garanderen? Wij hebben dé ultieme lijst samengesteld met alle zaken waar je rekening mee moet houden bij het openen van je eigen koffiebar. Zo zie je zeker niets over het hoofd.

Een koffiebar openen: de benodigde stappen

In dit artikel vind je alle benodigde stappen voor het openen van een eigen koffiebar. De eerste stappen zijn wellicht niet de leukste – denk aan opstartformaliteiten – maar zullen bijdragen aan het toekomstige succes van je zaak. In deze how-to gids ontdek je alles wat je moet weten over het openen van een koffiebar: van vergunningen tot je menukaart, en van het bepalen van je doelgroep tot social media marketing. 

In dit artikel bespreken we de volgende onderwerpen waar je rekening mee moet houden wanneer je je eigen koffiebar wilt openen:

  1. De eerste stap: een businessplan opzetten
  2. Administratie, belasting en boekhouding
  3. Vergunningen: Waar moet een koffiebar aan voldoen?
  4. Bepaal je doelgroep
  5. De locatie van je koffiebar
  6. Materialen kopen
  7. De inrichting en aankleding van je koffiebar
  8. Personeel werven
  9. Het menu van je koffiebar
  10. Verspilling voorkomen en vermijden
  11. Branding, social media en marketing
  12. Vaste klanten: loyaliteitsprogramma

Een koffiebar openen: de ultieme handleiding

1. De eerste stap: een businessplan opzetten

De eerste stap van het starten van een onderneming is meteen ook een van de belangrijkste: het opzetten van een businessplan. Een solide businessplan bevat onder andere een operationele samenvatting, marktanalyse en financiële voorspellingen. Ontdek in deze blog hoe je een goed businessplan opzet.

2. Administratie, belasting en boekhouding

Een goed idee en een leuk concept is de basis voor een succesvolle en winstgevende onderneming. Zonder goede bedrijfsvoering, administratie en boekhouding zal je onderneming echter niet lang bestaan. Volgens een studie gaat 50% van de kleine bedrijven in de eerste vijf jaar failliet. Zorg daarom dat je alle belangrijke zaken in één keer op orde hebt. Speciaal voor ondernemers hebben wij een startersgids samengesteld, die de volgende zaken bespreekt:

  • Ondernemingsvormen en welke het beste bij je bedrijf past;
  • Opstartformaliteiten, zoals attesten, vergunningen, regels en verzekeringen;
  • Alle verplichtingen van horeca ondernemers;
  • Hoe je kassasysteem je kan ondersteunen.

Beginnen met ondernemen? Lees onze Horeca Startersgids

Ontdek alle verplichtingen waaraan je zaak moet voldoen

3. Vergunningen: Waar moet een koffiebar aan voldoen?

Om een horecazaak te openen moet je rekening houden met vergunningen, die in elke gemeente verschillen. Dit zijn enkele vergunningen die je voor je koffiebar nodig hebt:

  • Voedingsmiddelenvergunning
  • Milieuvergunning
  • Exploitatievergunning horeca
  • Drank en horecavergunning
  • Omgevingsvergunning
  • Terrasvergunning
  • Hygiëne code

Ontdek via Koninklijke Horeca Nederland met welke vergunningen je rekening moet houden. 

4. Bepaal je doelgroep

De doelgroep van je koffiebar wordt sterk bepaald door de locatie (zie het volgende punt). Richt u zich op studenten die vooral op zoek zijn naar een voordelig kopje koffie en wifi? Of wil je het type zaak worden waar jonge gezinnen overdag rustig een kopje koffie willen drinken en waar hun kinderen zich ook ongestoord kunnen vermaken? Of wil je juist een totaalbeleving creëren met unieke soorten koffie en koffiezetmethodes? 

Aan jou de keuze! Koffie is uiteraard geliefd door verschillende soorten doelgroepen, dus je zult ongetwijfeld menig koffieliefhebber aantrekken met je koffiezaak. Toch is het handig om op voorhand te bedenken wie je doelgroep is. Hierop kunt je namelijk verschillende zaken op afstemmen, zoals je marketing, menukaart en look & feel.

Een koffiebar openen: de ultieme handleiding

5. De locatie van je koffiebar

Zoals bij elk type horecazaak, speelt de locatie een grote rol bij het succes van je koffiebar. Er zijn vijf type locaties die je kunt overwegen:

  • In de omgeving van kantoorgebouwen: Als je in deze buurt een koffiezaak opent, zal het vooral op werkdagen en tijdens lunchtijd druk zijn. Gemak staat voorop, want je gasten zullen vaker kiezen voor take-away. Je hoeft je zaak tijdens het weekend waarschijnlijk niet te openen. 
  • In de omgeving van scholen en universiteiten: Hier zul je vooral te maken hebben met studenten, die over het algemeen minder te besteden hebben, maar die wel snel vaste klanten kunnen worden. Tijdens het weekend en tijdens vakanties zul je minder mensen over de vloer krijgen.
  • In de omgeving van winkels en stadscentra: Deze buurten zijn vaak drukker tijdens het weekend. Hier kun je  ook te maken krijgen met (dag)toeristen. 
  • In residentiële buurten: In deze buurten zijn je bezoekers minder gehaast en kan je zaak sneller gezien worden als lokale “hangout” of ontmoetingspunt voor buurtbewoners. Je krijgt hier ook te maken met gezinnen en kinderen, waar je op in kunt spelen. 
  • In de omgeving van treinstations en drukke knooppunten: Snelheid is hier de belangrijkste factor, aangezien het grotendeel van je klanten weinig tijd hebben en voor takeaway zullen kiezen. 

De locatie van je koffiebar is dus bepalend voor wat voor soort zaak het wordt: een relaxte koffiezaak waar klanten graag blijven hangen of een take-away spot waar snelheid van belang is. 

6. Materialen kopen

Hoewel een koffiebar openen wellicht minder materiaal vereist dan het openen van een restaurant, zijn er enkele zaken die essentieel zijn, en die wellicht een substantiële investering vereisen. 

  1. Espressomachine
  2. Waterfiltersysteem
  3. Koffiemolen
  4. Koffiebonen & thee
  5. Verschillende soorten melk & suiker
  6. Kopjes & lepels
  7. Take-away bekers & servietten 
  8. Merchandise: denk bijvoorbeeld aan herbruikbare take-away bekers en koffiebonen
  9. Kassasysteem
  10. Gratis wifi

7. De inrichting en aankleding van je koffiebar

Zoals je in de 10 horecatrends voor 2020 blog kon lezen, is de klantervaring belangrijker dan ooit. Als koffiezaak kun je de ervaring specialer maken dankzij bijvoorbeeld een gestyleerd of thematisch interieur. Neem bijvoorbeeld MOOY in Antwerpen, waar alles in het café één thema heeft: roze. Van de bonnetjes tot het wc-papier, van de lattes tot de muren, werkelijk alles is hier roze.  

Als beginnend ondernemer heb je misschien weinig budget om in je interieur en decoratie te investeren, maar het hoeft ook niet veel te kosten. Betaalbare meubels vind je op rommelmarkten en via tweedehandssites. Misschien ken je iemand die een mooie muurschildering kan maken, of kun je ergens leuke neon-letters op de kop tikken. 

Hoe creër je het perfecte interieur voor je horecazaak?

Meer gasten dankzij mooie restaurant inrichting

8. Personeel werven

In de beginfase van het openen van je koffiebar denk je misschien nog niet na over het werven van personeel. Of je hebt besloten je zaak te openen met een vriend of businesspartner. Toch zul je op een gegeven moment personeel moeten werven om de werkdruk te verlichten. Uitstekende service met een glimlach is vaak hetgene wat ervoor zorgt dat nieuwe klanten vaste klanten worden. In deze blog lees je hoe je de beste talenten voor je horecazaak kunt vinden. 

9. Het menu van je koffiebar

Een winstgevend menu is een balans tussen verschillende aspecten, en dit moet je strategisch aanpakken. Als koffiebar zullen de “basis” items centraal staan op je menukaart: espressso, capuccino, Americano enzovoort. Daarnaast zul je ook alternatieven moeten hebben voor gasten die geen koffie drinken: thee, frisdranken of warme chocolademelk. Aangezien de meeste mensen ‘s ochtends koffie drinken, kunt je eventueel verse croissants of een ander soort gebak aanbieden.

Tegelijkertijd moet je ervoor zorgen dat je zich onderscheidt van andere koffiezaken. Vertel het verhaal achter de koffiebonen. Waar komen ze vandaan? Rooster je ze zelf? Of misschien heb je een unieke koffie op de kaart, een breed aanbod aan melk-alternatieven of het lekkerste versgemaakte bananenbrood? Geef je gasten een reden om terug te komen.

Ontdek in deze blog hoe je een succesvolle menukaart kunt samenstellen.

10. Verspilling voorkomen en vermijden

Als ondernemer in 2020 ontkom je er niet aan om na te denken over duurzaamheid en de impact die uw koffiebar maakt op het milieu, de samenleving en uw community. Verspilling verminderen, op vlak van voedsel, maar ook verpakkingen, help je je ecologische voetafdruk te verkleinen én om kosten te drukken. Kies bijvoorbeeld voor bekertjes die gemaakt zijn van duurzame materialen, bied extra korting aan klanten die hun eigen herbruikbare beker meenemen of verkoop overgebleven gebakjes via een app zoals Too Good To Go

Lees hier 10 tips om verspilling te verminderen in je horecazaak

Ontdek 15 technologieën om voedselverspilling tegen te gaan

11. Branding, social media & marketing

Om je koffiebar te differentiëren van je concurrentie, moet je een sterk verhaal vertellen over waarom jouw zaak uniek is. Met mond-tot-mond reclame kom je al een heel eind, maar met (gratis) online marketing en social media kun je een veel grotere doelgroep bereiken, zelfs lang voordat je koffiebar opent. 

  • Branding: Sterke branding en een verhaal, waarom is je zaak uniek en waaraan kunnen (nieuwe) klanten je zaak herkennen? MOOY in Antwerpen staat bekend om hun roze interieur terwijl Butchers Coffee de focus legt op de expertise van de baristas die jarenlang bij de beste koffiezaken in Australië en Londen hebben gewerkt. Bedenk wat je koffiezaak uniek maakt en bouw daaromheen je merk uit. 
  • Vindbaarheid: Je koffiebar moet makkelijk online te vinden zijn. Zorg voor een branded website waar je adres en openingsuren duidelijk op staan. Daarnaast kun je alle informatie ook via Google My Business aanvullen, zodat mensen die je koffiezaak Googlen, meteen weten wat je adres is en wanneer je open bent.
  • Instagram: Voor de meeste koffiezaken is Instagram het ultieme platform om hun visie en merk te communiceren, en klanten aan te trekken. Met een mooie feed, regelmatige posts en interactie kom je al een heel eind. Ontdek in deze blog hoe je met Instagram aan de slag kunt. 
  • Marketing: Er zijn genoeg marketing-tactieken die ervoor zorgen dat je de eerste maanden klanten over de vloer krijgt. Je kunt bijvoorbeeld flyers uitdelen in je buurt met een voucher voor gratis koffie (gebruik onze gratis flyer tool hiervoor!) Of je kunt lokale food-influencers vragen of ze over je nieuwe zaak willen posten in ruil voor geld of een x aantal gratis koffies (afhankelijk van hoeveel volgers ze hebben).  

Lees ook: Social Media Marketing voor beginners

12. Vaste klanten: loyaliteitsprogramma

Nadat Starbucks hun loyaltyprogramma introduceerde, zagen ze onmiddelijk een stijging in hun omzet. Het aantal klantbezoeken steeg met 4% en omzet per winkel met 7%. De netto-inkomsten stegen met 18%, goed voor een kwartaalrecord van $ 4,9 miljard. Nu vergelijk je je als beginnende koffiebar niet direct met Starbucks, maar je kunt wel van deze grote keten leren. 

Met een loyaltyprogramma toon je waardering voor je vaste klanten, en op hun beurt geeft je hen ook een incentive om bij je te blijven komen. Spaarkaarten zijn passé, tegenwoordig zijn er tal van digitale loyaltyprogramma’s die klanten op hun smartphone kunnen installeren, zoals bijvoorbeeld Lightspeed Loyalty.

5 manieren waarop u positieve reviews kunt inzetten voor marketing

Conclusie: eigen koffiebar openen 

Met bovenstaande stappen kom je een heel eind wanneer je je eigen koffiebar opent. Begin bij de basis met een solide businessplan en zorg ervoor dat je alle formaliteiten (zoals vergunningen) op orde heeft. Daarna kun je pas aan de slag met het uitwerken van alle details van je concept, zoals je menukaart en social media. 

Eigen koffiezaak beginnen? Wij hebben het meest efficiënte kassasysteem voor je

Lightspeed Restaurant

Leer alles over voorraadbeheer voor restaurants

Leer alles over voorraadbeheer voor restaurants